KSeF 2.0

Od 2026 roku polscy przedsiębiorcy wejdą w nową erę rozliczeń – Krajowy System e-Faktur w wersji 2.0 (KSeF 2.0) stanie się obowiązkowy dla większości firm. Co się zmieni i jak się przygotować? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nadchodzącej rewolucji w e-fakturowaniu.
KSeF 2.0
Czym jest KSeF 2.0?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych – w specjalnym formacie XML zgodnym z określonym schematem. Wersja 2.0 to rozbudowany, zmodernizowany system, który uwzględnia potrzeby zgłaszane przez przedsiębiorców i dostosowuje się do warunków technologicznych firm działających w Polsce.

Główne zmiany w KSeF 2.0
  • Nowy format faktury – FA(3): Wersja 2.0 wprowadza zaktualizowany wzór faktury ustrukturyzowanej. Nowy schemat FA(3) będzie obowiązujący od 2026 roku i pozwoli na lepsze dopasowanie dokumentów do różnorodnych modeli działalności.
  • Lepsze API i dokumentacja techniczna: Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie kompletnych materiałów dla integratorów IT, co umożliwi dokładniejsze i bardziej elastyczne wdrażanie systemu do firmowych programów księgowych i ERP.
  • Nowe funkcje:
    • Możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 (gdy brak połączenia z systemem).
    • Rozbudowany system autoryzacji (tokeny, certyfikaty, uprawnienia dla pracowników).
    • Ułatwienia w zakresie fakturowania zbiorczego, not korygujących i dokumentów powiązanych.
    • Zoptymalizowany interfejs dla użytkowników indywidualnych - aplikacja Podatnika KSeF 2.0 ma być prostsza w obsłudze i dostępna również na urządzeniach mobilnych.
Terminy wdrożenia
  • Czerwiec 2025: opublikowanie ostatecznego schematu FA(3) oraz dokumentacji API.
  • Listopad 2025: udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz rozpoczęcie wydawania certyfikatów wystawcy faktur.
  • 1 lutego 2026: obowiązek KSeF 2.0 dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł rocznie).
  • 1 kwietnia 2026: obowiązek dla pozostałych podatników VAT.
Korzyści z KSeF 2.0
  • Szybszy obieg dokumentów
  • Automatyzacja procesów księgowych
  • Większa kontrola nad błędami i nieprawidłowościami
  • Pewność, że faktura została dostarczona
  • Brak konieczności przechowywania faktur w formie papierowej lub PDF – są dostępne w systemie przez 10 lat
Jak się przygotować?
  • Zweryfikuj oprogramowanie – sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje integrację z KSeF (np. Fakturowo.pl już teraz posiada pełną integrację).
  • Przeszkol pracowników – fakturowanie przez KSeF będzie wymagało zmiany procedur.
  • Zgłoś się po certyfikaty i tokeny – niezbędne do wystawiania faktur.
  • Przetestuj system – weź udział w testach na środowisku demo, zanim obowiązek wejdzie w życie.
Podsumowanie
KSeF 2.0 to krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń między przedsiębiorcami w Polsce. Choć wdrożenie może wymagać wysiłku organizacyjnego, w dłuższej perspektywie przyniesie ono realne korzyści w postaci uproszczenia procesów, zwiększenia bezpieczeństwa i redukcji kosztów. Jeśli Twoja firma jeszcze nie rozpoczęła przygotowań – teraz jest najlepszy moment, by zrobić pierwszy krok.

KSeF 2.0 w Fakturowo.pl
Fakturowo.pl już teraz oferuje pełną integrację z obecnym systemem KSeF, a co najważniejsze – niezwłocznie wdroży także wersję KSeF 2.0, gdy tylko zostanie ona oficjalnie udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu użytkownicy Fakturowo.pl mogą mieć pewność, że ich fakturowanie będzie zgodne z najnowszymi przepisami – bez stresu i bez opóźnień.