W trybie offline24 wystawiasz fakturę poza KSeF, ale musisz przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Jeżeli przed wysyłką udostępniasz fakturę poza KSeF w przypadkach dopuszczonych przepisami, potrzebne są dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Wyjaśniamy, jak przygotować dokument, dotrzymać terminu i prawidłowo przekazać go nabywcy według stanu prawnego na 6 listopada 2026 r.
Na czym polega offline24 i kto może z niego korzystać?
Offline24 pozwala wystawić fakturę bez przesyłania jej do KSeF w tej samej chwili. Nie jest to jednak faktura pozostająca na stałe poza systemem. Dokument trzeba przygotować w wymaganej strukturze elektronicznej, a następnie przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jego wystawienia. To rozwiązanie dla podatników wystawiających faktury w KSeF, którzy chcą rozdzielić moment wystawienia dokumentu od momentu jego wysyłki.
Korzystanie z offline24 nie wymaga wykazania awarii internetu ani uzyskania indywidualnej zgody. Można wybrać ten sposób pracy również przy działającym połączeniu, na przykład gdy program sprzedażowy wysyła dokumenty do KSeF partiami. Trzeba jednak zapewnić terminową wysyłkę i właściwe oznaczenie faktury udostępnianej poza systemem.
Na 6 listopada 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmuje już zarówno pierwszą grupę podatników objętą nim od 1 lutego 2026 r., jak i kolejną grupę objętą nim od 1 kwietnia 2026 r. Nie oznacza to, że każda faktura każdego przedsiębiorcy musi trafiać do systemu: pozostają ustawowe wyłączenia i obowiązujące rozwiązania przejściowe. Offline24 określa sposób wystawienia faktury w ramach KSeF, a nie rozszerza zakresu samego obowiązku.
Jak ustalić datę wystawienia i termin wysyłki?
W offline24 datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury. To od niej ustala się termin przesłania dokumentu do KSeF. Nie należy utożsamiać jej z datą późniejszego nadania numeru KSeF ani z dniem, w którym pracownik wysłał klientowi wizualizację dokumentu.
Termin „najpóźniej następnego dnia roboczego” nie oznacza 24 godzin od utworzenia pliku. W praktyce trzeba ustalić pierwszy kolejny dzień roboczy po dacie wystawienia. Soboty oraz dni ustawowo wolne od pracy nie są przy tym dniami roboczymi. Weekend może więc sprawić, że czas między wystawieniem a obowiązkową wysyłką będzie dłuższy niż jedna doba.
Przykładowo faktura z datą wystawienia 6 listopada 2026 r., czyli w piątek, powinna zostać przesłana do KSeF najpóźniej w poniedziałek 9 listopada 2026 r. Z kolei dla dokumentu wystawionego we wtorek 10 listopada 2026 r. następnym dniem roboczym jest czwartek 12 listopada, ponieważ 11 listopada jest dniem ustawowo wolnym od pracy.
Jeżeli w terminie wysyłki wystąpi oficjalnie ogłoszona niedostępność lub awaria KSeF, trzeba uwzględnić przepisy właściwe dla takiej sytuacji. Nie należy natomiast samodzielnie wydłużać terminu offline24 dlatego, że nie działa firmowy komputer, operator internetu albo integracja z programem księgowym.
Czy wystarczy wystawić PDF i wysłać go później?
Nie. Podstawą jest faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną obowiązującą w KSeF. PDF lub wydruk może być jej czytelną wizualizacją, ale nie zastępuje pliku, który zostanie przesłany do systemu. Program powinien więc najpierw utworzyć właściwe dane faktury, a na ich podstawie przygotować dokument dla odbiorcy.
Ma to znaczenie dla zgodności treści. Kwoty, dane stron, pozycje sprzedaży i data wystawienia widoczne na wizualizacji muszą odpowiadać fakturze przesyłanej do KSeF. Nie należy prowadzić dwóch niezależnych wersji: jednej w edytorze tekstu dla klienta, a drugiej w programie do wysyłki. Taki sposób pracy zwiększa ryzyko, że odbiorca otrzyma inne dane niż te zapisane w systemie.
Przed rozpoczęciem pracy w offline24 trzeba też przygotować narzędzia do uwierzytelnienia wystawcy. Jeżeli faktura ma być udostępniana poza KSeF przed jej przesłaniem, do wygenerowania kodu „CERTYFIKAT” potrzebny jest odpowiedni certyfikat KSeF przeznaczony do tego celu. Nie zastępuje go dowolny podpis elektroniczny ani samo uprawnienie pracownika do obsługi faktur.
Kiedy potrzebne są dwa kody QR?
Jeżeli faktura wystawiona w offline24 jest udostępniana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, jej wizualizacja wymaga dwóch kodów QR. Pierwszy oznacza się napisem „OFFLINE”, a drugi napisem „CERTYFIKAT”. Dotyczy to zarówno przekazywanej wizualizacji elektronicznej, jak i wydruku, o ile udostępnienie faktury poza systemem jest w danej sytuacji dopuszczalne.
Oba kody mają inne zadania. Kod „OFFLINE” służy do weryfikacji faktury i umożliwia dostęp do niej w KSeF po jej przesłaniu. Kod „CERTYFIKAT” pozwala zweryfikować tożsamość wystawcy oraz jego uprawnienie do wystawienia dokumentu w tym trybie. Nie są to dwa zamienne oznaczenia tego samego odnośnika.
Same napisy nie wystarczą. Wstawienie słów „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” pod zwykłym kodem prowadzącym do strony firmy nie spełnia celu tych oznaczeń. Kody muszą zostać utworzone zgodnie z wymaganiami KSeF i być powiązane z konkretną fakturą oraz właściwym certyfikatem. Warto sprawdzić, czy pozostają czytelne po wydrukowaniu i czy program nie obcina ich przy eksporcie do PDF.
