W serwisie Fakturowo.pl istnieje możliwość importowania faktur z plików XML zgodnych ze strukturą JPK_FA(4), opracowaną przez Ministerstwo Finansów. Funkcja ta umożliwia przenoszenie dokumentów z innych programów do fakturowania bez konieczności ich ręcznego przepisywania. Zaimportowane faktury można zapisać zarówno jako dokumenty sprzedażowe, jak i kosztowe. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne podczas przenoszenia danych pomiędzy systemami oraz importowania faktur wystawionych lub otrzymanych poza serwisem Fakturowo.pl. Wiele programów księgowych umożliwia eksport dokumentów w formacie JPK_FA(4), dzięki czemu można je łatwo przenieść do Fakturowo.pl.
Import obsługuje pliki XML o maksymalnym rozmiarze 2 MB. Podczas importu każdy plik jest automatycznie weryfikowany pod kątem zgodności ze strukturą JPK FA(4). Do systemu mogą zostać zapisane wyłącznie dokumenty poprawne i zgodne z obowiązującą schemą, pliki XML niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zaimportowane.
Jak zaimportować dokumenty z pliku JPK_FA(4)?
Import dokumentów na podstawie plików JPK FA dostępny jest na stronie - Integracje / Import dokumentów (plik JPK FA).
Aby zaimportować dokumenty, należy przygotować plik XML zgodny ze strukturą JPK_FA(4), wyeksportowany z dotychczasowego programu do fakturowania.
Następnie należy przejść do funkcji importowania dokumentów w serwisie Fakturowo.pl, wybrać odpowiedni plik XML i rozpocząć import.
Po wczytaniu pliku system odczytuje zawarte w nim informacje i umożliwia zapisanie dokumentów na koncie użytkownika.
Samodzielna weryfikacja danych
Przed zapisaniem zaimportowanych dokumentów konieczna jest samodzielna weryfikacja ich poprawności.
Chociaż JPK_FA(4) jest ujednoliconą strukturą, poszczególne programy księgowe mogą w różny sposób zapisywać informacje dotyczące faktur. Nie wszystkie dane zawarte w pliku XML można jednoznacznie przypisać do pól formularzy dostępnych w Fakturowo.pl.
Należy sprawdzić przede wszystkim numery i daty dokumentów, dane kontrahentów, pozycje faktur, stawki VAT oraz wartości netto, podatku VAT i brutto.
W razie potrzeby dane należy poprawić przed zapisaniem dokumentu.
Różnice w sposobie obliczania wartości dokumentów
Programy do fakturowania mogą stosować różne sposoby wyliczania wartości dokumentów, w szczególności:
Ograniczenia struktury JPK_FA(4)
Plik JPK_FA(4) zawiera dane faktur w określonym formacie, jednak nie musi przechowywać wszystkich informacji wykorzystywanych przez program, w którym pierwotnie wystawiono dokument. Niektóre dane mogą być pominięte, zapisane w sposób uproszczony lub przedstawione inaczej niż w formularzach Fakturowo.pl. Dotyczy to między innymi sposobu obliczania rabatów, cen jednostkowych, danych adresowych kontrahentów oraz dodatkowych informacji umieszczanych na fakturach. Z tego powodu automatyczne odtworzenie dokumentu w identycznej postaci nie zawsze jest możliwe.
Import faktur korygujących i zaliczkowych
Struktura JPK_FA(4) umożliwia przekazywanie informacji dotyczących różnych rodzajów faktur, w tym faktur korygujących i zaliczkowych. W przypadku takich dokumentów szczególnie ważne jest sprawdzenie ich rodzaju, wartości oraz powiązań z dokumentami pierwotnymi. Nie wszystkie informacje potrzebne do odtworzenia faktury korygującej lub zaliczkowej muszą znajdować się w pliku XML. W niektórych przypadkach konieczne może być ręczne uzupełnienie danych.
Import dokumentów a system KSeF
Importowanie faktur z plików JPK_FA(4) nie jest równoznaczne z pobieraniem dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). JPK_FA(4) służy do przekazywania danych dotyczących faktur VAT, natomiast KSeF wykorzystuje odrębną strukturę faktury ustrukturyzowanej FA(3). Zaimportowanie faktury z pliku JPK_FA(4) nie oznacza jej wysłania do KSeF ani nadania jej numeru KSeF. Jeżeli dokument został wcześniej wystawiony i przesłany do KSeF za pomocą innego programu, należy pamiętać, że jego ponowne przesłanie mogłoby spowodować próbę wystawienia kolejnego dokumentu.
Odpowiedzialność użytkownika
Funkcja importu służy do ułatwienia przenoszenia dokumentów pomiędzy programami księgowymi. Nie zastępuje jednak kontroli poprawności danych.
Ze względu na różnice pomiędzy systemami oraz ograniczenia struktury JPK_FA(4) nie zawsze istnieje techniczna możliwość automatycznego i prawidłowego odtworzenia wszystkich informacji zawartych w importowanym pliku. Użytkownik odpowiada za sprawdzenie dokumentów przed ich zapisaniem, a także za prawidłowość danych wykorzystywanych później w ewidencjach i rozliczeniach podatkowych. Jeżeli użytkownik nie akceptuje konieczności samodzielnej weryfikacji danych oraz ewentualnego ręcznego poprawienia dokumentów, nie powinien korzystać z funkcji automatycznego importu.
