W 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy, a papierowe faktury odejdą do przeszłości. Dla firm z branży TSL oznacza to nie tylko zmianę narzędzi, ale konieczność pełnej cyfryzacji procesów rozliczeniowych. Sprawdź, jak się przygotować i uniknąć kar.
KSeF 2026 - koniec papierowych faktur
Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać nowy wymóg – korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT. To oznacza definitywne odejście od faktur papierowych i PDF-ów, a ich miejsce zajmą ustrukturyzowane e-faktury przesyłane za pośrednictwem rządowej platformy. Dla firm z branży transportu, spedycji i logistyki (TSL) będzie to nie tylko zmiana formalna, ale także konieczność przebudowy całego procesu fakturowania.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Dokument trafia najpierw do systemu, gdzie zostaje sprawdzony i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero po jego nadaniu faktura zostaje uznana za wystawioną i może zostać przekazana kontrahentowi.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wdrażany etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT.
- Od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo.
Jak przygotować firmę TSL do KSeF?
- Analiza obecnych procesów - Przedsiębiorcy powinni przeanalizować obecny sposób wystawiania faktur i przetwarzania dokumentów. Ważne jest, aby już teraz przygotować się na wdrożenie formatu e-faktury zgodnego z wymaganiami KSeF, którego ostateczna struktura zostanie opublikowana w połowie 2025 roku.
- Integracja systemów informatycznych - Systemy księgowe i TMS muszą być gotowe do współpracy z interfejsem API KSeF. W niektórych przypadkach może być konieczna ich aktualizacja lub wymiana. Należy również zadbać o rozwiązania awaryjne, np. buforowanie faktur na wypadek niedostępności systemu KSeF.
- Szkolenia dla pracowników - Pracownicy działów księgowych i administracyjnych powinni być odpowiednio przeszkoleni z zakresu obsługi e-faktur i pracy w nowym środowisku. Zrozumienie nowych procedur zapewni płynność działania firmy po wdrożeniu zmian.
- Testowanie systemu - Zaleca się przetestowanie działania systemów księgowych w środowisku testowym KSeF. Dzięki temu możliwe będzie wcześniejsze wykrycie błędów i lepsze przygotowanie się do obowiązkowego wdrożenia.
- Śledzenie zmian w przepisach - Przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić komunikaty i aktualizacje publikowane przez Ministerstwo Finansów, aby wdrażać zmiany zgodnie z obowiązującym harmonogramem i przepisami.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Wprowadzenie KSeF wiąże się z wieloma potencjalnymi korzyściami, szczególnie dla firm działających w sektorze TSL:
- Automatyzacja procesów fakturowania i księgowości.
- Skrócenie czasu przetwarzania i przesyłania dokumentów.
- Zmniejszenie liczby błędów i pomyłek.
- Lepsza kontrola nad przepływem dokumentów.
- Oszczędność miejsca i łatwiejsza archiwizacja.
- Szybsze rozliczenia z kontrahentami i administracją.
Podsumowanie
Obowiązkowe e-fakturowanie to duże wyzwanie, ale też szansa na uproszczenie i cyfryzację procesów w firmach z branży TSL. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym mniejsze ryzyko, że wdrożenie KSeF przebiegnie w atmosferze chaosu i niepewności. Sprawna integracja, szkolenia i testy to klucz do sukcesu. Warto korzystać z narzędzi, które już dziś oferują zgodność z KSeF, takich jak Fakturowo.pl, aby ułatwić sobie przejście na nowy model rozliczeń.
