Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone z myślą o bezpieczeństwie i automatyzacji rozliczeń, jednak w rękach niepowołanych osób może stać się źródłem poważnych nadużyć. Podszywanie się pod wystawcę faktur czy masowe wystawianie fikcyjnych dokumentów to tylko niektóre z potencjalnych zagrożeń. Sprawdź, jak się przed nimi skutecznie bronić.
Wprowadzenie ogólnopolskiego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zwiększenie kontroli nad obiegiem faktur oraz ułatwienie przedsiębiorcom zarządzania dokumentami sprzedażowymi. Choć system ten oferuje wiele korzyści, jak każda technologia – nie jest całkowicie wolny od ryzyka. Pojawiają się pytania, czy KSeF może zostać wykorzystany w celach oszukańczych i jak się przed tym zabezpieczyć. Poniżej omawiamy najczęstsze zagrożenia i sposoby ochrony.
Jednym z potencjalnych zagrożeń związanych z KSeF jest możliwość podszywania się pod innego przedsiębiorcę, czyli fałszywe wystawianie faktur na dane innego podmiotu. Choć w teorii system oparty jest na uwierzytelnieniu użytkownika (np. poprzez certyfikat kwalifikowany lub token dostępowy), to niewłaściwe przechowywanie danych uwierzytelniających (np. kluczy API lub loginów) może prowadzić do ich przejęcia.
Przykład zagrożenia:
Oszust zdobywa dane dostępowe do konta firmy i wystawia faktury w jej imieniu, bez faktycznego świadczenia usług czy sprzedaży towarów. Taki proceder może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje prawno-skarbowe.
Innym sposobem wykorzystania KSeF do oszustwa jest masowe generowanie fikcyjnych faktur – tzw. „faktur za nic”. Choć ich rozpoznanie w KSeF jest ułatwione przez cyfrową formę i ustrukturyzowanie danych, skala tego typu działań może utrudnić ich szybkie wykrycie.
Cel takich działań może być różny:
Aby zminimalizować ryzyko wykorzystania KSeF do działań niezgodnych z prawem, przedsiębiorcy powinni wdrożyć kilka istotnych zasad bezpieczeństwa:
Choć KSeF został stworzony jako narzędzie zabezpieczające przed oszustwami podatkowymi, jak każda cyfrowa platforma – nie jest odporny na próby nadużyć. Podszywanie się pod firmy czy masowe wystawianie fikcyjnych faktur to realne ryzyka, którym trzeba przeciwdziałać poprzez odpowiednie procedury i technologie. Kluczem jest świadomość zagrożeń, bieżąca kontrola i korzystanie z profesjonalnych narzędzi do obsługi faktur elektronicznych.
Podszywanie się pod wystawcę faktury
Jednym z potencjalnych zagrożeń związanych z KSeF jest możliwość podszywania się pod innego przedsiębiorcę, czyli fałszywe wystawianie faktur na dane innego podmiotu. Choć w teorii system oparty jest na uwierzytelnieniu użytkownika (np. poprzez certyfikat kwalifikowany lub token dostępowy), to niewłaściwe przechowywanie danych uwierzytelniających (np. kluczy API lub loginów) może prowadzić do ich przejęcia.
Przykład zagrożenia:
Oszust zdobywa dane dostępowe do konta firmy i wystawia faktury w jej imieniu, bez faktycznego świadczenia usług czy sprzedaży towarów. Taki proceder może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje prawno-skarbowe.
Masowe faktury „za nic”
Innym sposobem wykorzystania KSeF do oszustwa jest masowe generowanie fikcyjnych faktur – tzw. „faktur za nic”. Choć ich rozpoznanie w KSeF jest ułatwione przez cyfrową formę i ustrukturyzowanie danych, skala tego typu działań może utrudnić ich szybkie wykrycie.
Cel takich działań może być różny:
- Próba uzyskania zapłaty od nieświadomych kontrahentów.
- Wykorzystanie faktur do wyłudzania nienależnych zwrotów podatku VAT.
- Wprowadzanie chaosu w systemie finansowym firm konkurencyjnych.
Jak się chronić?
Aby zminimalizować ryzyko wykorzystania KSeF do działań niezgodnych z prawem, przedsiębiorcy powinni wdrożyć kilka istotnych zasad bezpieczeństwa:
- Utrzymuj kontrolę nad dostępem do KSeF:
- Używaj silnych haseł i certyfikatów uwierzytelniających.
- Ogranicz dostęp do systemu tylko dla uprawnionych osób.
- Stosuj mechanizmy logowania dwuskładnikowego, jeśli to możliwe.
- Regularnie monitoruj faktury:
- Sprawdzaj, czy nie pojawiły się faktury, których nie wystawiałeś.
- Weryfikuj listę odbiorców i dane kontrahentów.
- Korzystaj z zaufanych rozwiązań księgowych i e-fakturowania:
- Systemy takie jak Fakturowo.pl pozwalają na integrację z KSeF i oferują dodatkowe warstwy kontroli oraz przejrzysty podgląd nad wszystkimi wystawionymi fakturami.
- Edukuj zespół:
- Zadbaj o szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa i działania KSeF, szczególnie dla osób obsługujących faktury.
Podsumowanie
Choć KSeF został stworzony jako narzędzie zabezpieczające przed oszustwami podatkowymi, jak każda cyfrowa platforma – nie jest odporny na próby nadużyć. Podszywanie się pod firmy czy masowe wystawianie fikcyjnych faktur to realne ryzyka, którym trzeba przeciwdziałać poprzez odpowiednie procedury i technologie. Kluczem jest świadomość zagrożeń, bieżąca kontrola i korzystanie z profesjonalnych narzędzi do obsługi faktur elektronicznych.
