Ustawienia formatu numeracji wykonuje się na stronie - Ustawienia > https://www.fakturowo.pl/ustawienia/numeracja - w tym miejscu można określić sposób nadawania numerów dla wystawianych dokumentów. Podstawowe opcje:
Sposób działania
Numer dla każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego jest automatycznie zwiększany o 1 wraz z każdym wystawieniem nowego dokumentu - jedynie w trzech przypadkach należy samodzielnie skorygować ustawienia numeracji kolejnego dokumentu na stronie - https://www.fakturowo.pl/ustawienia/numeracja - te przypadki to:
Jeśli usuniemy dokument, który nie jest ostatnim zapisnym dokumentem to należy pamiętać, że numeracja nie zostanie automatycznie skorygowana i powstanie "dziura" w numeracji dokumentów.
Jeśli wystąpi błąd w numeracji dokumentów to zalecamy sprawdzenie dziennika zdarzeń - https://www.fakturowo.pl/konto/dziennik-zdarzen - analizując dziennik zdarzeń można znaleźć przyczynę problemu.
Dokumenty kosztowe
Dla dokumentów wystawianych jako dokumenty kosztowe - https://www.fakturowo.pl/dodaj-koszt - automatyczna numeracja nie jest prowadzona (numery wystawianych dokumentów nie są zwiększane), wyjątek stanowią następujące rodzaje dokumentów, dla których prowadzona jest numeracja tak samo jak w przypadku dokumentów sprzedażowych:
Numerację dokumentów jest przypisana do rodzaju dokumentu (np. faktura VAT, rachunek), jednakże istnieje możliwość stworzenia osobnej numeracji dla tego samego rodzaju dokumentów, opis w dziale pomocy - https://www.fakturowo.pl/pomoc/osobna-numeracja
- Kolejny numer – pozwala ustawić numer, od którego system będzie kontynuował numerację dokumentów.
- Format numeracji – określa schemat numeru (np. numer/miesiąc/rok), w formacie wykorzystywane są zmienne opisane w dziale pomocy: https://www.fakturowo.pl/pomoc/format-numeracji
- Resetuj kolejny numer – umożliwia automatyczne zerowanie numeracji (np. co miesiąc, co rok lub nigdy).
- Sprawdzaj numerację – po włączeniu system kontroluje, czy nie występują duplikaty numerów dokumentów. Gdy ta opcja jest włączona, wówczas podczas wystawiania nowego dokumentu, sprawdzana jest numeracja i sygnalizowany jest błąd, jeśli numer wystawianego dokumentu nie będzie zgodny z kolejnym ustawionym numerem lub jeśli nie będzie istniał dokument o numerze o jeden mniejszym od wystawianego dokumentu lub jeśli będzie istniał dokument o tym samym numerze co wystawiany dokument.
- Własna nazwa dokumentu – pozwala nadać własną nazwę dokumentu (np. w wybranym języku).
- Wspólna numeracja – umożliwia stosowanie jednej numeracji dla różnych typów dokumentów.
Numer dla każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego jest automatycznie zwiększany o 1 wraz z każdym wystawieniem nowego dokumentu - jedynie w trzech przypadkach należy samodzielnie skorygować ustawienia numeracji kolejnego dokumentu na stronie - https://www.fakturowo.pl/ustawienia/numeracja - te przypadki to:
- Usunięcie już wystawionych dokumentów - jeśli za jednym razem usuniemy więcej niż 1 dokument (np. zaznaczymy na liście 5 dokumentów i je usuniemy) - wówczas numerację należy skorygować samodzielnie na stronie - https://www.fakturowo.pl/ustawienia/numeracja
- Edycja dokumentu i samodzielne zmienienie numeru dokumentu (jeśli samodzielnie zmienimy numer już zapisanego dokumentu to musimy skorygować numerację);
- Wystawienie dokumentu niezgodnego z aktualną numeracją poprzez samodzielne wpisanie innego numeru niż domyślny numer kolejnego dokumentu w systemie;
Jeśli usuniemy dokument, który nie jest ostatnim zapisnym dokumentem to należy pamiętać, że numeracja nie zostanie automatycznie skorygowana i powstanie "dziura" w numeracji dokumentów.
Jeśli wystąpi błąd w numeracji dokumentów to zalecamy sprawdzenie dziennika zdarzeń - https://www.fakturowo.pl/konto/dziennik-zdarzen - analizując dziennik zdarzeń można znaleźć przyczynę problemu.
Dokumenty kosztowe
Dla dokumentów wystawianych jako dokumenty kosztowe - https://www.fakturowo.pl/dodaj-koszt - automatyczna numeracja nie jest prowadzona (numery wystawianych dokumentów nie są zwiększane), wyjątek stanowią następujące rodzaje dokumentów, dla których prowadzona jest numeracja tak samo jak w przypadku dokumentów sprzedażowych:
- https://www.fakturowo.pl/dodaj-koszt/faktura-vat-0
- https://www.fakturowo.pl/dodaj-koszt/rachunek-0
- https://www.fakturowo.pl/dodaj-koszt/faktura-vat-rr
Numerację dokumentów jest przypisana do rodzaju dokumentu (np. faktura VAT, rachunek), jednakże istnieje możliwość stworzenia osobnej numeracji dla tego samego rodzaju dokumentów, opis w dziale pomocy - https://www.fakturowo.pl/pomoc/osobna-numeracja
