W tradycyjnym obiegu faktur przedsiębiorcy często spotykali się z koniecznością wystawienia duplikatu – gdy faktura zaginęła, uległa zniszczeniu albo nie dotarła do odbiorcy. Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ten problem praktycznie znika. Jak więc wygląda kwestia duplikatów w nowym systemie i co to oznacza dla firm?
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat to ponownie wystawiona faktura z oznaczeniem „duplikat”, mająca identyczną treść jak faktura pierwotna. W systemie papierowym czy elektronicznym (np. PDF wysyłany mailem) był on konieczny w sytuacjach, gdy dokument został utracony przez sprzedawcę lub nabywcę. Duplikat miał tę samą moc prawną co oryginał i mógł być podstawą do odliczenia VAT czy zaksięgowania kosztów.
Jak KSeF zmienia sytuację?
W KSeF wszystkie faktury są przechowywane centralnie na serwerach Ministerstwa Finansów. Po wystawieniu dokumentu sprzedawca i nabywca mają do niego dostęp w dowolnym momencie. To oznacza, że:
- nie ma już potrzeby wystawiania duplikatów,
- faktura nie może „zginąć”, bo zawsze znajdziemy ją w systemie,
- każda strona transakcji ma dostęp do identycznej wersji dokumentu,
- nie ma ryzyka posługiwania się różnymi kopiami czy wersjami.
Co w praktyce oznacza brak duplikatów?
Dla przedsiębiorców to duże uproszczenie. Jeśli klient twierdzi, że nie otrzymał faktury, nie trzeba wystawiać duplikatu – wystarczy wskazać mu numer KSeF lub udostępnić plik pobrany z systemu. Dokument jest jeden i niezmienny.
Warto też pamiętać, że KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, co rozwiązuje problem archiwizacji i ewentualnego odtwarzania dokumentów przy kontrolach.
Co z firmami, które jeszcze nie korzystają z KSeF?
Do końca 2025 roku KSeF jest dobrowolny, ale już od 2026 będzie obowiązkowy. Oznacza to, że wciąż zdarzają się sytuacje, gdy firmy pracują „po staremu”. W takich przypadkach duplikaty nadal mogą być potrzebne. Jednak im szybciej przedsiębiorca zacznie korzystać z KSeF, tym szybciej wyeliminuje ten problem.
Podsumowanie
KSeF praktycznie likwiduje instytucję duplikatu faktury. Wszystkie dokumenty są w jednym, bezpiecznym systemie, zawsze dostępne i jednolite. To spora zmiana – szczególnie dla księgowości i osób odpowiedzialnych za kontakt z kontrahentami. Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał działać w ten sposób, więc warto już dziś oswoić się z nową rzeczywistością.
