To jeden z tych tematów, które regularnie wracają w rozmowach z księgową albo przy zakładaniu firmy. Masz konto firmowe, masz kartę, pieniądze są „Twoje”, więc naturalnie pojawia się myśl: skoro i tak płacę z tego rachunku za ZUS czy VAT, to czemu nie zapłacić też za obiad, paliwo albo zakupy w markecie? Sprawdźmy, jak to wygląda w praktyce i gdzie są realne granice.
Czy w ogóle wolno płacić prywatne wydatki z konta firmowego?
W przypadku jednoosobowej działalności odpowiedź jest prosta: prawo tego nie zabrania. Konto firmowe nie jest osobnym bytem prawnym, tylko rachunkiem należącym do przedsiębiorcy. Urząd skarbowy nie interesuje się samym faktem, że zapłaciłeś kartą firmową za prywatny wydatek. Problem nie leży w płatności, tylko w rozliczeniu. Fiskus patrzy na to, co wrzucasz w koszty i co odliczasz od podatku. Jeżeli prywatny zakup nie trafia do kosztów, to z punktu widzenia podatków wszystko jest w porządku.
Prywatne wydatki a koszty uzyskania przychodu
Tu warto być bardzo konsekwentnym. Prywatny wydatek, nawet opłacony z konta firmowego, nie może być kosztem firmowym. Nie księgujesz faktury, nie odliczasz VAT-u i nie obniżasz podstawy opodatkowania. W praktyce takie płatności traktuje się jak wypłatę pieniędzy na cele osobiste. W księgowości często w ogóle się ich nie ujmuje albo oznacza jako „wydatek prywatny”, bez wpływu na podatki. Dzięki temu przy ewentualnej kontroli nie ma wątpliwości, że nie próbowałeś sztucznie zawyżać kosztów.
Najczęstszy problem: bałagan w rozliczeniach
Jednorazowy prywatny zakup to jeszcze nie dramat. Schody zaczynają się wtedy, gdy konto firmowe staje się kontem „do wszystkiego”. Kilkadziesiąt prywatnych transakcji miesięcznie, przeplatanych fakturami kosztowymi, przelewami do urzędów i płatnościami od klientów. W takiej sytuacji:
- trudniej odtworzyć historię kosztów,
- łatwo przeoczyć fakturę, która faktycznie była firmowa,
- księgowość traci czas na dopytywanie, co było prywatne, a co nie.
A co ze spółkami?
Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. albo inną spółkę kapitałową, sytuacja zmienia się diametralnie. Konto firmowe należy do spółki, a nie do Ciebie jako osoby prywatnej. Opłacanie prywatnych wydatków z takiego rachunku jest traktowane jak nieuprawnione wykorzystanie środków spółki. W praktyce może to zostać uznane za:
- przychód wspólnika,
- pożyczkę udzieloną wspólnikowi,
- albo naruszenie zasad zarządzania majątkiem spółki.
Regulaminy banków – o czym mało kto czyta
Wiele banków w regulaminach kont firmowych zastrzega, że rachunek służy do prowadzenia działalności gospodarczej. W praktyce pojedyncze prywatne płatności zwykle nikogo nie interesują, ale przy dużej skali konto może zwrócić uwagę banku. Szczególnie dotyczy to sytuacji, gdy konto firmowe wygląda jak zwykły rachunek osobisty: zakupy spożywcze, subskrypcje VOD, restauracje, brak typowych wpływów i kosztów firmowych. To rzadkie przypadki, ale warto mieć je z tyłu głowy.
Jak to robić rozsądnie, jeśli już się zdarzy?
Jeżeli zapłacisz coś prywatnego z konta firmowego:
- nie księguj tego jako koszt,
- nie odliczaj VAT-u,
- potraktuj to jako wypłatę na cele osobiste.
Najprostsze rozwiązanie na dłuższą metę
Oddzielne konto prywatne i oddzielne firmowe to jedna z najlepszych decyzji organizacyjnych w małej firmie. Mniej pomyłek, mniej pytań od księgowej i dużo większa przejrzystość finansów. Można płacić prywatne wydatki z konta firmowego, ale traktuj to raczej jako wyjątek, a nie codzienną praktykę. Twoje przyszłe „ja” przy rozliczeniach naprawdę to doceni.
