Jeszcze do niedawna sprawa była prosta. Działalność nierejestrowana i KSeF żyły w dwóch różnych światach. Jedno dotyczyło drobnego dorabiania, drugie dużych zmian w fakturowaniu firm. Od 2026 roku ta granica zaczyna się jednak delikatnie przesuwać i warto wiedzieć, gdzie dokładnie przebiega. Ten artykuł porządkuje temat bez straszenia i bez prawniczego żargonu.
Działalność nierejestrowana – krótkie przypomnienie
Działalność nierejestrowana to legalny sposób na drobne zarabianie bez zakładania firmy. Można z niej korzystać, jeśli:
- nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach,
- miesięczny przychód nie przekracza 50% minimalnego wynagrodzenia,
- działasz jako osoba fizyczna, bez wpisu do CEIDG.
KSeF – kogo obejmuje z założenia
Krajowy System e-Faktur został stworzony z myślą o fakturach VAT. Do tej pory oznaczało to jedno: jeśli nie jesteś podatnikiem VAT i nie wystawiasz faktur VAT, to KSeF Cię nie dotyczy. I to założenie nadal jest w dużej mierze prawdziwe, ale pojawiają się wyjątki.
Sprzedaż B2C – tu nic się nie zmienia
Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym:
- nie wystawiasz faktur VAT,
- możesz posługiwać się rachunkiem lub potwierdzeniem sprzedaży,
- nie korzystasz z KSeF.
Sprzedaż B2B – tu pojawia się KSeF
Sytuacja zmienia się w momencie, gdy Twoim klientem jest firma. Od 2026 roku, jeśli przy działalności nierejestrowanej wystawiasz fakturę dla innego przedsiębiorcy, taka faktura:
- będzie musiała zostać wystawiona w KSeF,
- stanie się e-fakturą z numerem KSeF,
- trafi automatycznie do systemu Ministerstwa Finansów.
Okres przejściowy i małe kwoty
Ustawodawca przewidział okres przejściowy dla najmniejszych sprzedawców. Do końca 2026 roku osoby o bardzo niskich obrotach będą mogły jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, ale jest to rozwiązanie tymczasowe. Od 2027 roku nawet przy niewielkiej sprzedaży B2B e-faktura stanie się standardem.
NIP i dostęp do KSeF
Aby w ogóle skorzystać z KSeF, potrzebny jest numer NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często go nie posiadają, bo nie był im wcześniej do niczego potrzebny. Jeżeli planujesz sprzedaż B2B i wystawianie faktur:
- konieczne będzie uzyskanie NIP,
- potrzebna będzie autoryzacja w KSeF,
- warto korzystać z programu, który obsłuży to technicznie za Ciebie.
Czy wystawienie faktury oznacza koniec działalności nierejestrowanej
Sama faktura jeszcze nie oznacza automatycznie konieczności rejestracji firmy. Kluczowe są limity przychodów i ciągłość działalności. Natomiast w praktyce, jeśli coraz częściej wystawiasz faktury firmom, to:
- szybciej zbliżasz się do limitu,
- rośnie liczba formalności,
- przejście na normalną działalność gospodarczą staje się naturalnym krokiem.
Podsumowanie bez niedomówień
Działalność nierejestrowana nie znika i nie zostaje zrównana z firmą. Nadal możesz legalnie sprzedawać bez CEIDG i bez ZUS. Trzeba jednak pamiętać o jednym:
- Jeśli sprzedajesz firmom i wystawiasz faktury, KSeF zacznie Cię dotyczyć.
- Jeśli sprzedajesz osobom prywatnym, KSeF możesz spokojnie ignorować.