Co zmienia się po nadaniu numeru KSeF?
Po przyjęciu faktury przez system i nadaniu jej numeru KSeF udostępniana poza systemem wizualizacja jest oznaczana kodem QR z numerem KSeF. Nie jest to już dokument oczekujący na wysyłkę, dlatego nie należy bezrefleksyjnie używać wcześniejszego szablonu z dwoma kodami offline.
| Moment udostępnienia faktury poza KSeF | Oznaczenie wizualizacji | Co trzeba zapewnić? |
|---|---|---|
| Przed przesłaniem faktury offline24 do KSeF | Dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” | Weryfikację dokumentu i wystawcy oraz późniejszą wysyłkę w terminie |
| Po przyjęciu faktury i nadaniu numeru KSeF | Kod QR z numerem KSeF | Powiązanie wizualizacji z fakturą przyjętą przez system |
Numer faktury nadany przez sprzedawcę i numer KSeF to różne identyfikatory. Pierwszy wynika z numeracji prowadzonej przez przedsiębiorcę, drugi nadaje system. Wysłanie klientowi ponownej wizualizacji po uzyskaniu numeru KSeF nie oznacza wystawienia nowej faktury i nie uzasadnia nadania jej kolejnego numeru sprzedażowego.
Komu można przekazać fakturę poza systemem?
Nie należy zakładać, że offline24 pozwala każdemu nabywcy skutecznie doręczyć fakturę e-mailem zamiast przez KSeF. Dla krajowego nabywcy posługującego się NIP, który odbiera faktury w systemie, właściwym kanałem otrzymania faktury pozostaje KSeF. Samo przesłanie mu PDF przed wysyłką do systemu nie zastępuje tego odbioru.
Inaczej jest w przypadkach, w których przepisy przewidują udostępnienie faktury poza KSeF, na przykład określonym nabywcom zagranicznym lub konsumentom, jeżeli faktura dla nich została wystawiona w systemie. Wówczas dokument przekazuje się w uzgodniony sposób, z wymaganymi oznaczeniami odpowiednimi do etapu jego obsługi. Nie każda transakcja z zagranicą podlega jednak identycznej regule: znaczenie ma status i miejsce prowadzenia działalności nabywcy oraz jego udział w danej transakcji.
W relacji z krajowym kontrahentem oczekującym natychmiastowego dokumentu można wykorzystać przewidziane dla tego celu potwierdzenie transakcji. Trzeba odróżnić je od faktury. Potwierdzenie pomaga udokumentować przebieg zakupu przed pojawieniem się faktury w KSeF, ale nie staje się przez to fakturą ani nie zwalnia sprzedawcy z wysyłki właściwego dokumentu.
Jak wygląda obsługa sprzedaży w praktyce?
Przedsiębiorca sprzedaje usługę nabywcy zagranicznemu, któremu zgodnie z przepisami udostępnia fakturę poza KSeF. W piątek 6 listopada 2026 r. wystawia w offline24 fakturę na 4000 zł. Program zapisuje datę 6 listopada w polu P_1 i tworzy plik zgodny z wymaganą strukturą. Jeszcze tego dnia sprzedawca przekazuje nabywcy uzgodnionym kanałem wizualizację z kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
W poniedziałek 9 listopada przedsiębiorca przesyła dokument do KSeF i sprawdza wynik przetwarzania. Po przyjęciu faktury zapisuje jej numer KSeF w programie. Jeżeli później ponownie udostępnia wizualizację poza systemem, korzysta już z wersji z kodem QR i numerem KSeF. Nie zmienia przy tym daty wystawienia na 9 listopada i nie wystawia drugiej faktury za tę samą usługę.
Gdyby odbiorcą był krajowy podatnik odbierający faktury w KSeF, nie należałoby automatycznie powielać ścieżki przekazania faktury zagranicznemu nabywcy. Sprzedawca powinien zapewnić jej otrzymanie przez system, a ewentualny dokument przekazywany wcześniej prawidłowo odróżnić od faktury.
Jakie błędy wymagają reakcji przedsiębiorcy?
Najważniejsze jest sprawdzenie, czy wysłany dokument został przyjęty. Samo kliknięcie przycisku „wyślij” nie daje pewności, że faktura otrzymała numer KSeF. Odrzucenie pliku wymaga ustalenia przyczyny, usunięcia błędu i ponownej wysyłki. Nie należy traktować komunikatu o błędzie jako potwierdzenia wykonania obowiązku ani odkładać reakcji do miesięcznego rozliczenia księgowego.
Brak kodów QR na wizualizacji nie jest tym samym problemem co błędna treść faktury. Jeżeli dane są prawidłowe, ale oznaczenie dokumentu jest niekompletne, trzeba poprawić wizualizację i przekazać prawidłową wersję odbiorcy. Jeżeli natomiast pomyłka dotyczy danych faktury już przyjętej przez KSeF, nie wolno po prostu podmienić PDF. Błąd w treści usuwa się z zastosowaniem właściwych zasad korygowania faktur.
W codziennej pracy warto kontrolować osobno trzy statusy: wystawienie dokumentu, przekazanie go odbiorcy właściwym kanałem oraz przyjęcie przez KSeF. Program powinien pokazywać faktury oczekujące na wysyłkę, termin dla każdej z nich i odrzucenia wymagające interwencji. Taki podział pozwala uniknąć sytuacji, w której dokument wygląda na obsłużony tylko dlatego, że klient dostał wiadomość e-mail.
