Od początku 2026 roku przedsiębiorcy będą stopniowo przechodzić na obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z tematów, który budzi najwięcej emocji, są jednak nie same e-faktury, lecz kary przewidziane za niewywiązywanie się z nowych obowiązków. W ostatnich tygodniach do Ministerstwa Finansów trafiły pytania dotyczące wysokości sankcji związanych z KSeF. Przedsiębiorcy oraz organizacje pracodawców zwracają uwagę, że niektóre kary mogą być bardzo dotkliwe, szczególnie dla małych i średnich firm. Resort finansów odpowiada jednak, że obecne przepisy zawierają już rozwiązania chroniące podatników przed nadmiernymi konsekwencjami.
Jakie kary przewidują przepisy KSeF?
Zgodnie z ustawą o VAT administracyjne kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
W określonych przypadkach wysokość sankcji może wynosić nawet do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Jeżeli dokument nie zawiera VAT, kara może sięgać do 18,7% wartości należności ogółem wskazanej na fakturze.
To właśnie te wartości budzą największe obawy przedsiębiorców, którzy wskazują, że nawet pojedyncze błędy organizacyjne lub techniczne mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
Dlaczego przedsiębiorcy domagają się zmian?
Przedstawiciele biznesu argumentują, że wdrożenie obowiązkowego KSeF jest jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych od wielu lat. Mimo długiego okresu przygotowań firmy nadal muszą dostosowywać swoje systemy informatyczne, procedury oraz procesy księgowe.
Zdaniem części przedsiębiorców sankcje przewidziane w ustawie są zbyt wysokie w stosunku do ryzyka popełnienia niezamierzonych błędów. Szczególnie dotyczy to pierwszych miesięcy działania obowiązkowego systemu, kiedy wiele firm będzie dopiero zdobywać praktyczne doświadczenie w codziennej pracy z KSeF.
Pojawiają się również argumenty, że w innych państwach Unii Europejskiej podobne rozwiązania są wdrażane w sposób bardziej elastyczny, z większym naciskiem na edukację niż na nakładanie kar.
Ministerstwo Finansów: celem sankcji nie jest karanie dla samego karania
Ministerstwo Finansów podkreśla, że kary nie zostały wprowadzone wyłącznie po to, aby zwiększać wpływy do budżetu państwa.
Według resortu mają one przede wszystkim zapewnić prawidłowe funkcjonowanie całego systemu elektronicznego fakturowania. Dzięki temu faktury mają trafiać do KSeF terminowo, a administracja skarbowa będzie mogła skuteczniej przeciwdziałać oszustwom podatkowym.
Zdaniem ministerstwa sankcje pełnią jednocześnie funkcję organizacyjną, porządkującą oraz prewencyjną.
Dlaczego kary zostały przesunięte na 2027 rok?
Jednym z najważniejszych elementów odpowiedzi Ministerstwa Finansów jest przypomnienie, że kary nie będą obowiązywały od razu po uruchomieniu obowiązkowego KSeF.
Przedsiębiorcy otrzymają dodatkowy okres przejściowy, który ma pozwolić na spokojne wdrożenie nowych rozwiązań i poznanie zasad działania systemu bez ryzyka natychmiastowych sankcji.
Administracja skarbowa zapowiada, że w tym czasie będzie koncentrować się przede wszystkim na działaniach informacyjnych, szkoleniach oraz wsparciu podatników.
Czy każda pomyłka będzie oznaczała wysoką karę?
Nie. Ministerstwo Finansów przypomina, że przepisy przewidują możliwość indywidualnej oceny każdej sprawy.
Przy ustalaniu wysokości sankcji organ będzie analizował między innymi:
- skalę naruszenia,
- okoliczności jego powstania,
- wcześniejsze zachowanie podatnika,
- działania podjęte w celu usunięcia skutków błędu,
- stopień zawinienia,
- ewentualne korzyści uzyskane wskutek naruszenia.
Kiedy urząd może odstąpić od nałożenia kary?
Istotnym zabezpieczeniem dla przedsiębiorców są przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące administracyjnych kar pieniężnych.
Jeżeli naruszenie obowiązków nastąpiło wskutek działania siły wyższej lub innych wyjątkowych okoliczności niezależnych od podatnika, organ może odstąpić od wymierzenia sankcji.
W praktyce oznacza to, że każda sprawa powinna być oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem rzeczywistych przyczyn problemu.
Tryb offline24 jako zabezpieczenie na wypadek problemów technicznych
Jednym z rozwiązań mających ograniczyć ryzyko sankcji jest tzw. tryb offline24.
Mechanizm ten pozwala wystawić fakturę również wtedy, gdy występują problemy z dostępem do internetu lub pojawiają się trudności z komunikacją z systemem KSeF.
Rozwiązanie zostało przygotowane właśnie po to, aby przedsiębiorcy nie byli karani za sytuacje wynikające z awarii sieci czy innych problemów technicznych pozostających poza ich kontrolą.
Czy przepisy zostaną jeszcze zmienione?
Na ten moment Ministerstwo Finansów nie zapowiada zmian dotyczących wysokości kar ani zasad ich nakładania.
Resort uważa, że postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców zostały już uwzględnione poprzez:
- odroczenie wejścia sankcji do 2027 roku,
- możliwość miarkowania kar,
- możliwość odstąpienia od sankcji w szczególnych sytuacjach,
- wdrożenie trybu offline24,
- działania edukacyjne prowadzone przed rozpoczęciem karania podatników.
Podsumowanie
Choć temat kar związanych z KSeF nadal budzi wiele emocji, Ministerstwo Finansów podkreśla, że celem nowych regulacji nie jest automatyczne nakładanie wysokich sankcji za każdą pomyłkę. Przedsiębiorcy otrzymali dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych obowiązków, a przepisy przewidują możliwość indywidualnego podejścia do każdej sprawy.
Nie zmienia to jednak faktu, że od 1 stycznia 2027 roku naruszenia związane z obowiązkowym KSeF będą mogły skutkować administracyjnymi karami pieniężnymi. Dlatego warto już teraz zadbać o odpowiednie procedury, przeszkolenie pracowników oraz przygotowanie systemów informatycznych do pracy z e-fakturami.
