Nota uznaniowa nazywana jest również notą obciążeniową lub notą księgową, w zależności od tego po której stronie - wystawiającej czy odbierającej się znajdziemy. Przedsiębiorstwa stają czasem w sytuacji gdy muszą stworzyć lub otrzymać taki dokument. Dotyczy to między innymi umów na dotacje i zapomogi, przy składkach członkowskich lub zwrocie kosztów przy wspólnej realizacji projektu w ramach dotacji. W organizacjach porządkowych noty księgowe wystawia się w celu dokonania wewnątrzorganizacyjnych rozliczeń dotyczących wpłat składek lub wspólnej realizacji projektu.

Notę uznaniową wystawiamy w przypadku chęci/konieczności poinformowania o anulowaniu określonej części należności. Może to wynikać np. z tytułu nadanych rabatów, czy realizacji zwrotu części zamówienia (np. w wyniku wykrytych wad).

Co do zasady notę uznaniową wystawia przedsiębiorca, który realizuje usługę/dokonuje sprzedaży. Możliwe jest także po wcześniejszym uzgodnieniu między stronami określenie, kto ma wystawić taki dokument.

Notę uznaniową księgujemy z datą otrzymania faktycznego przychodu w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jeżeli przedsiębiorca udzielający rabatu dokonał korekty podatku, to druga strona również ma taki obowiązek.