Nie każdy przedsiębiorca chce logować się za każdym razem do portalu Ministerstwa Finansów, by wystawić fakturę w KSeF. Na szczęście nie jest to konieczne. Dzięki integracji z oprogramowaniem możesz korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur bez ręcznego logowania. Sprawdź, jak to działa w praktyce i jakie masz możliwości.
Jak to działa w praktyce
Zamiast logować się do portalu KSeF, program fakturujący (np. Fakturowo.pl) łączy się bezpośrednio z systemem Ministerstwa Finansów przez specjalne API. Program samodzielnie wysyła faktury w odpowiednim formacie, podpisuje je i odbiera potwierdzenie z KSeF. Użytkownik widzi tylko efekt końcowy — fakturę z numerem KSeF — bez żadnego logowania.
Czy to jest zgodne z przepisami
Tak. Ministerstwo Finansów dopuszcza korzystanie z dowolnego programu zintegrowanego z KSeF. Wystawienie e-faktury przez zewnętrzne oprogramowanie jest w pełni legalne, o ile komunikacja odbywa się przez autoryzowany interfejs API i zachowana jest struktura e-faktury.
Co oznacza „bez logowania”
Nie ma czegoś takiego jak całkowicie anonimowy dostęp do KSeF. System zawsze wymaga uwierzytelnienia. „Bez logowania” oznacza jedynie, że użytkownik nie musi każdorazowo wchodzić na portal i wpisywać loginu czy hasła — autoryzacja odbywa się automatycznie w tle, poprzez token lub certyfikat zaufanego programu.
Trzy sposoby korzystania z KSeF bez logowania
- Integracja API - Najbardziej zaawansowana metoda, stosowana przez firmy posiadające własne systemy księgowe. Umożliwia pełną automatyzację wysyłki i odbioru faktur.
- Dostawca oprogramowania (np. Fakturowo.pl) - Najprostsza opcja dla mikroprzedsiębiorców. Wszystko odbywa się w tle – użytkownik wystawia fakturę w znanym formularzu, a system sam komunikuje się z KSeF.
- Upoważnienia i dostęp delegowany - Właściciel firmy może nadać prawo do wystawiania faktur swojemu biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Każda uprawniona osoba działa w imieniu podatnika, również bez logowania do portalu MF.
Co musisz wiedzieć technicznie
- KSeF 2.0 wymaga aktualizacji integracji i nowych tokenów autoryzacyjnych.
- Struktura e-faktury opiera się na plikach XML FA(3).
- Ministerstwo udostępnia środowisko testowe, które warto wykorzystać przed wdrożeniem produkcyjnym.
- Program powinien obsługiwać kolejkę wysyłek i ponawianie w razie błędów.
Dlaczego warto korzystać z KSeF bez logowania
- Nie tracisz czasu na logowanie i ręczne wgrywanie faktur.
- Masz wszystkie dokumenty w jednym miejscu – w programie do fakturowania.
- Możesz automatycznie księgować, pobierać statusy i kontrolować płatności.
- Zmniejszasz ryzyko błędów ludzkich i pomyłek w datach czy numerach.
Na co uważać
- Dostęp techniczny do KSeF musi być odpowiednio zabezpieczony – nie udostępniaj tokenów ani certyfikatów.
- Integracja powinna być aktualizowana wraz ze zmianami w systemie MF.
- Upewnij się, że program, z którego korzystasz, posiada aktualny certyfikat i testy komunikacji z KSeF 2.0.
Co zrobić teraz
- Jeśli korzystasz z programu do faktur – sprawdź, czy jest zintegrowany z KSeF.
- Jeśli prowadzisz własne rozwiązanie – przygotuj integrację z API i przetestuj ją.
- Jeśli masz biuro rachunkowe – ustal, kto i na jakich zasadach wystawia faktury w Twoim imieniu.
Podsumowanie
Dostęp do KSeF bez logowania to duża wygoda dla przedsiębiorców. Dzięki integracji z oprogramowaniem fakturowym nie musisz pamiętać o logowaniu do portalu ani ręcznym przesyłaniu dokumentów. System działa w tle, bezpiecznie i zgodnie z przepisami, a Ty możesz skupić się na prowadzeniu firmy.
