Rok 2026 przyniesie duże zmiany w fakturowaniu – do gry wchodzi KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Choć kojarzy się głównie z firmami, wcale nie omija właścicieli mieszkań na wynajem. I tu zaczynają się pytania: czy każdy będzie musiał wystawiać e-fakturę, czy wystarczy rachunek? Kiedy KSeF jest obowiązkowy, a kiedy nie? Sprawdźmy krok po kroku.
Czy wynajmujący mieszkanie musi wystawiać e-faktury?
To zależy od tego, kto jest Twoim najemcą i czy w ogóle masz obowiązek wystawić fakturę. Najem prywatny często jest objęty zwolnieniem z VAT, więc większość właścicieli w ogóle nie wystawia faktur. Ale jeśli już trzeba je wystawić – od 2026 roku ścieżka będzie inna w zależności od tego, kto siedzi po drugiej stronie umowy.
Gdy najemcą jest firma (B2B)
Tu sprawa jest prosta: Wynajmujesz mieszkanie spółce albo przedsiębiorcy? Faktura musi trafić do KSeF, i to niezależnie od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia. Przykład: wynajmujesz mieszkanie spółce, która zapewnia lokum swojemu pracownikowi. Do tej pory wystawiałeś zwykłą fakturę – od kwietnia 2026 r. musisz to zrobić już w KSeF.
Gdy najemcą jest osoba prywatna (B2C)
Tu obowiązek wygląda zupełnie inaczej: Faktury imienne wystawiane osobom fizycznym nie wchodzą w obowiązkowy KSeF. Możesz to robić dobrowolnie, ale nikt Cię do tego nie zmusi. Co więcej, jeśli masz zwolnienie z VAT, w większości przypadków nie musisz wystawiać faktury w ogóle. Zrobisz to tylko wtedy, gdy najemca wyraźnie o nią poprosi. Wystarczy wtedy zwykła faktura imienna albo rachunek – bez udziału KSeF.
Zwolnienia, które nadal działają
Na szczęście ustawodawca zostawił bez zmian dwa ważne przywileje:
- Zwolnienie przedmiotowe – czyli wynajem lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe.
- Zwolnienie podmiotowe – limit obrotu, który od 1 stycznia 2026 r. rośnie do 240 tys. zł rocznie.
NIP czy PESEL? Jak podpisywać faktury
Jeśli wystawiasz faktury dla firm, będziesz musiał posługiwać się NIP-em. To ważne szczególnie dla tych, którzy do tej pory rozliczali najem wyłącznie prywatnie, bez numeru NIP. W praktyce może się okazać, że trzeba będzie go wyrobić, by działać w systemie. Dla faktur imiennych wystawianych osobom prywatnym nie wpisuje się PESEL-u – wystarczy imię, nazwisko i adres.
Sankcje i okresy przejściowe
Co jeśli ktoś zignoruje KSeF? Przewidziano kary – nawet do 100% VAT z faktury albo 18,7% jej wartości przy zwolnieniu z podatku. Brzmi ostro, ale warto wiedzieć, że w pierwszym okresie obowiązywania systemu sankcje mają być „odłożone na bok”, by dać wszystkim czas na wdrożenie.
Jak się przygotować? Mały plan dla właściciela
Sprawdź, czy Twoi najemcy to firmy czy osoby prywatne. Jeśli masz tylko najem prywatny (B2C) – najpewniej KSeF nie będzie Twoim problemem. Jeśli wynajmujesz firmom (B2B) – zacznij testować narzędzia do e-faktur. Możesz użyć darmowej aplikacji MF albo programu księgowego. Rozważ wyrobienie NIP-u, jeśli do tej pory posługiwałeś się tylko PESEL-em. Ustal kanał odbioru faktur – od lutego 2026 firmy będą pobierać dokumenty wyłącznie z KSeF.
Terminy w pigułce
Ministerstwo Finansów zaplanowało dwa etapy startu systemu:
- 1 lutego 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla największych firm, a jednocześnie od tego dnia wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w KSeF (z wyjątkami).
- 1 kwietnia 2026 r. – reszta podatników (czyli zdecydowana większość, w tym także wynajmujący mieszkania firmom) musi już wystawiać e-faktury w systemie.
- Mikroprzedsiębiorcy dostali jeszcze dodatkowy okres przejściowy, ale nie każdy wynajmujący się w nim mieści.
Podsumowanie
Nie każdy właściciel mieszkania będzie musiał zaprzątać sobie głowę KSeF-em. Jeśli wynajmujesz prywatnie osobom fizycznym – w większości przypadków nic się dla Ciebie nie zmieni. Ale jeśli Twoim najemcą jest firma – od 2026 roku faktury muszą przejść przez system. Warto sprawdzić już teraz, w którym scenariuszu się znajdujesz, żeby nie dać się zaskoczyć.
FAQ: KSeF a wynajem mieszkań od 2026
Wynajmuję mieszkanie studentom, nie wystawiam faktur. Czy muszę korzystać z KSeF?
Nie. Jeśli najem jest prywatny i nie wystawiasz faktur, KSeF Cię nie dotyczy. Chyba że najemca poprosi o fakturę – wtedy możesz wystawić fakturę imienną albo rachunek poza obowiązkowym KSeF.
Wynajmuję mieszkanie firmie. Co się zmieni?
Od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie faktury B2B muszą być wystawiane w KSeF, nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT. W praktyce oznacza to konieczność korzystania z systemu albo programu, który ma z nim integrację.
Czy muszę mieć NIP, żeby wystawiać faktury w KSeF?
Tak, jeśli wchodzisz do obiegu B2B. Wynajmując mieszkanie firmie, powinieneś posługiwać się NIP-em – samo rozliczanie na PESEL nie wystarczy.
Co jeśli wystawię fakturę poza KSeF, gdy powinna być w systemie?
Teoretycznie grożą za to kary: nawet do 100% VAT albo 18,7% wartości faktury. W pierwszym okresie (2026) sankcje nie będą jednak nakładane, żeby dać podatnikom czas na wdrożenie.
Mam najem mieszkalny i zwolnienie z VAT. Czy KSeF mnie obejmie?
Nie, o ile nie wystawiasz faktur firmom. Najem prywatny na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia i KSeF nie będzie tu obowiązkowy.
Jak najlepiej się przygotować?
Sprawdź, komu wynajmujesz. Jeśli Twoim klientem jest firma – warto już teraz wyrobić NIP i przetestować program do e-faktur. Dobrym rozwiązaniem dla osób prywatnych i mikrofirm jest Fakturowo.pl, gdzie obsługa KSeF będzie wbudowana.
A co z narzędziami do wystawiania faktur?
Najprościej przygotować się korzystając z programu, który obsłuży KSeF od razu, bez konieczności samodzielnego łączenia się z systemem Ministerstwa. Taką możliwość daje Fakturowo.pl – w serwisie już teraz możesz wystawiać faktury, rachunki i dokumenty imienne, a po wejściu w życie obowiązku KSeF wystawianie e-faktur będzie działało w pełni automatycznie. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza dla osób, które nie prowadzą dużej działalności, a chcą mieć pewność, że ich dokumenty trafią do systemu zgodnie z przepisami.
