Wprowadzenie obowiązkowego KSeF spowodowało, że przedsiębiorcy coraz częściej pytają nie tylko o zwykłe faktury VAT, ale również o dokumenty wystawiane w szczególnych sytuacjach. Jednym z nich jest faktura VAT RR, stosowana przy zakupie produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Czy fakturę VAT RR trzeba obecnie wysyłać do KSeF? Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Dla faktur VAT RR przewidziano szczególne zasady i w przeciwieństwie do wielu zwykłych faktur nie zostały one automatycznie objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Czym jest faktura VAT RR?
Faktura VAT RR jest szczególnym rodzajem dokumentu stosowanym przy transakcjach z rolnikiem ryczałtowym. Co ważne, dokumentu tego nie wystawia sprzedający produkty rolne rolnik. Fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych, będący czynnym podatnikiem VAT. Jest to więc sytuacja odwrotna od typowej sprzedaży. Rolnik dostarcza produkty lub wykonuje usługę, natomiast dokumentującą zakup fakturę VAT RR sporządza nabywca.
Czy faktura VAT RR musi trafić do KSeF?
Nie. Sam fakt obowiązywania KSeF nie oznacza, że każda faktura VAT RR musi zostać wystawiona za pośrednictwem systemu. Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF umożliwia wystawianie faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje jednak, że korzystanie z KSeF w odniesieniu do tych dokumentów ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że faktura VAT RR może nadal zostać wystawiona poza KSeF, jeżeli rolnik ryczałtowy nie zdecyduje się na korzystanie z tego rozwiązania.
Kiedy VAT RR staje się obowiązkowa w KSeF?
W tym miejscu pojawia się najważniejszy wyjątek. Rolnik ryczałtowy może wskazać w KSeF konkretnego nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych jako podmiot uprawniony do wystawiania dla niego faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF. Jeżeli rolnik dokona takiego wskazania, sytuacja się zmienia.
Od tego momentu wskazany nabywca jest zobowiązany wystawiać faktury VAT RR dla tego rolnika przy użyciu KSeF. Obowiązek trwa do czasu, gdy rolnik odwoła dokonane wcześniej wskazanie.
Można więc przyjąć prostą zasadę:
- rolnik nie wskazał nabywcy w KSeF → faktura VAT RR jest wystawiana poza KSeF,
- rolnik wskazał nabywcę w KSeF → nabywca wystawia VAT RR w KSeF aż do odwołania tego wskazania.
Rolnik ryczałtowy musi wcześniej dokonać wskazania
Nabywca nie powinien samodzielnie decydować, że od tej pory będzie wystawiał faktury VAT RR dla danego rolnika przez KSeF.
Mechanizm rozpoczyna się po stronie rolnika ryczałtowego. Rolnik składa w KSeF odpowiednie oświadczenie dotyczące swojego statusu i wskazuje nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR.
Jeżeli tego nie zrobi, nabywca wystawia dokument poza KSeF na dotychczasowych zasadach. Jest to istotna różnica w porównaniu ze zwykłymi fakturami objętymi obowiązkowym KSeF, gdzie obowiązek wystawienia dokumentu w systemie wynika bezpośrednio z przepisów po spełnieniu określonych warunków.
VAT RR ma własną strukturę w KSeF
Faktury VAT RR nie są przesyłane do KSeF jako standardowe faktury zgodne ze strukturą FA(3). Ministerstwo Finansów przygotowało dla nich oddzielną strukturę logiczną FA_RR(1). Struktura ta została zaprojektowana specjalnie dla faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Uwzględnia charakterystyczne dla tych dokumentów informacje związane z zakupem produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Nie należy więc traktować faktury VAT RR jako kolejnego wariantu zwykłej faktury FA(3).
A co z korektą faktury VAT RR?
KSeF obsługuje również dokument VAT RR KOREKTA. W praktyce obowiązuje podobna zasada jak w przypadku dokumentu pierwotnego. Jeżeli rolnik wskazał nabywcę jako uprawnionego do korzystania z KSeF przy VAT RR, nabywca wystawia w systemie również odpowiednie faktury VAT RR KOREKTA. Jeżeli korygowana faktura VAT RR została wcześniej wystawiona w KSeF, korekta zawiera również informacje pozwalające powiązać ją z dokumentem pierwotnym, w tym numer KSeF faktury korygowanej.
Czy rolnik będący czynnym podatnikiem VAT też korzysta z VAT RR?
Tutaj trzeba uważać na jeszcze jedno rozróżnienie. Opisane zasady dotyczą rolników ryczałtowych. Jeżeli rolnik jest natomiast zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT i sam wystawia zwykłą fakturę dokumentującą sprzedaż swoich produktów, nie jest to faktura VAT RR. Taki dokument podlega zasadom dotyczącym zwykłych faktur i obowiązkowego KSeF. Nie można więc przyjąć zasady, że każda faktura związana z działalnością rolniczą jest wyłączona z obowiązkowego KSeF. Szczególne rozwiązanie dotyczy właśnie faktur VAT RR wystawianych przez nabywcę na rzecz rolnika ryczałtowego.
Przykład
Firma skupuje owoce od rolnika ryczałtowego. To firma jako czynny podatnik VAT wystawia rolnikowi fakturę VAT RR. Jeżeli rolnik nie wskazał firmy w KSeF jako podmiotu uprawnionego do wystawiania VAT RR, firma wystawia dokument poza KSeF. Jeżeli natomiast rolnik dokonał takiego wskazania, firma powinna wystawiać kolejne faktury VAT RR dla tego rolnika przy użyciu KSeF. Jeżeli firma kupuje produkty od wielu rolników ryczałtowych, sytuacja może być różna dla każdego z nich. Jeden rolnik może zdecydować się na VAT RR w KSeF, a drugi pozostać przy dokumentach wystawianych poza systemem.
VAT RR w KSeF – najważniejsza zasada
Faktury VAT RR oraz VAT RR KOREKTA nie są z automatu objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 roku system umożliwia ich wystawianie elektronicznie przy wykorzystaniu specjalnej struktury FA_RR(1). O tym, czy ten sposób będzie stosowany w relacji z konkretnym rolnikiem ryczałtowym, decyduje jednak przede wszystkim sam rolnik. Jeżeli rolnik nie dokona odpowiedniego wskazania w KSeF, faktura VAT RR pozostaje poza systemem. Jeżeli wskaże konkretnego nabywcę, nabywca ma obowiązek wystawiać dla niego VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF do momentu odwołania tego wskazania. Dla firm skupujących produkty rolne oznacza to, że przed wystawieniem VAT RR warto przede wszystkim ustalić, czy dany rolnik uruchomił dla nich możliwość wystawiania tych dokumentów w KSeF.
Obsługa VAT RR w KSeF w Fakturowo.pl
Warto dodać, że Fakturowo.pl jako jeden z nielicznych serwisów do fakturowania umożliwia pełną obsługę faktur VAT RR w KSeF. Użytkownicy mogą w serwisie:
- wystawiać faktury VAT RR,
- wystawiać VAT RR KOREKTA,
- wysyłać oba rodzaje dokumentów bezpośrednio do KSeF,
- a także pobierać z KSeF faktury VAT RR i ich korekty.
Więcej informacji w dziale pomocy - https://www.fakturowo.pl/pomoc/faktury-vat-rr-w-ksef
