Kody GLN coraz częściej pojawia się w kontekście KSeF, ale wiele firm nie do końca wie, po co ten numer jest i czy trzeba się nim przejmować. Jedni słyszeli, że „duże sieci tego wymagają”, inni widzieli pole GLN w strukturze faktury XML i zaczęli się zastanawiać, czy bez niego faktura przejdzie. Spokojnie – da się to wyjaśnić prosto i bez urzędniczego języka.
Co to jest GLN i do czego służy
GLN, czyli Global Location Number, to międzynarodowy numer identyfikacyjny nadawany w systemie GS1. Jego zadaniem jest jednoznaczne wskazanie konkretnego miejsca albo jednostki organizacyjnej. Może to być cała firma, oddział, magazyn, punkt odbioru, a nawet konkretna lokalizacja dostawy. Ważne jest jedno: GLN nie zastępuje NIP-u. To nie jest numer podatkowy ani identyfikator fiskalny. To raczej „adres logiczny” w świecie systemów, logistyki i automatycznej wymiany danych.
GLN a KSeF – jaką pełni rolę
W Krajowy System e-Faktur podstawowym identyfikatorem sprzedawcy i nabywcy pozostaje NIP. GLN jest dodatkiem, który można wykorzystać wtedy, gdy sama nazwa firmy i adres to za mało. KSeF pozwala na przekazywanie GLN w danych faktury, ale nie narzuca takiego obowiązku. To oznacza, że system jest na to przygotowany, jednak korzystają z tego głównie firmy z bardziej rozbudowaną strukturą.
Kiedy używanie GLN ma sens
GLN zaczyna być przydatny wtedy, gdy firma działa „na większą skalę”. Dotyczy to zwłaszcza:
- sieci handlowych z wieloma sklepami,
- firm posiadających kilka magazynów,
- centrów logistycznych i hurtowni,
- organizacji, które pracują na EDI i automatycznej wymianie dokumentów.
Czy GLN jest obowiązkowy w KSeF
Nie. GLN w KSeF jest całkowicie opcjonalny. Brak GLN nie powoduje odrzucenia faktury i nie wpływa na jej ważność. Jeżeli poprawnie podasz NIP i pozostałe wymagane dane, faktura zostanie przyjęta przez system. W praktyce wiele firm nigdy nie będzie korzystać z GLN i jest to zupełnie normalne.
Skąd wziąć numer GLN
GLN nie jest numerem, który można sobie wymyślić albo wpisać losowo. Nadaje go organizacja GS1. W Polsce zajmuje się tym GS1 Polska. Otrzymanie GLN wiąże się z rejestracją w systemie GS1 oraz opłatą członkowską. Każdy GLN jest przypisany do konkretnego podmiotu lub lokalizacji i funkcjonuje w międzynarodowej bazie. Dzięki temu partnerzy handlowi mogą się nim posługiwać bez ryzyka pomyłek.
GLN w strukturze faktury KSeF
Od strony technicznej GLN trafia do określonych pól identyfikacyjnych w XML faktury. KSeF sprawdza poprawność formatu, czyli długość numeru i to, czy składa się wyłącznie z cyfr. System nie weryfikuje, czy dany GLN faktycznie istnieje w bazie GS1, ale błędny format może spowodować odrzucenie dokumentu. Dlatego jeśli już używasz GLN, musi on być wpisany poprawnie.
Podsumowanie – czy warto zawracać sobie głowę GLN
GLN w KSeF to rozwiązanie dla firm, które naprawdę go potrzebują. Daje większą precyzję i porządek w dokumentach, ale nie jest obowiązkiem i nie zastępuje NIP-u. Dla większości małych firm temat GLN pozostanie czysto teoretyczny. Jeżeli jednak współpracujesz z dużymi kontrahentami albo korzystasz z automatycznej wymiany danych, GLN może się okazać przydatnym dodatkiem, który ułatwi życie po obu stronach faktury.
