Kiedyś sprawa była prosta. Wystawiałeś fakturę, wpisywałeś datę i to ona decydowała o wszystkim. Wraz z wejściem KSeF sytuacja się zmieniła i pojawiło się kilka „momentów”, które mogą mieć różne znaczenie podatkowe. I właśnie na tym najczęściej pojawiają się błędy. Poniżej wyjaśniam to krok po kroku, bez prawniczego języka.
Trzy daty, które mają znaczenie
W KSeF na jednej fakturze funkcjonują tak naprawdę trzy różne daty:
- Pierwsza to data wpisana na fakturze, czyli ta z pola P_1.
- Druga to moment wysłania faktury do KSeF.
- Trzecia to chwila nadania numeru KSeF przez system.
Co jest datą wystawienia faktury
Tu pojawia się największe zamieszanie. W KSeF nie zawsze „liczy się to samo”. Jeśli wystawiasz fakturę i wysyłasz ją do KSeF tego samego dnia, wszystko jest proste. Mamy tryb online i datą wystawienia jest moment wysyłki do KSeF.
Problem zaczyna się wtedy, gdy te daty się rozjeżdżają.
Jeżeli wpiszesz na fakturze jedną datę, a wyślesz ją później, dokument wpada w tryb offline. W takiej sytuacji datą wystawienia pozostaje ta, którą wpisałeś na fakturze.
Czyli w praktyce możesz mieć fakturę z datą 31 marca, ale wysłaną dopiero w kwietniu i nadal dla podatków będzie to dokument „marcowy”.
Ważna rzecz – taka faktura powinna być wysłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W przeciwnym razie pojawia się ryzyko sankcji (po wejściu obowiązkowego KSeF).
Jest też druga pułapka. Jeśli wpiszesz datę późniejszą niż dzień wysyłki, system po prostu odrzuci plik. Tego nie da się „obejść”.
Kiedy nabywca otrzymuje fakturę
Tutaj zasada jest już prostsza. Faktura jest uznawana za otrzymaną w momencie nadania numeru KSeF. Czyli dopiero wtedy trafia oficjalnie do obiegu. Jeżeli numer został nadany np. 4 kwietnia, to dla nabywcy właśnie ten dzień jest momentem otrzymania dokumentu.
Wyjątkiem jest sytuacja awarii systemu. Wtedy faktura może być przekazana poza KSeF i liczy się faktyczny moment jej otrzymania.
Odliczenie VAT – na co uważać
Tu trzeba połączyć dwie rzeczy - moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcyoraz moment otrzymania faktury przez nabywcę. Prawo do odliczenia VAT pojawia się dopiero wtedy, gdy spełnione są oba warunki.
I teraz ważna rzecz, która często zaskakuje.
To, że na fakturze widnieje data z marca, nie oznacza jeszcze, że VAT można rozliczyć w marcu. Jeśli faktura trafiła do KSeF i została „odebrana” dopiero w kwietniu, to standardowo odliczenie będzie możliwe dopiero za kwiecień.
W praktyce więc data z dokumentu i moment odliczenia VAT mogą się rozjechać.
Pojawiają się też interpretacje (m.in. na podstawie orzecznictwa unijnego), które pozwalają odliczyć VAT wcześniej, jeśli faktura dotarła przed złożeniem JPK za dany okres. Na razie jednak to obszar, gdzie mogą pojawiać się spory.
Koszty w PIT i CIT – tu zasady się nie zmieniły
W przypadku kosztów KSeF nie wprowadza rewolucji.
Nadal liczy się przede wszystkim charakter kosztu i zasady jego rozpoznania w podatku dochodowym. Data z faktury w wielu przypadkach dalej ma duże znaczenie.
I tu dochodzimy do ciekawej sytuacji - może się zdarzyć, że koszt trafisz jeszcze do marca, a VAT od tej samej faktury odliczysz dopiero w kwietniu.
To nie jest błąd. To po prostu efekt tego, że VAT i podatki dochodowe rządzą się innymi zasadami.
Najważniejsze wnioski w praktyce
Jeśli chcesz uniknąć problemów, zapamiętaj kilka prostych zasad:
- najbezpieczniej wysyłać faktury do KSeF tego samego dnia, w którym je wystawiasz,
- pilnuj, żeby data na fakturze nie była późniejsza niż data wysyłki,
- zwracaj uwagę na moment nadania numeru KSeF, bo to on decyduje o odliczeniu VAT,
- nie zakładaj, że data z faktury automatycznie oznacza okres rozliczenia VAT.
