Branża IT bardzo często działa w modelu B2B. Programiści, administratorzy, testerzy, projektanci, freelancerzy i software house’y wystawiają faktury innym przedsiębiorcom, często również kontrahentom zagranicznym. Z tego powodu Krajowy System e-Faktur ma dla tej branży szczególne znaczenie. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze oraz firmy z sektora IT. Nie oznacza to jednak, że każda faktura wystawiana przez programistę musi być obsługiwana dokładnie w taki sam sposób. Inaczej wygląda sprzedaż usług polskiej spółce, inaczej klientowi prywatnemu, a jeszcze inaczej zagranicznej firmie z Niemiec, Wielkiej Brytanii czy Stanów Zjednoczonych.
Czy programista musi korzystać z KSeF?
Jeżeli programista prowadzi działalność gospodarczą i wystawia faktury objęte obowiązkiem KSeF, powinien korzystać z systemu na takich samych zasadach jak inni przedsiębiorcy. Dotyczy to między innymi osób świadczących:
- usługi programistyczne,
- administrację serwerami,
- testowanie oprogramowania,
- projektowanie stron internetowych,
- usługi DevOps,
- cyberbezpieczeństwo,
- wdrożenia systemów,
- obsługę informatyczną firm,
- tworzenie aplikacji mobilnych,
- sprzedaż licencji i dostępów do oprogramowania,
- usługi konsultingowe związane z IT.
Mała działalność IT i limit 10 000 zł w 2026 roku
W 2026 roku obowiązuje jeszcze czasowe ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Może to mieć znaczenie na przykład dla programisty, który prowadzi działalność dodatkowo i wystawia jedną lub dwie faktury miesięcznie. Nie należy jednak mylić tego limitu z limitem zwolnienia z VAT. Są to zupełnie różne przepisy. Od 2027 roku przejściowa możliwość wystawiania faktur poza KSeF do kwoty 10 000 zł miesięcznie przestanie obowiązywać.
Programista wystawia fakturę polskiej firmie
Najbardziej typową sytuacją w branży IT jest współpraca B2B. Programista prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i raz w miesiącu wystawia fakturę software house’owi albo bezpośrednio firmie, dla której tworzy oprogramowanie. Jeżeli nabywcą jest polski przedsiębiorca posiadający NIP, taka faktura co do zasady powinna zostać wystawiona w KSeF. Po jej prawidłowym przesłaniu system nadaje dokumentowi numer KSeF. Nabywca posiadający polski NIP może następnie odebrać fakturę bezpośrednio z systemu. W takim przypadku nie ma potrzeby przesyłania kontrahentowi dodatkowej kopii faktury e-mailem tylko po to, aby dokument został uznany za doręczony. Można oczywiście nadal przesłać klientowi wizualizację faktury, jeżeli jest to element przyjętego sposobu współpracy.
Faktura dla klienta zagranicznego – czy trafia do KSeF?
To jeden z najważniejszych tematów dla informatyków. Wielu polskich programistów wykonuje usługi dla firm z innych państw Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii, USA czy innych krajów. Sam fakt, że kontrahent jest zagraniczny, nie oznacza automatycznie, że faktura może zostać pominięta w KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury dokumentujące między innymi świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników podlegają obowiązkowemu wystawieniu w KSeF. Przykładowo polski programista świadczący usługi dla niemieckiej spółki może mieć obowiązek wystawienia dokumentu w KSeF mimo tego, że na fakturze znajduje się niemiecki numer VAT UE.
Zagraniczny klient nie odbierze faktury tak jak polska firma
Tutaj pojawia się ważna różnica. Zagraniczny kontrahent bez polskiego NIP zazwyczaj nie odbiera faktury automatycznie z KSeF tak jak polski przedsiębiorca. Dlatego po wystawieniu dokumentu w KSeF fakturę należy przekazać zagranicznemu klientowi w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF. Jeżeli faktura jest przekazywana poza KSeF po nadaniu jej numeru KSeF, wizualizacja dokumentu powinna zawierać odpowiedni kod QR umożliwiający weryfikację faktury w systemie.
W praktyce może więc wyglądać to następująco:
- programista wystawia fakturę w swoim programie,
- program przesyła dokument do KSeF,
- KSeF nadaje fakturze numer,
- programista generuje wizualizację PDF,
- PDF z odpowiednim kodem QR jest wysyłany zagranicznemu kontrahentowi.
Faktura dla firmy z Niemiec, USA lub Wielkiej Brytanii
Załóżmy, że polski programista wystawia każdego miesiąca fakturę na 5 000 euro niemieckiej firmie. Dokument może być rozliczany według zasad właściwych dla świadczenia usług B2B dla podatnika z innego państwa UE, ale jednocześnie polski wystawca powinien uwzględnić obowiązki związane z KSeF. Podobnie wygląda sytuacja przy usługach świadczonych firmie amerykańskiej albo brytyjskiej. To, że faktura nie zawiera polskiego VAT albo stosowane jest odwrotne obciążenie zgodnie z zasadami dotyczącymi miejsca świadczenia usług, nie oznacza samo w sobie zwolnienia dokumentu z KSeF. KSeF i sposób rozliczenia VAT to dwie odrębne kwestie.
