Jeśli w określonych odstępach czasu (np. raz w miesiącu) wystawiamy klientom takie same dokumenty (np. faktury) z tymi samymi pozycjami, to nasz serwis umożliwia automatyczne, cykliczne wystawianie takich dokumentów w określonym terminie.
Zapisywanie usług cyklicznych
Usługi cykliczne zapisuje się na stronie - Dokumenty > Cykliczne > Dodaj usługę - w formularzu na tej stronie należy wskazać dokument źródłowy (czyli dokument na podstawie którego będzie wystawiany nowy dokument) oraz wskazać miesiąc oraz dzień, w którym nowy dokument ma zostać wystawiony. Dodatkowo w formularzu usługi cyklicznej można również ustawić parametry takie jak - sposób płatności, data wystawienia, data sprzedaży czy status dokumentu. Nowy, automatycznie wygenerowany dokument będzie zawierał te same dane co dokument źródłowy, zmianie ulegnie jedynie numer dokumentu (będzie to kolejny numer zgodny z aktualną numeracją), data wystawienia oraz data sprzedaży. W treści dokumentu podstawowego (np. w opisie pozycji) można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy - Używanie zmiennych.
Email do kontrahenta
Dokument utworzony na podstawie usługi cyklicznej nie jest automatycznie wysyłany do kontrahenta. Jeśli w ustawieniach usługi cyklicznej podamy adres email kontrahenta, tytuł oraz treść wiadomości to po utworzeniu dokumentu w systemie, będziemy mieli możliwość samodzielnego wysłania wiadomości wraz z załącznikiem (wystawionym dokumentem) do kontrahenta korzystając z funkcji automatycznej wysyłki opisanej w dziale pomocy. W adresie email można wpisać trzy adresy email oddzielając je przecinkiem. W tytule oraz w treści wiadomości można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy.
Sposób i termin płatności
Jeśli na dokumencie źródłowym w polu - Sposób płatności - wybierzemy jedną z opcji - przelew w terminie X dni - wówczas data w polu - Termin płatności - będzie automatycznie zmieniana na nową datę wyliczoną według wzoru - data wystawienia + liczba dni - wskazana w polu - Sposób płatności.
Test usługi cyklicznej
UWAGA WAŻNE!
Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00. Aby usługi cykliczne były automatycznie wykonywane, konto musi mieć ważny abonament. Jeśli abonament dla konta nie zostanie przedłużony to usługi cykliczne zapisane na koncie nie będą wykonywane.
Zapisywanie usług cyklicznych
Usługi cykliczne zapisuje się na stronie - Dokumenty > Cykliczne > Dodaj usługę - w formularzu na tej stronie należy wskazać dokument źródłowy (czyli dokument na podstawie którego będzie wystawiany nowy dokument) oraz wskazać miesiąc oraz dzień, w którym nowy dokument ma zostać wystawiony. Dodatkowo w formularzu usługi cyklicznej można również ustawić parametry takie jak - sposób płatności, data wystawienia, data sprzedaży czy status dokumentu. Nowy, automatycznie wygenerowany dokument będzie zawierał te same dane co dokument źródłowy, zmianie ulegnie jedynie numer dokumentu (będzie to kolejny numer zgodny z aktualną numeracją), data wystawienia oraz data sprzedaży. W treści dokumentu podstawowego (np. w opisie pozycji) można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy - Używanie zmiennych.
Email do kontrahenta
Dokument utworzony na podstawie usługi cyklicznej nie jest automatycznie wysyłany do kontrahenta. Jeśli w ustawieniach usługi cyklicznej podamy adres email kontrahenta, tytuł oraz treść wiadomości to po utworzeniu dokumentu w systemie, będziemy mieli możliwość samodzielnego wysłania wiadomości wraz z załącznikiem (wystawionym dokumentem) do kontrahenta korzystając z funkcji automatycznej wysyłki opisanej w dziale pomocy. W adresie email można wpisać trzy adresy email oddzielając je przecinkiem. W tytule oraz w treści wiadomości można używać zmiennych, które zostały opisane w dziale pomocy.
Sposób i termin płatności
Jeśli na dokumencie źródłowym w polu - Sposób płatności - wybierzemy jedną z opcji - przelew w terminie X dni - wówczas data w polu - Termin płatności - będzie automatycznie zmieniana na nową datę wyliczoną według wzoru - data wystawienia + liczba dni - wskazana w polu - Sposób płatności.
Test usługi cyklicznej
Zapisaną usługę cykliczną można sprawdzić na dwa sposoby - ręcznie lub automatycznie. Aby sprawdzić usługę ręcznie należy na stronie edycji usługi kliknąć przycisk "Test". Po kliknięciu zostanie wygenerowany nowy dokument (jeśli są zaznaczone powiadomienia to zostaną wysłane na adres email użytkownika). Jeśli dokument został wygenerowany tylko dla testu - można go usunąć, po usunięciu należy pamiętać aby skorygować kolejny numer na stronie - Ustawienia > Numeracja.
UWAGA WAŻNE!
Usługi cykliczne wykonywane są automatycznie w godzinach 7.00 - 10.00. Aby usługi cykliczne były automatycznie wykonywane, konto musi mieć ważny abonament. Jeśli abonament dla konta nie zostanie przedłużony to usługi cykliczne zapisane na koncie nie będą wykonywane.
