Wraz z postępującą cyfryzacją coraz więcej firm korzysta z księgowości online. Przechowywanie danych w chmurze, korzystanie z programów internetowych czy wymiana dokumentów drogą elektroniczną to duża wygoda i oszczędność czasu. Jednak wraz z tymi korzyściami rośnie również ryzyko związane z cyberatakami i utratą poufnych informacji. Jak więc zadbać o bezpieczeństwo danych finansowych w firmie? Przedstawiamy praktyczny przewodnik.
Dlaczego bezpieczeństwo danych w księgowości ma znaczenie?
Księgowość zawiera wiele wrażliwych informacji, takich jak dane osobowe pracowników, numery kont bankowych, dane kontrahentów, informacje o przychodach i kosztach firmy. Ich utrata lub kradzież może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i finansowych. Zgodnie z przepisami RODO firmy są zobowiązane do ochrony danych osobowych. Brak odpowiednich zabezpieczeń może skutkować wysokimi karami finansowymi. Dodatkowo, wyciek danych może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy i zaufanie klientów.
Najczęstsze zagrożenia w księgowości online
Do najpoważniejszych zagrożeń należą:
- ataki phishingowe, czyli fałszywe wiadomości e-mail podszywające się pod urzędy lub instytucje finansowe;
- oprogramowanie ransomware blokujące dostęp do danych w zamian za okup;
- nieświadome błędy pracowników, takie jak wysyłanie dokumentów do nieautoryzowanych odbiorców;
- słabe hasła i brak dwuetapowej weryfikacji logowania;
- korzystanie z przestarzałego i nieaktualizowanego oprogramowania;
Jak skutecznie chronić firmową księgowość online?
- Bezpieczeństwo dostępu: Warto wprowadzić silne hasła składające się z różnych typów znaków, długości co najmniej 12 znaków oraz stosować uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Dobrą praktyką jest również ograniczenie dostępu do danych tylko dla uprawnionych pracowników.
- Ochrona systemów i danych: Konieczne jest korzystanie z aktualnego oprogramowania antywirusowego i firewalli. Należy szyfrować dane zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania oraz regularnie wykonywać kopie zapasowe w bezpiecznych lokalizacjach.
- Bezpieczna komunikacja: Zanim wyślemy dokumenty lub dane, warto zweryfikować odbiorcę. Logowanie do systemów księgowych powinno odbywać się wyłącznie z zabezpieczonych sieci, najlepiej przy użyciu VPN. Podpis elektroniczny zwiększa wiarygodność przesyłanych dokumentów.
- Świadomość pracowników: Edukacja zespołu w zakresie cyberbezpieczeństwa to kluczowy element ochrony firmy. Pracownicy powinni wiedzieć, jak rozpoznawać próby wyłudzenia danych oraz jak reagować w sytuacjach zagrożenia.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu księgowego?
Przed wyborem systemu warto sprawdzić, czy:
- dane są szyfrowane end-to-end;
- producent regularnie aktualizuje zabezpieczenia;
- możliwe jest logowanie dwuskładnikowe?
Co zrobić w przypadku wycieku danych
W razie incydentu należy jak najszybciej zgłosić sprawę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, poinformować osoby, których dane zostały naruszone, oraz wprowadzić dodatkowe środki bezpieczeństwa. W przypadku poważnych naruszeń warto skonsultować się z prawnikiem i rozważyć zgłoszenie sprawy organom ścigania.
Podsumowanie
Bezpieczeństwo danych w księgowości online wymaga zarówno odpowiednich narzędzi technologicznych, jak i świadomych działań pracowników. Inwestycja w bezpieczne systemy, regularne szkolenia i przestrzeganie dobrych praktyk to skuteczny sposób na zminimalizowanie ryzyka i ochronę firmy przed kosztownymi konsekwencjami cyberzagrożeń.