Faktury w euro, dolarach i innych walutach
Branża IT często wystawia faktury w walutach obcych. KSeF nie oznacza obowiązku wystawiania wszystkich faktur wyłącznie w złotówkach. Faktura może być wystawiona między innymi w euro, dolarach amerykańskich czy funtach brytyjskich, jeżeli jest to zgodne z zasadami rozliczenia danej transakcji. Struktura faktury FA(3) pozwala przekazać informacje dotyczące waluty dokumentu oraz wymaganych wartości podatkowych. Dlatego programista pracujący dla zagranicznej firmy nadal może wystawiać fakturę na przykład na: 3 500 EUR, 5 000 USD, 2 000 GBP. Wprowadzenie KSeF nie zmienia samej waluty rozliczenia ustalonej z kontrahentem.
Faktury po angielsku a KSeF
Współpraca międzynarodowa oznacza również częste wystawianie faktur w języku angielskim. KSeF zapisuje fakturę przede wszystkim jako strukturę danych XML zgodną ze schematem FA(3). Sam wygląd dokumentu PDF nie jest więc tym, co trafia do systemu. Przedsiębiorca może natomiast przygotować dla zagranicznego kontrahenta czytelną wizualizację dokumentu, również w wersji dwujęzycznej. W praktyce wygodne jest korzystanie z programu, który pozwala przygotować fakturę polsko-angielską lub w innym języku, a jednocześnie prawidłowo przekazuje dane do KSeF.
Freelancer IT wystawiający fakturę osobie prywatnej
Nie każda usługa informatyczna jest świadczona przedsiębiorcy. Programista może na przykład wykonać prywatnej osobie stronę internetową, naprawić komputer, skonfigurować sieć domową albo stworzyć niewielką aplikację. Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna występująca jako konsument, mamy do czynienia z transakcją B2C. Faktury B2C nie są objęte obowiązkowym KSeF. Ich wystawianie w systemie pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorca może więc nadal przekazać klientowi prywatnemu fakturę poza KSeF albo dobrowolnie wystawić ją w systemie. Jeżeli faktura konsumencka zostanie wystawiona w KSeF, trzeba zapewnić klientowi możliwość jej otrzymania lub dostępu do dokumentu w uzgodnionej formie.
Co jeśli przedsiębiorca kupuje usługę IT prywatnie?
Ciekawa sytuacja występuje wtedy, gdy klient prowadzi działalność gospodarczą, ale dana usługa nie ma związku z jego firmą. Przykładowo przedsiębiorca zleca informatykowi konfigurację prywatnego komputera domowego i chce fakturę na swoje imię i nazwisko, ale zakup nie jest związany z działalnością. Ministerstwo Finansów wskazuje, że jeżeli zakup dokonywany przez osobę prowadzącą działalność ma charakter prywatny, w istocie jest to transakcja B2C. Wystawienie takiej faktury w KSeF jest dobrowolne. Nie wystarczy więc sam fakt, że klient posiada firmę. Liczy się również charakter konkretnego zakupu.
Usługi SaaS i abonamenty a KSeF
Firmy IT coraz częściej nie sprzedają pojedynczych usług, lecz dostęp do oprogramowania w modelu abonamentowym. Może to być aplikacja internetowa, system CRM, program księgowy, hosting, narzędzie analityczne albo inna usługa SaaS. Jeżeli polska firma wystawia fakturę abonamentową polskiemu przedsiębiorcy, dokument co do zasady podlega KSeF.
Nie ma przy tym większego znaczenia, czy klient płaci: co miesiąc, co kwartał, raz na pół roku, raz na rok. Każda wystawiona faktura jest osobnym dokumentem i podlega odpowiednim zasadom KSeF. Podobne reguły dotyczą faktur za hosting, utrzymanie oprogramowania, aktualizacje czy stałą opiekę techniczną.
Sprzedaż licencji na oprogramowanie
W branży IT często występują również licencje. Przedsiębiorca może sprzedawać własne oprogramowanie albo udzielać klientowi prawa do korzystania z programu przez określony czas. Jeżeli transakcja jest dokumentowana fakturą objętą obowiązkiem KSeF, sposób rozliczenia licencji nie powoduje automatycznego wyłączenia z systemu. W praktyce należy przede wszystkim prawidłowo opisać przedmiot sprzedaży, okres świadczenia oraz sposób opodatkowania.
Zaliczki na projekt informatyczny
Przy większych projektach programistycznych częstą praktyką jest pobieranie zaliczki przed rozpoczęciem prac. Może to dotyczyć na przykład:
- stworzenia sklepu internetowego,
- napisania dedykowanego systemu,
- wdrożenia ERP,
- budowy aplikacji mobilnej,
- wykonania serwisu internetowego.
Korekta faktury programisty
W pracy informatyka również może zdarzyć się pomyłka. Błędna kwota, liczba godzin, dane klienta czy zakres usługi mogą wymagać poprawienia dokumentu. Faktury, która została już przyjęta przez KSeF, nie edytuje się bezpośrednio. Jeżeli konieczna jest zmiana danych wpływających na treść dokumentu, wystawia się fakturę korygującą. Korekta jest nowym dokumentem i również otrzymuje własny numer KSeF.