Podsumowanie
Import dokumentów z plików XML zgodnych ze strukturą JPK_FA(4) umożliwia przeniesienie faktur z innych programów do Fakturowo.pl i ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania danych. Należy jednak pamiętać, że poprawność techniczna pliku XML nie oznacza automatycznie poprawności wszystkich zawartych w nim informacji. Przed zapisaniem dokumentów należy sprawdzić zgodność zaimportowanych danych z fakturami źródłowymi.
Import obsługuje pliki XML o maksymalnym rozmiarze 2 MB. Podczas importu każdy plik jest automatycznie weryfikowany pod kątem zgodności ze strukturą JPK FA(4). Do systemu mogą zostać zapisane wyłącznie dokumenty poprawne i zgodne z obowiązującą schemą, pliki XML niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zaimportowane.
Jak zaimportować dokumenty z pliku JPK_FA(4)?
Import dokumentów na podstawie plików JPK FA dostępny jest na stronie - Integracje / Import dokumentów (plik JPK FA).
Aby zaimportować dokumenty, należy przygotować plik XML zgodny ze strukturą JPK_FA(4), wyeksportowany z dotychczasowego programu do fakturowania.
Następnie należy przejść do funkcji importowania dokumentów w serwisie Fakturowo.pl, wybrać odpowiedni plik XML i rozpocząć import.
Po wczytaniu pliku system odczytuje zawarte w nim informacje i umożliwia zapisanie dokumentów na koncie użytkownika.
Samodzielna weryfikacja danych
Przed zapisaniem zaimportowanych dokumentów konieczna jest samodzielna weryfikacja ich poprawności.
Chociaż JPK_FA(4) jest ujednoliconą strukturą, poszczególne programy księgowe mogą w różny sposób zapisywać informacje dotyczące faktur. Nie wszystkie dane zawarte w pliku XML można jednoznacznie przypisać do pól formularzy dostępnych w Fakturowo.pl.
Należy sprawdzić przede wszystkim numery i daty dokumentów, dane kontrahentów, pozycje faktur, stawki VAT oraz wartości netto, podatku VAT i brutto.
W razie potrzeby dane należy poprawić przed zapisaniem dokumentu.
Różnice w sposobie obliczania wartości dokumentów
Programy do fakturowania mogą stosować różne sposoby wyliczania wartości dokumentów, w szczególności:
- Obliczanie wartości pozycji na podstawie cen netto.
- Obliczanie wartości pozycji na podstawie cen brutto.
- Różne metody zaokrąglania wartości.
- Różne sposoby uwzględniania rabatów.
Ograniczenia struktury JPK_FA(4)
Plik JPK_FA(4) zawiera dane faktur w określonym formacie, jednak nie musi przechowywać wszystkich informacji wykorzystywanych przez program, w którym pierwotnie wystawiono dokument. Niektóre dane mogą być pominięte, zapisane w sposób uproszczony lub przedstawione inaczej niż w formularzach Fakturowo.pl. Dotyczy to między innymi sposobu obliczania rabatów, cen jednostkowych, danych adresowych kontrahentów oraz dodatkowych informacji umieszczanych na fakturach. Z tego powodu automatyczne odtworzenie dokumentu w identycznej postaci nie zawsze jest możliwe.
Import faktur korygujących i zaliczkowych
Struktura JPK_FA(4) umożliwia przekazywanie informacji dotyczących różnych rodzajów faktur, w tym faktur korygujących i zaliczkowych. W przypadku takich dokumentów szczególnie ważne jest sprawdzenie ich rodzaju, wartości oraz powiązań z dokumentami pierwotnymi. Nie wszystkie informacje potrzebne do odtworzenia faktury korygującej lub zaliczkowej muszą znajdować się w pliku XML. W niektórych przypadkach konieczne może być ręczne uzupełnienie danych.
Import dokumentów a system KSeF
Importowanie faktur z plików JPK_FA(4) nie jest równoznaczne z pobieraniem dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). JPK_FA(4) służy do przekazywania danych dotyczących faktur VAT, natomiast KSeF wykorzystuje odrębną strukturę faktury ustrukturyzowanej FA(3). Zaimportowanie faktury z pliku JPK_FA(4) nie oznacza jej wysłania do KSeF ani nadania jej numeru KSeF. Jeżeli dokument został wcześniej wystawiony i przesłany do KSeF za pomocą innego programu, należy pamiętać, że jego ponowne przesłanie mogłoby spowodować próbę wystawienia kolejnego dokumentu.
Odpowiedzialność użytkownika
Funkcja importu służy do ułatwienia przenoszenia dokumentów pomiędzy programami księgowymi. Nie zastępuje jednak kontroli poprawności danych.
Ze względu na różnice pomiędzy systemami oraz ograniczenia struktury JPK_FA(4) nie zawsze istnieje techniczna możliwość automatycznego i prawidłowego odtworzenia wszystkich informacji zawartych w importowanym pliku. Użytkownik odpowiada za sprawdzenie dokumentów przed ich zapisaniem, a także za prawidłowość danych wykorzystywanych później w ewidencjach i rozliczeniach podatkowych. Jeżeli użytkownik nie akceptuje konieczności samodzielnej weryfikacji danych oraz ewentualnego ręcznego poprawienia dokumentów, nie powinien korzystać z funkcji automatycznego importu.
Podsumowanie
Import dokumentów z plików XML zgodnych ze strukturą JPK_FA(4) umożliwia przeniesienie faktur z innych programów do Fakturowo.pl i ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania danych. Należy jednak pamiętać, że poprawność techniczna pliku XML nie oznacza automatycznie poprawności wszystkich zawartych w nim informacji. Przed zapisaniem dokumentów należy sprawdzić zgodność zaimportowanych danych z fakturami źródłowymi.
