Wielu przedsiębiorców słysząc o obowiązkowym KSeF zakłada, że od 2026 roku wszyscy bez wyjątku muszą przejść na e-faktury. W praktyce wygląda to trochę inaczej. Przepisy przewidują pewne „miękkie lądowanie”, dzięki któremu najmniejsze firmy mogą jeszcze przez jakiś czas działać po staremu. Kluczowy jest tutaj limit 10 tys. zł miesięcznie. I to właśnie on sprawia, że część działalności realnie nie musi korzystać z KSeF aż do początku 2027 roku.
Czym właściwie jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów, przez który przechodzą wszystkie faktury ustrukturyzowane. W praktyce oznacza to, że faktura przestaje być zwykłym PDF-em czy dokumentem papierowym. Staje się plikiem XML, który trafia do systemu i dopiero tam „zyskuje życie”. Po wysłaniu faktury do KSeF system nadaje jej numer i udostępnia ją odbiorcy. Nie trzeba jej wysyłać mailem ani drukować. Wszystko odbywa się w jednym miejscu i jest archiwizowane przez państwo.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
System został wprowadzony etapami. Największe firmy weszły do niego już od lutego 2026 roku, a od kwietnia 2026 obowiązek obejmuje praktycznie wszystkich przedsiębiorców. I tutaj pojawia się ważne „ale”. Do końca 2026 roku część firm może nadal wystawiać faktury poza KSeF, czyli w formie papierowej albo jako zwykłe pliki PDF. Warunek jest jeden – nie mogą przekroczyć określonego limitu.
Limit 10 tys. zł – gdzie tkwi haczyk?
Na pierwszy rzut oka sprawa wydaje się prosta. Jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, można jeszcze nie korzystać z KSeF. Problem w tym, że nie chodzi o całą sprzedaż firmy. Do tego limitu wlicza się tylko konkretna część obrotu – faktury, które normalnie musiałyby trafić do KSeF. Czyli głównie sprzedaż między firmami (B2B), gdzie obie strony mają NIP. I tu zaczyna się ciekawa część.
Co nie wchodzi do limitu?
Wiele osób automatycznie zakłada, że musi pilnować całego przychodu. Tymczasem przepisy mówią coś innego. Do limitu nie wlicza się sprzedaży dla osób prywatnych, czyli klientów bez działalności. Nie wchodzą tam również paragony fiskalne ani paragony z NIP do 450 zł, które traktowane są jako faktury uproszczone. Nie liczy się też sprzedaż ewidencjonowana wyłącznie na kasie fiskalnej, jeśli nie wystawiono do niej faktury. Efekt jest taki, że firma może mieć całkiem przyzwoity obrót miesięczny, a jednocześnie nadal „mieścić się” w limicie KSeF.
Przykład z życia – mała kwiaciarnia
Wyobraź sobie kwiaciarnię, która obsługuje głównie klientów indywidualnych. Większość sprzedaży idzie przez kasę fiskalną. Sporadycznie pojawiają się faktury dla firm, na przykład dla biur czy restauracji. W jednym miesiącu sprzedaż wygląda tak: około 8 tys. zł na paragonach i 3 tys. zł na fakturach dla firm. Łącznie daje to 11 tys. zł obrotu. Na pierwszy rzut oka limit został przekroczony. Ale w praktyce do limitu liczy się tylko te 3 tys. zł z faktur B2B. W efekcie taka firma nadal może wystawiać faktury poza KSeF aż do końca 2026 roku.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu?
Tu trzeba być uważnym, bo przepisy działają dość zero-jedynkowo. W momencie, gdy w danym miesiącu przekroczysz 10 tys. zł na fakturach objętych KSeF, obowiązek wchodzi od razu. I to nie od kolejnego miesiąca, tylko od tej konkretnej faktury, która przekroczyła limit. Każda następna faktura również musi już trafić do KSeF. Co ważne, nie da się później „wrócić” do starego trybu. Nawet jeśli w kolejnym miesiącu sprzedaż znowu spadnie poniżej limitu, obowiązek już zostaje.
Liczy się data wystawienia, nie sprzedaży
To kolejny szczegół, który potrafi zaskoczyć. Limit liczony jest według daty wystawienia faktury, a nie momentu sprzedaży. Jeśli więc sprzedaż była pod koniec kwietnia, ale fakturę wystawisz w maju, to wlicza się ona do limitu majowego. W praktyce oznacza to, że trzeba pilnować nie tylko kwot, ale też momentu wystawiania dokumentów.
Czy warto odkładać KSeF na później?
Formalnie przepisy dają taką możliwość. Ale w praktyce nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Już od 2026 roku i tak będziesz odbierać faktury przez KSeF od innych firm. System stanie się standardem i coraz więcej kontrahentów będzie z niego korzystać na co dzień. Dlatego wiele firm wdraża KSeF wcześniej, żeby uniknąć nerwowego przejścia w ostatniej chwili.
Podsumowanie
Limit 10 tys. zł to realna ulga dla najmniejszych firm, ale tylko wtedy, gdy dobrze rozumiesz, co się do niego wlicza. Wbrew pozorom nie chodzi o cały obrót, tylko o bardzo konkretną jego część. To właśnie dlatego część przedsiębiorców może spokojnie działać poza KSeF aż do końca 2026 roku, mimo że ich miesięczne przychody są wyższe niż 10 tys. zł. Warto jednak pamiętać, że to tylko okres przejściowy. Od 2027 roku KSeF obejmie już wszystkich – bez wyjątków.
