Przez lata przyzwyczailiśmy się do faktur w PDF albo jako skanów. Firmy wysyłały je mailem, a potem ktoś musiał z nich przepisać dane do systemu księgowego lub magazynowego. Żeby to przyspieszyć, zaczęto korzystać z OCR, czyli technologii rozpoznawania tekstu z obrazu. OCR działa całkiem dobrze, ale nie jest nieomylny. Potrafi pomylić cyfrę w numerze faktury, źle odczytać NIP albo datę sprzedaży. Dlatego dane i tak trzeba sprawdzić. Przy większej liczbie dokumentów to nadal oznacza sporo pracy. I właśnie tu pojawia się Krajowy System e-Faktur.
Póżnica pomiędzy KSeF i OCR
OCR analizuje obraz dokumentu. Widzi litery i cyfry, a potem próbuje je zinterpretować. KSeF działa inaczej. Wprowadza jeden, obowiązkowy format faktury – tzw. fakturę ustrukturyzowaną. To oznacza, że każda faktura ma identyczną strukturę techniczną. Dane nie są już „odczytywane” z obrazu. One są zapisane w konkretnych polach pliku w określony sposób. System informatyczny nie musi zgadywać, gdzie jest numer faktury albo kwota VAT. On po prostu pobiera te informacje z odpowiedniego miejsca w pliku. To zasadnicza zmiana.
Czy KSeF wyeliminuje OCR?
W przypadku krajowych faktur objętych KSeF – w dużym stopniu tak. Skoro faktura powstaje w ustandaryzowanej formie i trafia bezpośrednio do systemu, nie ma potrzeby jej „czytać” jak obrazu. Dane można przetwarzać automatycznie. Bez ryzyka, że system pomyli 8 z 3 albo zgubi przecinek w kwocie. OCR nadal będzie potrzebny przy:
- starszych dokumentach sprzed obowiązkowego KSeF,
- fakturach zagranicznych,
- innych dokumentach, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi.
Co to oznacza dla firm?
Zmiana nie dotyczy wyłącznie biur rachunkowych. Skorzystają na niej:
- przedsiębiorcy wystawiający faktury,
- działy księgowości w firmach,
- systemy ERP i programy magazynowe,
- platformy automatyzujące obieg dokumentów.
Z dokumentu do danych
Największa zmiana polega na tym, że faktura przestaje być „obrazem do przeczytania”, a staje się zbiorem danych do przetworzenia. OCR był próbą poradzenia sobie z chaosem różnych formatów i układów faktur. KSeF porządkuje ten chaos u źródła, wprowadzając jeden wspólny standard. Dlatego można powiedzieć wprost: KSeF nie jest ulepszonym OCR-em. To rozwiązanie, które sprawia, że przy krajowych fakturach OCR przestaje być potrzebny.
