Od 2026 roku coraz więcej firm w Polsce korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu przedsiębiorców pierwsze pytanie brzmi: jak w praktyce wystawić fakturę w KSeF i czy jest to skomplikowane? W rzeczywistości proces może być bardzo prosty – szczególnie jeśli korzysta się z programu, który przeprowadza użytkownika przez wszystkie etapy. Dobrym przykładem jest serwis Fakturowo.pl, gdzie zarówno autoryzacja, jak i samo wystawienie faktury zajmuje dosłownie kilka minut. Poniżej pokazujemy cały proces krok po kroku.
Czym jest faktura w KSeF?
W systemie KSeF faktura nie jest zwykłym plikiem PDF wysyłanym e-mailem. Jest to faktura ustrukturyzowana, czyli dokument zapisany w specjalnym formacie XML i wysłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Dopiero po przyjęciu przez KSeF dokument otrzymuje numer KSeF, który potwierdza jego poprawne wystawienie.
Programy do fakturowania, takie jak Fakturowo.pl, przygotowują odpowiedni plik XML i wysyłają go do systemu automatycznie – użytkownik w praktyce pracuje tak samo jak wcześniej przy zwykłych fakturach.
Krok 1 – autoryzacja w KSeF
Zanim będzie można wysyłać faktury do KSeF, należy jednorazowo wykonać autoryzację. W serwisie Fakturowo.pl jest to maksymalnie uproszczone.
Autoryzację wykonuje się na stronie:
https://www.fakturowo.pl/ksef/autoryzacja
Wystarczy wykonać kilka prostych czynności:
- wybrać pierwszą opcję autoryzacji – nadanie uprawnień dla Fakturowo.pl,
- wpisać numer NIP swojej firmy,
- pobrać wygenerowany plik XML – przycisk Pobierz plik XML,
- podpisać pobrany plik profilem zaufanym – przycisk Podpisz profilem,
- wgrać podpisany plik z powrotem na tę samą stronę – przycisk Wgraj plik
Krok 2 – wystawienie faktury w systemie
Po wykonaniu autoryzacji można przejść do wystawienia faktury. W serwisie Fakturowo.pl robi się to tak samo jak przy zwykłej fakturze:
- przechodzimy do zakładki - Wystaw dokument
- wybieramy typ dokumentu (np. faktura VAT),
- wpisujemy dane kontrahenta,
- dodajemy produkty lub usługi,
- zapisujemy dokument.
Krok 3 – wysłanie faktury do KSeF
Po zapisaniu dokumentu można wysłać go do KSeF.
W praktyce wygląda to bardzo prosto:
- otwieramy wystawioną fakturę,
- wybieramy opcję - Wyślij do KSeF,
- system przesyła fakturę do systemu KSeF Ministerstwa Finansów.
Krok 4 – udostępnienie faktury kontrahentowi
W przypadku faktur ustrukturyzowanych kontrahent może pobrać dokument bezpośrednio z KSeF. W praktyce jednak wiele firm nadal przekazuje klientom także PDF faktury. W Fakturowo.pl można:
- wysłać fakturę e-mailem,
- pobrać ją w PDF,
- przekazać numer KSeF.
Dlaczego warto korzystać z programu z integracją KSeF?
Teoretycznie faktury można wystawiać bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów. W praktyce jednak większość firm korzysta z programów do fakturowania. Powody są proste:
- znacznie szybsze wystawianie dokumentów,
- baza kontrahentów i produktów,
- automatyczna numeracja faktur,
- eksport danych do księgowości,
- obsługa JPK i innych raportów.
Pobieranie faktur z KSeF
KSeF pozwala również pobierać faktury wystawione przez kontrahentów. W Fakturowo.pl można to zrobić w bardzo prosty sposób. Aby pobrać faktury z KSeF należy wejść na stronę:
https://www.fakturowo.pl/ksef/pobrane
Następnie należy kliknąć przycisk „Pobierz z KSeF”. System automatycznie pobierze dokumenty dostępne w KSeF z danego miesiąca i zapisze je w systemie. Dzięki temu wszystkie faktury zakupowe można mieć w jednym miejscu, bez konieczności ręcznego pobierania ich z rządowej aplikacji.
Podsumowanie
Wystawienie faktury w KSeF nie musi być trudne. Po jednorazowej autoryzacji cały proces wygląda praktycznie tak samo jak wcześniej przy zwykłym fakturowaniu.
W serwisie Fakturowo.pl sprowadza się to do trzech kroków:
- wykonanie autoryzacji z KSeF,
- wystawienie faktury w systemie,
- wysłanie dokumentu do KSeF i odebranie numeru faktury.
