Wystawienie faktury z błędnymi danymi nabywcy zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Czasem przyczyną jest zwykła literówka w nazwie firmy, innym razem błędny numer NIP, a niekiedy – całkowite wskazanie niewłaściwego podmiotu. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy można po prostu wyzerować dokument i wystawić nowy, czy może trzeba skorzystać z faktury korygującej lub noty korygującej? Sprawa nie jest błaha, bo nieprawidłowa korekta może skutkować utratą prawa do odliczenia VAT lub sankcjami podatkowymi.
Faktura musi jednoznacznie wskazywać strony transakcji
Zgodnie z ustawą o VAT, faktura musi zawierać pełne dane zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – ich nazwy (lub imiona i nazwiska), adresy oraz numery NIP. Dopiero połączenie tych informacji pozwala jednoznacznie zidentyfikować uczestników transakcji. W praktyce błędy w danych nabywcy są dość powszechne. Dla sprzedawcy oznaczają ryzyko sankcji, a dla nabywcy – utratę prawa do odliczenia VAT. Dlatego kluczowe jest szybkie i prawidłowe naprawienie faktury.
Jak naprawić błędne dane nabywcy
Ustawa o VAT przewiduje dwa sposoby na poprawę błędów:
- fakturę korygującą, którą wystawia sprzedawca,
- notę korygującą, którą wystawia nabywca.
Nota korygująca – tylko przy drobnych pomyłkach
Notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca, ale tylko wtedy, gdy chodzi o nieistotne błędy, np. literówki w nazwie, niepełny adres czy brak jednej cyfry w numerze NIP.
Nie można natomiast za pomocą noty zmienić całego podmiotu – czyli zastąpić błędnego nabywcy zupełnie innym. Organy podatkowe i sądy są w tym względzie jednoznaczne: nota służy tylko do poprawy danych nabywcy w ramach tego samego podmiotu, a nie do zastępowania go innym.
Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 13 kwietnia 2022 r. (0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK). Podkreślono w niej, że jeśli na fakturze wskazano błędnego nabywcę, to jedynym sposobem naprawy jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Faktura korygująca – gdy zmieniamy nabywcę
Faktura korygująca to jedyny dopuszczalny sposób, jeśli trzeba wprowadzić pełną zmianę nabywcy, np. gdy pomylono firmę. To dokument wystawiany przez sprzedawcę, który zastępuje błędne dane poprawnymi.
Taka korekta musi być jasno uzasadniona i powiązana z rzeczywistą transakcją. W praktyce sprzedawca wystawia fakturę korygującą z prawidłowymi danymi nabywcy, a błędny dokument pozostaje w archiwum księgowym.
Uwaga na „zerowanie” faktury
Wielu przedsiębiorców praktykuje tzw. zerowanie faktury – czyli korektę do zera i wystawienie nowego dokumentu. Choć brzmi to wygodnie, może być ryzykowne.
„Wyzerowanie” jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy faktura nie została jeszcze przekazana nabywcy, albo gdy dokument trafił do osoby, która w ogóle nie była stroną transakcji. W innym przypadku organy podatkowe mogą uznać taką operację za próbę wystawienia „pustej faktury”.
W interpretacjach podatkowych (np. KIS z 28 września 2018 r., 0112-KDIL2-3.4012.330.2018.2.WB) dopuszcza się wyzerowanie faktury tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy faktycznie nie doszło do sprzedaży.
Zmiana nabywcy – z konsumenta na firmę i odwrotnie
Osobny problem pojawia się przy fakturach wystawionych pierwotnie na osobę fizyczną (bez NIP), która później zgłasza, że zakup był firmowy. W takiej sytuacji nie da się już poprawić faktury – prawo do wyboru roli nabywcy (konsument lub przedsiębiorca) istnieje tylko w momencie zakupu.
Jeśli klient nie podał NIP przy wystawieniu paragonu, sprzedawca nie może później wystawić faktury „na firmę”. Wystawienie takiego dokumentu może skutkować sankcją w wysokości 100% VAT z faktury.
Odwrotna sytuacja – gdy przedsiębiorcy trzeba zmienić fakturę na osobę prywatną – jest możliwa, ale wymaga korekty i odpowiedniego ujęcia w ewidencji sprzedaży.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie
W praktyce, jeśli faktura została już przekazana kontrahentowi i dotyczy rzeczywistej transakcji, najlepszym i najbezpieczniejszym sposobem naprawy błędów jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Tylko taka forma gwarantuje zgodność z przepisami, minimalizuje ryzyko podatkowe i daje pewność, że faktura zostanie prawidłowo rozliczona po obu stronach.
Podsumowanie
- Dane nabywcy można poprawić fakturą korygującą (zmiana podmiotu) lub notą korygującą (drobne błędy).
- Nota nie może służyć do zmiany nabywcy na inny podmiot.
- „Wyzerowanie” faktury jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach.
- Faktury dla konsumentów nie można później przerobić na firmową.
- Najbezpieczniej jest zawsze wystawić fakturę korygującą.
