Wystawianie faktur w językach obcych to codzienność wielu firm handlujących z zagranicą. Czy jednak faktura po angielsku, niemiecku lub francusku jest zgodna z polskimi przepisami? Jak pogodzić wymagania KSeF z oczekiwaniami kontrahenta z innego kraju? W tym artykule wyjaśniamy, jak bezpiecznie wystawiać e-faktury w językach obcych i kiedy warto zastosować wersję dwujęzyczną.
Czy faktura w języku obcym jest zgodna z prawem?
Tak, polskie przepisy nie zabraniają wystawiania faktur w języku obcym. Jednak warto wiedzieć o kilku istotnych zasadach:
- Faktura powinna zawierać wszystkie wymagane elementy zgodne z ustawą o VAT.
- W razie kontroli urząd skarbowy może zażądać tłumaczenia faktury na język polski.
- W niektórych przypadkach (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) faktura w języku obcym bywa wręcz wskazana, bo ułatwia komunikację z zagranicznym odbiorcą.
E-faktura w języku obcym a KSeF
W systemie KSeF najważniejsze są dane zawarte w strukturze XML, a nie w warstwie graficznej faktury. Co to oznacza w praktyce?
- Można wprowadzić dane w języku obcym, np. opisy usług, nazwy produktów.
- Nie ma jeszcze oficjalnego mechanizmu na wielojęzyczną wersję graficzną faktury w KSeF – ale nic nie stoi na przeszkodzie, by przygotować drugą wersję faktury jako PDF do wysłania kontrahentowi poza systemem.
Jak przygotować szablon faktury w języku obcym?
Jeśli często wystawiasz faktury np. po angielsku, francusku czy niemiecku, warto przygotować gotowy szablon. Najlepiej przetłumaczyć wszystkie główne pola faktury: datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę produktu lub usługi, ilość, cenę, stawkę VAT, termin płatności i kwotę do zapłaty. Warto dodać też informację o języku dokumentu i ewentualnej wersji polskiej, jeśli występuje.
Najczęstsze błędy przy fakturach w językach obcych
- Brak wymaganych danych w języku polskim – jeśli faktura jest tylko po angielsku i trafia do polskiego urzędu, fiskus może poprosić o tłumaczenie.
- Zamiana waluty z językiem – nie myl języka faktury z walutą. Możesz mieć fakturę po polsku w euro albo po angielsku w złotówkach.
- Nieczytelne tłumaczenia – używaj terminów księgowych, a nie dosłownych lub automatycznych tłumaczeń.
- Brak numeru VAT kontrahenta z UE – w transakcjach wewnątrzwspólnotowych to element obowiązkowy.
Podsumowanie
Wystawianie e-faktur w językach obcych to nie tylko dozwolona, ale często bardzo praktyczna opcja. Zadbaj jednak o zgodność z polskim prawem, pamiętaj o strukturze KSeF i stosuj sprawdzone tłumaczenia. W wielu przypadkach warto przygotować wersję dwujęzyczną – będzie czytelna zarówno dla klienta zagranicznego, jak i polskiego urzędu.
Wskazówka
W Fakturowo.pl możesz przygotować własny szablon językowy i szybko przełączać się między różnymi wersjami, więcej informacji na poniższych stronach:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/faktury-dwujezyczne
https://www.fakturowo.pl/dostepne-jezyki
