Rolnicy ryczałtowi a KSeF w 2026 roku – co naprawdę się zmienia i czy warto z niego korzystać? Od 2026 roku zaczyna obowiązywać powszechny system e-fakturowania, czyli Krajowy System e-Faktur. Wokół tego tematu pojawia się sporo pytań, szczególnie wśród rolników ryczałtowych. Najważniejsza informacja jest jednak prosta: faktury VAT RR nie będą objęte obowiązkowym KSeF. Rolnicy mogą z systemu korzystać, ale nie muszą.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT, jednakże rolnicy ryczałtowi zostali z tego obowiązku wyłączeni. Od 1 kwietnia 2026 roku będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury VAT RR w KSeF. Do 31 marca 2026 roku faktury VAT RR funkcjonują wyłącznie w dotychczasowej formie. To oznacza, że rolnik nie musi się spieszyć z żadnymi decyzjami. Ma czas, by zobaczyć, jak system działa u innych.
Specyfika rozliczeń w rolnictwie jest inna niż w klasycznej działalności gospodarczej. W przypadku faktur VAT RR to nie rolnik, lecz nabywca towarów rolnych wystawia fakturę w jego imieniu. Ministerstwo Finansów uznało, że narzucenie obowiązku KSeF w tej formule byłoby zbyt dużym obciążeniem organizacyjnym. Dlatego wprowadzono rozwiązanie dobrowolne.
Od 1 kwietnia 2026 roku rolnik będzie mógł wskazać w systemie konkretnego nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR w KSeF. W praktyce wygląda to tak:
Tu obowiązuje prosta reguła. Jeśli faktura VAT RR została wystawiona w KSeF, to jej korekta również musi zostać wystawiona w KSeF. Nie można wystawić faktury w systemie, a korekty już w formie papierowej. Dlatego przed podjęciem decyzji warto się zastanowić, czy dana relacja handlowa ma być prowadzona elektronicznie na stałe.
Nie każdemu gospodarstwu przyniesie to realne korzyści. Wiele zależy od skali działalności i liczby odbiorców.
Korzyści są głównie organizacyjne. Dokument trafia do systemu natychmiast, łatwiej go odnaleźć, łatwiej przekazać do księgowości. Nie ma papierowego archiwum i ryzyka zagubienia dokumentu.
Z drugiej strony pojawia się konieczność korzystania z internetu, obsługi systemu i uzgodnień z nabywcami. Trzeba też pamiętać, że w razie awarii technicznych wszystko opiera się na rozwiązaniach cyfrowych.
Dla nabywców sytuacja będzie bardziej złożona. Od 1 lutego 2026 roku większość ich faktur będzie obowiązkowo wystawiana w KSeF. Jednocześnie faktury VAT RR mogą pozostać w tradycyjnej formie, jeśli rolnik nie zdecyduje się na system. To oznacza, że część firm będzie funkcjonować równolegle w dwóch modelach. Dlatego kluczowe stanie się ustalenie z każdym dostawcą, w jakiej formie mają być wystawiane dokumenty.
Rolnicy ryczałtowi otrzymali realną elastyczność. Nie ma przymusu, nie ma sankcji za brak przejścia do systemu, jest czas na obserwację i spokojną decyzję. Najrozsądniejsze podejście to analiza własnej sytuacji. Ilu jest odbiorców, jak wygląda współpraca z księgowością, jakie są możliwości techniczne w gospodarstwie. Dopiero na tej podstawie warto decydować, czy wchodzić w KSeF, czy zostać przy dotychczasowych rozwiązaniach. W 2026 roku najważniejsze będzie jedno: świadoma decyzja, a nie działanie pod presją.
Dlaczego rolnicy mają wyjątek?
