Przez lata papierowa faktura była oczywistym elementem prowadzenia firmy. Drukarka, koperta, segregator. Od 2026 roku ten schemat przestaje być standardem. Wraz z wejściem obowiązkowego Krajowy System e-Faktur większość dokumentów sprzedażowych będzie funkcjonować wyłącznie w formie cyfrowej. Nie oznacza to jednak, że papier zniknie z dnia na dzień całkowicie. W praktyce zmienia się przede wszystkim rola faktury papierowej, a nie sama możliwość jej wydruku.
Czym właściwie jest KSeF i kogo dotyczy
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się i odbiera tzw. faktury ustrukturyzowane. Taka faktura nie jest już plikiem PDF ani skanem, tylko uporządkowanym plikiem XML o ściśle określonej strukturze. To system decyduje o dacie wystawienia, dacie otrzymania i przechowuje dokumenty przez 10 lat. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmuje największe podmioty, a od 1 kwietnia 2026 roku praktycznie całą resztę firm. Dotyczy to zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych. Nawet jeśli firma nie dolicza VAT do sprzedaży, faktury nadal będą trafiać do systemu. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest jedno: faktura „istnieje” dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęta przez KSeF. Wysłanie maila czy wydruk nie ma już znaczenia prawnego.
Papierowe faktury przed 2026 rokiem i dlaczego to się zmienia
Do końca 2025 roku nic się nie zmienia. Faktury można drukować, wysyłać mailem jako PDF albo przekazywać klientowi do ręki. Problem w tym, że taki obieg dokumentów jest kosztowny i podatny na błędy. Gubią się załączniki, brakuje dat, dokumenty są nieczytelne albo trafiają do księgowości z opóźnieniem. KSeF ma to uporządkować. Jedno źródło danych, jedna wersja faktury i brak sporów o to, która kopia jest właściwa. Dla urzędów to szybsze kontrole, dla firm mniej chaosu w dokumentach.
Kiedy papierowa faktura nadal będzie dopuszczalna
Mimo obowiązkowej cyfryzacji ustawodawca zostawił kilka wyjątków. I to właśnie one najczęściej budzą wątpliwości.
- Po pierwsze, najmniejsze firmy. Mikroprzedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą korzystać z faktur poza KSeF jeszcze przez cały 2026 rok. Od 2027 roku również oni będą musieli przejść na system.
- Po drugie, sprzedaż dla konsumentów. Faktury imienne wystawiane osobom fizycznym bez NIP nadal mogą mieć formę papierową. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby dobrowolnie wprowadzać je do KSeF, jeśli firma chce mieć pełną spójność dokumentów.
- Po trzecie, wydruki na życzenie kontrahenta. Jeżeli odbiorca poprosi o papierową wersję faktury, przedsiębiorca może ją przekazać. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to nowa faktura, tylko wizualizacja dokumentu już istniejącego w KSeF. Taki wydruk powinien zawierać odpowiedni kod QR i numer KSeF.
Czym różni się faktura papierowa od tej w KSeF w praktyce
Największa różnica to forma, ale za nią idą konkretne skutki. Papier i PDF są tylko nośnikiem informacji. Faktura w KSeF jest danymi, które system potrafi automatycznie przetwarzać.
W tradycyjnym modelu przedsiębiorca musi pilnować archiwum, terminów i poprawności dokumentów. W KSeF większość tych elementów dzieje się „w tle”. Data wystawienia jest jednoznaczna, faktura trafia od razu do odbiorcy, a księgowość może ją pobrać bez proszenia o przesłanie kopii.
To także realna oszczędność. Brak drukowania, wysyłek i magazynowania dokumentów. Mniej ręcznej pracy przy wprowadzaniu danych i mniejsze ryzyko pomyłek.
Czy to naprawdę koniec papierowych faktur
W sensie prawnym i systemowym tak – papier przestaje być podstawową formą faktury w obrocie gospodarczym. W sensie praktycznym jeszcze przez jakiś czas będzie funkcjonował jako dodatek, kopia lub wydruk pomocniczy.
Najważniejsze jest jednak to, że od 2026 roku faktura „żyje” w KSeF, a nie w segregatorze. Firmy, które wcześniej oswoją się z tym podejściem, wejdą w nowy system bez stresu.
W Fakturowo.pl KSeF jest obsługiwany już teraz. System umożliwia wystawianie faktur zgodnych z aktualnymi wymaganiami, pracę online i offline, generowanie wizualizacji oraz pełną integrację z JPK, KPiR i innymi obowiązkami podatkowymi. Dzięki temu przejście na e-fakturowanie jest po prostu kolejnym krokiem, a nie rewolucją z dnia na dzień.
