Faktura pro forma jest często stosowanym dokumentem w relacjach biznesowych – wykorzystywana m.in. jako element procesu ofertowego lub podstawy do dokonania płatności. Choć bywa mylona z fakturą VAT, w rzeczywistości pełni zupełnie inną funkcję i nie wywołuje skutków podatkowych. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego posiadanie faktury pro forma nie uprawnia do odliczenia podatku VAT i co z tego wynika dla przedsiębiorców.
Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument, który zawiera dane zbliżone do faktury VAT, jednak nie stanowi dowodu sprzedaży ani dokumentu księgowego. Jej celem jest przedstawienie warunków planowanej transakcji – takich jak cena, ilość towarów, stawka VAT czy termin dostawy – zanim dojdzie do jej sfinalizowania.
Pro forma bywa wystawiana np. przed dokonaniem przedpłaty lub jako dokument towarzyszący ofercie. Dla wielu kontrahentów pełni funkcję potwierdzenia złożenia zamówienia, jednak należy pamiętać, że nie jest ani fakturą VAT, ani podstawą do ewidencji w księgach rachunkowych.
Faktura pro forma a prawo do odliczenia VAT
Z punktu widzenia ustawy o VAT, podstawą do odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie faktury dokumentującej faktyczne nabycie towaru lub usługi. Faktura pro forma, jako dokument informacyjny, nie spełnia tego warunku.
W interpretacjach podatkowych organów skarbowych jednoznacznie wskazano, że faktura pro forma nie uprawnia do odliczenia podatku VAT, ponieważ nie potwierdza dokonania transakcji. W konsekwencji, nawet jeśli na podstawie pro formy dokonano zapłaty, to samo posiadanie takiego dokumentu nie pozwala na odliczenie VAT-u w deklaracji podatkowej.
Konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który otrzyma fakturę pro forma i ureguluje na jej podstawie należność, nie może jeszcze wykazać podatku naliczonego do odliczenia. Aby móc skorzystać z tego prawa, konieczne jest uzyskanie właściwej faktury VAT – zawierającej wszystkie wymagane elementy zgodnie z przepisami.
Brak takiego dokumentu w momencie kontroli podatkowej może skutkować odmową odliczenia VAT, a w niektórych przypadkach również nałożeniem sankcji. To ważne przypomnienie, że w obrocie gospodarczym istotne jest nie tylko dokonanie płatności, ale również odpowiednia dokumentacja transakcji.
Podsumowanie
Faktura pro forma jest przydatnym narzędziem komunikacji między kontrahentami – może stanowić podstawę do wystawienia zamówienia, uzyskania finansowania lub uruchomienia procedur logistycznych. Nie można jej jednak traktować jako pełnoprawnej faktury VAT.
W świetle polskiego prawa podatkowego, jedynie faktura VAT dokumentująca rzeczywistą transakcję uprawnia do odliczenia podatku naliczonego. Przedsiębiorcy powinni zatem zwracać szczególną uwagę na to, jaki dokument posiadają w swojej dokumentacji i kiedy mogą go wykorzystać w rozliczeniach z urzędem skarbowym.
Z perspektywy bezpieczeństwa podatkowego warto dopilnować, aby po zapłacie otrzymać niezwłocznie fakturę VAT. Tylko wtedy odliczenie VAT-u będzie możliwe i zgodne z obowiązującymi przepisami. Świadomość różnic między dokumentami to fundament prawidłowego zarządzania podatkami w każdej firmie – niezależnie od jej wielkości i branży.
