Kontrola podatkowa to temat, którego większość firm wolałaby unikać. W praktyce jednak takie wizyty urzędników są coraz częstsze i mogą przydarzyć się nawet najbardziej skrupulatnym podatnikom. Co trzeba wiedzieć, zanim pojawi się zawiadomienie lub telefon z urzędu?
Nie każda kontrola wygląda jak z filmu
Wbrew powszechnym wyobrażeniom, pierwsze działania fiskusa nie mają formy oficjalnej wizyty. Zanim urzędnik przekroczy próg firmy, urząd najczęściej analizuje dane „po cichu”. Mowa o tzw. czynnościach sprawdzających – bez osobistego kontaktu z podatnikiem. Taka analiza deklaracji podatkowych może zakończyć się zwykłym telefonem lub e-mailem z pytaniem o szczegóły. Dla przedsiębiorcy to wygodne, ale też mało przejrzyste.
Rodzaje kontroli – od najłagodniejszych do najostrzejszych
Obecnie fiskus dysponuje trzema głównymi narzędziami weryfikacji:
- Czynności sprawdzające – często odbywają się zdalnie, bez informowania podatnika.
- Kontrola podatkowa – prowadzona przez urząd skarbowy, z reguły z wcześniejszym zawiadomieniem.
- Kontrola celno-skarbowa – może rozpocząć się bez zapowiedzi i jest bardziej szczegółowa.
Najczęstszy cel? VAT
Urząd skarbowy najczęściej skupia się na jednym podatku: VAT. To on przynosi najwięcej wpływów do budżetu i jest jednocześnie najbardziej narażony na błędy i nadużycia. Ponad połowa wszystkich kontroli dotyczy właśnie VAT-u. Kolejne miejsca zajmują: CIT (dla spółek) i PIT (dla osób fizycznych). Rzadziej sprawdzana jest akcyza.
Czy kontrola zawsze coś wykrywa? Niestety – zazwyczaj tak
Dane pokazują, że w przypadku kontroli podatkowych nieprawidłowości wykrywane są w 98% przypadków, a przy kontrolach celno-skarbowych – w 94%. Nie oznacza to jednak, że każda firma popełnia poważne błędy. Często chodzi o drobne uchybienia – brak jednego załącznika, pomyłkę w dacie czy nieaktualny NIP. Mimo to kwoty wykazane przez urzędników robią wrażenie: średnio 1,2 mln zł przy kontroli celno-skarbowej i około 200 tys. zł przy zwykłej kontroli podatkowej.
Jak zareagować na wyniki kontroli? Masz wybór
Jeśli po kontroli otrzymasz protokół z ustaleniami, możesz:
- złożyć korektę deklaracji – np. w ciągu 14 dni od zakończenia kontroli celno-skarbowej,
- odmówić wprowadzenia zmian – w takim przypadku urząd rozpocznie formalne postępowanie i wyda decyzję,
- złożyć odwołanie – najpierw do dyrektora izby administracji skarbowej, później – do sądu.
Prawdziwy problem? Niejasne przepisy i zmiany z miesiąca na miesiąc
Paradoksalnie, przedsiębiorcy boją się dziś nie tyle samej kontroli, co chaosu prawnego. Zmieniające się przepisy, niejasne interpretacje, brak spójności między urzędami – to codzienność. Dla przykładu: ustawa o PIT była nowelizowana aż 32 razy tylko w 2022 roku. W takim otoczeniu łatwo o nieświadomy błąd, nawet jeśli firma działa w dobrej wierze.
Podsumowanie
Kontrole podatkowe nie muszą kończyć się katastrofą, ale wymagają przygotowania. Rzetelna dokumentacja, znajomość przepisów i świadomość praw podatnika są dziś kluczowe. Urzędy dysponują coraz bardziej zaawansowanymi metodami sprawdzania, dlatego warto działać z wyprzedzeniem, a nie dopiero po otrzymaniu protokołu. Wiedza to nie luksus – to forma zabezpieczenia.
