Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kilku lat zmienia sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Do tej pory był to dla wielu firm system opcjonalny, ale od 2026 roku stanie się obowiązkowy. Wraz z tym nadejdą nowe narzędzia, w tym certyfikaty KSeF – cyfrowe „klucze”, bez których wkrótce nie będzie możliwe sprawne wystawianie faktur.
Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli pobierać własne certyfikaty KSeF. To nie jest tylko kolejny dokument – to rozwiązanie, które ma uprościć logowanie, zwiększyć bezpieczeństwo i umożliwić pracę w trybach awaryjnych. Certyfikat nie jest podpisem kwalifikowanym, ale pełni zbliżoną funkcję: potwierdza, że dana osoba ma prawo korzystać z systemu i wystawiać faktury.
Certyfikat przyda się w kilku sytuacjach:
Certyfikat to nie tylko forma logowania. Ma cztery główne funkcje, które zabezpieczają pracę w KSeF:
Aby pobrać certyfikat, trzeba skorzystać z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Proces będzie prosty i w pełni online. Warto pamiętać, że:
W 2026 roku, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, brak certyfikatu oznacza kłopoty. Bez niego nie zalogujesz się do systemu, nie wyślesz faktury, a w razie awarii zostaniesz bez narzędzi. Wdrożenie certyfikatów to też większe bezpieczeństwo – dostęp do danych firmy będzie chroniony, a każdy dokument przypisany do konkretnej osoby.
Nie warto czekać do ostatniej chwili. Już teraz firmy powinny:
Wprowadzenie certyfikatów KSeF to duża zmiana dla wszystkich firm. Od listopada 2025 trzeba będzie myśleć nie tylko o samych fakturach, ale też o tym, kto i jak się loguje do systemu. Certyfikat stanie się cyfrowym kluczem – bez niego nie zalogujesz się do API, nie wystawisz faktury w trybie offline i nie potwierdzisz autentyczności dokumentu kodem QR.
Najlepiej przygotować się wcześniej: sprawdzić oprogramowanie, złożyć wniosek o certyfikat, wyznaczyć osoby odpowiedzialne i przetestować tryby awaryjne. Kiedy 1 lutego 2026 KSeF stanie się obowiązkowy, a z końcem roku tokeny odejdą do historii, te firmy, które będą gotowe, przejdą zmianę bezboleśnie.
Do czego służy certyfikat KSeF?
Certyfikat przyda się w kilku sytuacjach:
- Logowanie do systemu – bez niego nie będzie dostępu do chronionych zasobów ani do API 2.0, które wykorzystują programy do fakturowania.
- Praca w trybie offline – jeśli serwery KSeF nie działają lub firma celowo działa w trybie offline24, certyfikat pozwala nadal wystawiać dokumenty w swoim programie księgowym.
- Potwierdzanie autentyczności faktur – przyda się do wygenerowania kodu QR, dzięki któremu odbiorca zobaczy, że faktura jest prawidłowa i nie została zmieniona.
Cztery kluczowe zadania certyfikatu
Certyfikat to nie tylko forma logowania. Ma cztery główne funkcje, które zabezpieczają pracę w KSeF:
- Dostęp i uwierzytelnianie – bez certyfikatu nie ma wejścia do API 2.0. To podstawa, by zacząć pracę z systemem. Choć nie jest podpisem kwalifikowanym, certyfikat jasno wskazuje użytkownika.
- Pewność co do wystawcy – każda faktura ma przypisanego autora. Certyfikat pozwala jednoznacznie potwierdzić, kto wystawia dokument, co ogranicza ryzyko nadużyć.
- Możliwość pracy awaryjnej – awarie systemów się zdarzają. Certyfikat umożliwia dalsze wystawianie faktur w trybie offline, co może uratować firmę w sytuacjach kryzysowych.
- Generowanie kodów QR – dzięki certyfikatowi można tworzyć kody potwierdzające autentyczność dokumentów. To szczególnie ważne, gdy faktura jest wystawiana poza KSeF.
Jak zdobyć certyfikat?
Aby pobrać certyfikat, trzeba skorzystać z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Proces będzie prosty i w pełni online. Warto pamiętać, że:
- Certyfikat będzie ważny maksymalnie 2 lata – trzeba go odnawiać.
- Jeśli ktoś miał dostęp do KSeF 1.0, ale nie zaktualizował uprawnień do końca października 2025, będzie musiał zrobić to ponownie.
- Wniosek może złożyć przedsiębiorca, ale także osoba przez niego upoważniona (np. księgowa).
Dlaczego to takie ważne?
W 2026 roku, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, brak certyfikatu oznacza kłopoty. Bez niego nie zalogujesz się do systemu, nie wyślesz faktury, a w razie awarii zostaniesz bez narzędzi. Wdrożenie certyfikatów to też większe bezpieczeństwo – dostęp do danych firmy będzie chroniony, a każdy dokument przypisany do konkretnej osoby.
Harmonogram zmian
- 1 listopada 2025 – rusza możliwość pobierania certyfikatów.
- 1 lutego 2026 – KSeF wchodzi w pełen tryb działania, tokeny i certyfikaty działają równolegle.
- 31 grudnia 2026 – ostatni dzień tokenów. Od 1 stycznia 2027 logowanie tylko za pomocą certyfikatów.
Jak się przygotować?
Nie warto czekać do ostatniej chwili. Już teraz firmy powinny:
- Sprawdzić, czy ich programy do fakturowania obsługują certyfikaty.
- Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za pobranie i odnowienie certyfikatów.
- Przeszkolić pracowników – zwłaszcza tych, którzy wystawiają faktury.
- Przetestować tryb offline24, jeśli firma planuje z niego korzystać.
Podsumowanie
Wprowadzenie certyfikatów KSeF to duża zmiana dla wszystkich firm. Od listopada 2025 trzeba będzie myśleć nie tylko o samych fakturach, ale też o tym, kto i jak się loguje do systemu. Certyfikat stanie się cyfrowym kluczem – bez niego nie zalogujesz się do API, nie wystawisz faktury w trybie offline i nie potwierdzisz autentyczności dokumentu kodem QR.
Najlepiej przygotować się wcześniej: sprawdzić oprogramowanie, złożyć wniosek o certyfikat, wyznaczyć osoby odpowiedzialne i przetestować tryby awaryjne. Kiedy 1 lutego 2026 KSeF stanie się obowiązkowy, a z końcem roku tokeny odejdą do historii, te firmy, które będą gotowe, przejdą zmianę bezboleśnie.
