W przypadku awarii systemu KSeF lub problemów technicznych po stronie podatnika, prawo przewiduje konkretne terminy na przesłanie faktury do systemu. Sprawdź, jakie czynności należy wykonać, ile masz czasu na przesłanie faktury do KSeF w zależności od rodzaju awarii i jakie przepisy regulują tę kwestię.
Jakie terminy wysyłki faktur do KSeF obowiązują w przypadku awarii?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie za sobą konieczność przestrzegania konkretnych terminów wysyłki faktur. Ustawodawca przewidział trzy sytuacje awaryjne, w których dopuszczalne jest opóźnienie w przesłaniu faktury do systemu.
Awaria KSeF – 7 dni na przesłanie faktury
Jeśli dojdzie do awarii po stronie samego systemu KSeF, podatnik ma 7 dni na przesłanie wystawionej faktury do systemu od momentu ustania awarii. Taki przypadek obejmuje sytuacje, w których system centralny jest niedostępny z przyczyn leżących po stronie administracji publicznej.
Niedostępność KSeF – 1 dzień roboczy
Gdy system jest niedostępny czasowo, np. z powodu prac serwisowych lub problemów technicznych niezwiązanych z awarią, podatnik ma obowiązek przesłać fakturę w ciągu 1 dnia roboczego od momentu przywrócenia działania systemu.
Awaria po stronie podatnika – 1 dzień roboczy
W przypadku, gdy problem występuje po stronie podatnika – np. awaria infrastruktury IT lub brak dostępu do Internetu – obowiązuje identyczny termin: faktura musi trafić do KSeF najpóźniej w 1 dzień roboczy po ustaniu przeszkody.
Jak rozumieć moment wystawienia faktury?
W czasie niedostępności systemu nie będzie możliwe wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Faktura, mimo że technicznie może zostać przygotowana poza systemem, zostaje formalnie uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF. Takie zasady wynikają z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Pole daty wystawienia faktury (P_1) może więc różnić się od daty faktycznego przesłania – jednak to moment przesłania decyduje o uznaniu jej za wystawioną.
Gdzie sprawdzić komunikaty o niedostępności KSeF?
Zgodnie z art. 106ne ustawy o VAT obowiązującym od 1 stycznia 2022 r., Minister Finansów publikuje oficjalne komunikaty o niedostępności KSeF na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. Dostęp do nich możliwy jest przez stronę:
- https://www.gov.pl/web/kas/komunikaty
- https://www.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne
- https://ksef.podatki.gov.pl
Co w okresie dobrowolnego stosowania?
Do dnia 30 czerwca 2024 r., czyli w okresie dobrowolnego stosowania KSeF, faktury nadal mogą być wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Obowiązek przesyłania do KSeF dotyczy tylko tych podatników, którzy zdecydowali się dobrowolnie korzystać z nowego systemu.
