Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku obejmie wszystkich przedsiębiorców – także mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze. Wokół tego obowiązku narosło wiele pytań. Zebraliśmy najczęściej zadawane pytania i przygotowaliśmy jasne odpowiedzi w jednym miejscu.
Czy mikrofirma musi korzystać z KSeF?
Tak. Od 2026 roku każda firma w Polsce – niezależnie od wielkości – będzie musiała wystawiać faktury w KSeF. Mikrofirmy nie są z tego obowiązku zwolnione.
Czy KSeF jest darmowy?
Tak, korzystanie z systemu Ministerstwa Finansów jest darmowe. Możesz wystawiać faktury bezpośrednio w rządowej aplikacji lub przez zintegrowany program księgowy, np. Fakturowo.pl.
Czy potrzebuję podpisu kwalifikowanego, żeby korzystać z KSeF?
Nie. Wystarczy profil zaufany, który większość przedsiębiorców ma dzięki bankowości elektronicznej. Podpis kwalifikowany to dodatkowa możliwość, ale nie jest wymagany.
Jak klienci będą dostawać faktury?
Faktura trafia do KSeF, a stamtąd do kontrahenta. Programy takie jak Fakturowo.pl ułatwiają ten proces – kontrahent może dostać PDF na maila albo link do pobrania dokumentu, więc nie musi logować się do systemu rządowego.
Co zrobić, jeśli KSeF nie działa?
Przewidziano tzw. tryb awaryjny. W takiej sytuacji fakturę można wystawić poza systemem, a po przywróceniu działania KSeF – wprowadzić ją do systemu. Nowoczesne programy księgowe (np. Fakturowo.pl) mają wspierać ten proces automatycznie.
Czy faktury w KSeF zastąpią przechowywanie w segregatorach?
Tak. Wszystkie faktury są automatycznie archiwizowane w systemie Ministerstwa Finansów, więc przedsiębiorca nie musi już samodzielnie przechowywać dokumentów papierowych czy plików PDF.
Czy mogę korzystać z KSeF przez telefon?
Tak. Jeśli korzystasz z aplikacji Ministerstwa Finansów – potrzebujesz przeglądarki w telefonie. Jeszcze wygodniej jest przez program zintegrowany, np. Fakturowo.pl, który działa na komputerze, tablecie i smartfonie.
Co z mikrofirmami, które dziś fakturują w Excelu?
Od 2026 roku nie będzie można wystawiać faktur w Wordzie czy Excelu. Mikrofirmy muszą korzystać z systemu KSeF – najlepiej przez dedykowany program, który zrobi to automatycznie w tle.
Jak Fakturowo.pl pomaga mikrofirmom w obsłudze KSeF?
Fakturowo.pl integruje się z KSeF, dzięki czemu przedsiębiorca wystawia fakturę tak samo jak dziś. System sam wysyła ją do KSeF i zapewnia dostęp kontrahentowi. Mikrofirmy nie muszą zajmować się techniczną stroną XML czy logowaniem do portalu rządowego.
Podsumowanie
Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy także dla najmniejszych firm. Choć zmiana może wydawać się skomplikowana, w praktyce większość zadań przejmą programy księgowe takie jak Fakturowo.pl. Dzięki temu mikroprzedsiębiorca nie musi znać się na technicznych detalach – wystarczy, że wystawi fakturę jak dotychczas, a system zajmie się resztą.
