Nota księgowa obciążeniowa zwana jest również jako nota uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa, nota księgowa musi spełniać warunki określone w ustawie o rachunkowości - art. 21 dla dowodów księgowych, musi stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Nota księgowa musi zawierać następujące elementy: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia; opis operacji oraz jej wartość; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą ? także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Nota księgowa obciążeniowa wystawiana jest w celu udokumentowania przychodów lub kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT - wystawia się ją zamiast faktury. Wykorzystuje się ją najczęściej w celu naliczenia kar umownych lub odsetek.

W przypadku operacji, które dotyczą innej waluty, konieczne będzie dokonanie przeliczenia na złotówki (zgodnie z kursem obowiązującym w dniu wystawienia noty).

Nota księgowa obciążeniowa należy do grupy dokumentów określanych jako "inne dowody księgowe" - należy więc uwzględnić je w księdze rozchodów i przychodów (KPiR).