Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się wiele pytań o to, co stanie się z fakturami proforma. Czy nadal będzie można je wystawiać? Czy trafią do systemu KSeF? Wyjaśniamy, jak to wygląda w praktyce i na co warto zwrócić uwagę po zmianach w przepisach.
Kiedy rusza obowiązkowy KSeF
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 roku,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o sprzedaży poniżej 10 000 zł rocznie.
Czym właściwie jest faktura proforma
Proforma to dokument, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. To tylko informacja handlowa – wstępna oferta dla klienta. Na proformie można pokazać kwotę, warunki płatności, termin czy numer konta, ale nie można jej traktować jako faktury sprzedaży.
Nie daje prawa do odliczenia VAT, nie generuje obowiązku podatkowego i nie jest księgowana w ewidencjach. Proformy wystawia się głównie w celach informacyjnych – np. aby klient mógł dokonać przedpłaty przed wystawieniem właściwej faktury.
Co mówi ustawa o VAT
W polskim prawie nie ma pojęcia „faktura proforma”. Artykuł 106b ust. 1 ustawy o VAT mówi wyraźnie, że fakturę wystawia się tylko wtedy, gdy doszło do dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki.
Dlatego proforma nie spełnia warunków dokumentu księgowego. Potwierdził to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 maja 2022 r., a wcześniej podobne stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. Oba organy uznały, że proforma to jedynie zapowiedź faktury VAT, nie rodząca żadnych skutków podatkowych.
Czy proformę można wystawić w KSeF?
Nie. System KSeF przyjmuje tylko faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty zgodne ze schematem FA(2) lub FA(3), które mają przypisany numer KSeF i są dokumentem sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT.
Proforma nie spełnia tych wymogów – nie jest fakturą, więc nie może być wysłana do KSeF. Można ją natomiast wystawiać we własnym systemie fakturowym (np. w Fakturowo.pl) i przesłać klientowi tradycyjnie e-mailem.
Jak wygląda to w praktyce
- Sprzedawca wystawia fakturę proforma – np. w celu uzyskania przedpłaty.
- Klient dokonuje zapłaty na podstawie proformy.
- Po otrzymaniu płatności wystawiana jest faktura zaliczkowa lub sprzedażowa, która trafia do KSeF i otrzymuje numer systemowy.
- Proforma pozostaje dokumentem czysto informacyjnym, który pomaga w komunikacji z klientem, ale nie uczestniczy w obiegu księgowym.
Autentyczność i integralność danych
Ustawa o VAT wymaga, by faktury gwarantowały autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. W przypadku KSeF te wymogi zapewnia sam system Ministerstwa Finansów. Ponieważ proforma nie jest fakturą VAT i nie trafia do KSeF, nie posiada tych gwarancji – to po prostu plik lub dokument przygotowany w dowolny sposób.
Podsumowanie
Proforma nadal będzie funkcjonować w obrocie gospodarczym, ale jej status się nie zmieni – pozostanie dokumentem informacyjnym, niewysyłanym do KSeF. Od 2026 roku obowiązkowe będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane (VAT), natomiast proformy można wystawiać w dotychczasowy sposób – jako ofertę dla klienta.
W systemie Fakturowo.pl możesz tworzyć zarówno proformy, jak i faktury KSeF – dzięki temu wygodnie oddzielisz dokumenty handlowe od księgowych.