Specyfika rozliczeń w rolnictwie jest inna niż w klasycznej działalności gospodarczej. W przypadku faktur VAT RR to nie rolnik, lecz nabywca towarów rolnych wystawia fakturę w jego imieniu. Ministerstwo Finansów uznało, że narzucenie obowiązku KSeF w tej formule byłoby zbyt dużym obciążeniem organizacyjnym. Dlatego wprowadzono rozwiązanie dobrowolne.
Jak będzie działać upoważnienie nabywcy w KSeF?
Od 1 kwietnia 2026 roku rolnik będzie mógł wskazać w systemie konkretnego nabywcę jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur VAT RR w KSeF. W praktyce wygląda to tak:
- Rolnik wskazuje firmę w systemie.
- Od tego momentu ta firma ma obowiązek wystawiać faktury VAT RR w KSeF.
- Upoważnienie można w każdej chwili cofnąć.
Zasada konsekwencji przy korektach
Tu obowiązuje prosta reguła. Jeśli faktura VAT RR została wystawiona w KSeF, to jej korekta również musi zostać wystawiona w KSeF. Nie można wystawić faktury w systemie, a korekty już w formie papierowej. Dlatego przed podjęciem decyzji warto się zastanowić, czy dana relacja handlowa ma być prowadzona elektronicznie na stałe.
Kiedy KSeF może się opłacać rolnikowi?
Nie każdemu gospodarstwu przyniesie to realne korzyści. Wiele zależy od skali działalności i liczby odbiorców.
- Małe gospodarstwo z dwoma lub trzema stałymi odbiorcami raczej nie odczuje dużej różnicy. W takiej sytuacji można spokojnie pozostać przy dotychczasowych zasadach.
- Średnie gospodarstwo, współpracujące z kilkunastoma firmami, może rozważyć selektywne wskazanie tych kontrahentów, którzy już pracują w KSeF i mają odpowiednie zaplecze techniczne.
- Duże gospodarstwo, współpracujące z biurem rachunkowym i obsługujące wielu odbiorców, może zyskać na uporządkowanym, elektronicznym obiegu dokumentów i łatwiejszym przekazywaniu danych do księgowości.
- Sprzedaż bezpośrednia do konsumentów nie podlega fakturom VAT RR, więc w tym obszarze KSeF nie ma znaczenia.
Co zyskują, a z czym trzeba się liczyć?
Korzyści są głównie organizacyjne. Dokument trafia do systemu natychmiast, łatwiej go odnaleźć, łatwiej przekazać do księgowości. Nie ma papierowego archiwum i ryzyka zagubienia dokumentu.
Z drugiej strony pojawia się konieczność korzystania z internetu, obsługi systemu i uzgodnień z nabywcami. Trzeba też pamiętać, że w razie awarii technicznych wszystko opiera się na rozwiązaniach cyfrowych.
Wpływ na firmy skupujące produkty rolne
Dla nabywców sytuacja będzie bardziej złożona. Od 1 lutego 2026 roku większość ich faktur będzie obowiązkowo wystawiana w KSeF. Jednocześnie faktury VAT RR mogą pozostać w tradycyjnej formie, jeśli rolnik nie zdecyduje się na system. To oznacza, że część firm będzie funkcjonować równolegle w dwóch modelach. Dlatego kluczowe stanie się ustalenie z każdym dostawcą, w jakiej formie mają być wystawiane dokumenty.
Podsumowanie
Rolnicy ryczałtowi otrzymali realną elastyczność. Nie ma przymusu, nie ma sankcji za brak przejścia do systemu, jest czas na obserwację i spokojną decyzję. Najrozsądniejsze podejście to analiza własnej sytuacji. Ilu jest odbiorców, jak wygląda współpraca z księgowością, jakie są możliwości techniczne w gospodarstwie. Dopiero na tej podstawie warto decydować, czy wchodzić w KSeF, czy zostać przy dotychczasowych rozwiązaniach. W 2026 roku najważniejsze będzie jedno: świadoma decyzja, a nie działanie pod presją.