Nie można usunąć faktury wysłanej do KSeF
To jedna z największych różnic w stosunku do tradycyjnego programu do fakturowania. Faktura, która została przyjęta przez KSeF i otrzymała numer KSeF, pozostaje w systemie. Nie można jej zwyczajnie skasować i wystawić ponownie pod tym samym numerem. Jeżeli dokument zawiera błąd, należy zastosować odpowiednią korektę. Dlatego przed wysłaniem faktury do KSeF warto korzystać z podglądu dokumentu i zweryfikować przede wszystkim:
dane nabywcy, NIP, wartości, walutę, opis usługi, daty, sposób opodatkowania.
Programista musi również odbierać faktury kosztowe z KSeF
KSeF nie dotyczy tylko sprzedaży. Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje generalna zasada odbierania faktur poprzez KSeF, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Dla informatyka oznacza to, że w KSeF mogą pojawiać się jego faktury kosztowe. Mogą to być na przykład dokumenty za: sprzęt komputerowy, monitory, telefony, wynajem biura, usługi księgowe, Internet, leasing, usługi hostingowe, oprogramowanie kupowane od polskich dostawców, usługi telekomunikacyjne. Dlatego nawet osoba, która wystawia niewiele faktur sprzedażowych, powinna regularnie sprawdzać dokumenty przychodzące do KSeF.
Faktura z zagranicznego serwisu nie zawsze znajdzie się w KSeF
Informatycy bardzo często kupują oprogramowanie od zagranicznych dostawców. Może chodzić na przykład o usługi chmurowe, serwery, narzędzia programistyczne, systemy do zarządzania projektami czy zagraniczne platformy SaaS. Jeżeli zagraniczny dostawca nie podlega obowiązkowi wystawienia faktury w polskim KSeF, dokument może nadal zostać dostarczony tradycyjnie, na przykład jako PDF pobierany z panelu klienta. Nie należy więc oczekiwać, że każda faktura kosztowa dotycząca prowadzenia działalności informatycznej automatycznie pojawi się w KSeF.
Co się dzieje, gdy KSeF nie działa?
Brak dostępu do systemu nie musi oznaczać zatrzymania sprzedaży. KSeF przewiduje rozwiązania pozwalające wystawiać dokumenty również w określonych sytuacjach niedostępności systemu. Jednym z nich jest tryb offline24. Istnieją również procedury stosowane podczas niedostępności KSeF oraz awarii. Tak wystawione faktury trzeba następnie przekazać do systemu w terminach określonych w przepisach. W zależności od sposobu przekazania dokumentu klientowi mogą być również wymagane odpowiednie kody QR. Dla firm IT wystawiających automatycznie dużą liczbę dokumentów warto więc zadbać o to, aby używany system obsługiwał także sytuacje awaryjne.
KSeF może być dla informatyków łatwiejszy niż dla wielu innych branż
Choć KSeF jest dużą zmianą podatkową, branża IT znajduje się pod pewnymi względami w dobrej sytuacji. Większość informatyków już wcześniej:
- wystawiała faktury elektronicznie,
- korzystała z programów online,
- wysyłała dokumenty e-mailem,
- posługiwała się podpisami elektronicznymi i profilami zaufanymi,
- integrowała systemy poprzez API.
KSeF w Fakturowo.pl dla branży IT
Fakturowo.pl jest zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwia obsługę dokumentów bez konieczności każdorazowego korzystania bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów. Po wykonaniu autoryzacji użytkownik może między innymi wystawiać faktury, przesyłać je do KSeF, sprawdzać status dokumentów oraz pobierać nadane numery KSeF. Możliwe jest również pobieranie faktur kosztowych dostępnych w systemie. Ma to znaczenie szczególnie dla jednoosobowych działalności IT, które chcą obsługiwać sprzedaż i koszty w jednym miejscu. Fakturowo.pl umożliwia również wystawianie faktur w walutach obcych oraz faktur dwujęzycznych, co jest przydatne dla programistów współpracujących z zagranicznymi kontrahentami.
KSeF dla informatyków – najważniejsze zasady
Dla większości programistów prowadzących działalność gospodarczą najważniejsza zasada jest prosta: faktury B2B wystawiane polskim przedsiębiorcom są co do zasady wystawiane poprzez KSeF. Większej uwagi wymagają kontrahenci zagraniczni. Faktura dla zagranicznej firmy również może podlegać obowiązkowemu KSeF, mimo że klient nie posiada polskiego NIP i nie odbierze dokumentu bezpośrednio z systemu. W takim przypadku trzeba zapewnić mu fakturę w uzgodnionej formie, najczęściej jako odpowiednio przygotowany plik PDF. Faktury dla klientów prywatnych pozostają natomiast poza obowiązkowym KSeF. W praktyce branża IT może przejść na nowe zasady stosunkowo łatwo, szczególnie jeżeli wcześniej korzystała już z internetowego programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF.
