Identyfikator zbiorczy (IZ) to specjalny numer nadawany przez KSeF, który pozwala połączyć co najmniej dwie faktury ustrukturyzowane w jeden zbiór. Dzięki temu przy wykonywaniu jednej płatności za kilka faktur nie trzeba podawać w tytule przelewu wszystkich numerów KSeF – można posłużyć się jednym identyfikatorem zbiorczym.
Identyfikator zbiorczy może zostać wygenerowany zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę faktur.
Jak działa identyfikator zbiorczy?
Aby utworzyć identyfikator zbiorczy, należy wskazać faktury, które mają zostać nim objęte. Faktury muszą posiadać numery KSeF. Na podstawie wskazanych numerów faktur KSeF generuje jeden identyfikator zbiorczy, który reprezentuje cały wybrany zestaw dokumentów.
Przykładowo, jeżeli płatność obejmuje faktury - FV/101/09/2026, FV/102/09/2026, FV/103/09/2026 - zamiast umieszczania w tytule przelewu trzech różnych numerów KSeF można wygenerować dla nich jeden identyfikator zbiorczy i posłużyć się nim podczas płatności.
KSeF umożliwia również sprawdzenie, jakie faktury zostały przypisane do konkretnego identyfikatora zbiorczego oraz w jakich identyfikatorach zbiorczych został wykorzystany określony numer KSeF.
Jak wygląda identyfikator zbiorczy?
Identyfikator zbiorczy składa się z 35 znaków i zawiera:
Identyfikatory zbiorcze w Fakturowo.pl
W serwisie Fakturowo.pl możecie Państwo generować identyfikatory zbiorcze dla faktur znajdujących się w KSeF. Identyfikator można utworzyć dla faktur sprzedażowych, jak również faktur kosztowych pobranych z KSeF.
Głównym zastosowaniem identyfikatora zbiorczego jest wykonywanie jednej płatności obejmującej kilka faktur. Od 1 stycznia 2027 r. podatnik VAT czynny dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego podatnika VAT czynnego będzie, w przypadkach określonych przepisami, zobowiązany do podania odpowiedniego oznaczenia KSeF w płatności.
W praktyce:
Identyfikator zbiorczy a podzielona płatność (MPP)
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania oznaczeń KSeF będzie dotyczył również płatności wykonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Identyfikator zbiorczy nie zastępuje numerów KSeF poszczególnych faktur. Jest dodatkowym identyfikatorem utworzonym dla określonego zestawu dokumentów.
Sam identyfikator jest generowany przez Krajowy System e-Faktur, natomiast Fakturowo.pl umożliwia przygotowanie odpowiedniego zestawu faktur, przekazanie danych do KSeF oraz zapisanie otrzymanego identyfikatora zbiorczego.
Funkcja jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy jednym przelewem regulowanych jest kilka faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę.
Identyfikator zbiorczy może zostać wygenerowany zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę faktur.
Jak działa identyfikator zbiorczy?
Aby utworzyć identyfikator zbiorczy, należy wskazać faktury, które mają zostać nim objęte. Faktury muszą posiadać numery KSeF. Na podstawie wskazanych numerów faktur KSeF generuje jeden identyfikator zbiorczy, który reprezentuje cały wybrany zestaw dokumentów.
Przykładowo, jeżeli płatność obejmuje faktury - FV/101/09/2026, FV/102/09/2026, FV/103/09/2026 - zamiast umieszczania w tytule przelewu trzech różnych numerów KSeF można wygenerować dla nich jeden identyfikator zbiorczy i posłużyć się nim podczas płatności.
KSeF umożliwia również sprawdzenie, jakie faktury zostały przypisane do konkretnego identyfikatora zbiorczego oraz w jakich identyfikatorach zbiorczych został wykorzystany określony numer KSeF.
Jak wygląda identyfikator zbiorczy?
Identyfikator zbiorczy składa się z 35 znaków i zawiera:
- NIP podmiotu, który wygenerował identyfikator,
- oznaczenie „IZ”,
- rok i miesiąc wygenerowania identyfikatora,
- unikalny ciąg 12 znaków,
- dwie cyfry kontrolne.
Identyfikatory zbiorcze w Fakturowo.pl
W serwisie Fakturowo.pl możecie Państwo generować identyfikatory zbiorcze dla faktur znajdujących się w KSeF. Identyfikator można utworzyć dla faktur sprzedażowych, jak również faktur kosztowych pobranych z KSeF.
- Podczas tworzenia identyfikatora należy wskazać faktury, które mają zostać nim objęte. System przekazuje ich numery KSeF do Krajowego Systemu e-Faktur, a następnie KSeF generuje właściwy identyfikator zbiorczy.
- Faktury objęte jednym identyfikatorem zbiorczym nie muszą być wystawione w tej samej walucie. Jeden identyfikator może więc obejmować faktury wystawione w różnych walutach.
- Dla każdej faktury przekazywana jest odpowiednia kwota do zapłaty oraz waluta, a także opis zawierający numer i datę faktury.
Głównym zastosowaniem identyfikatora zbiorczego jest wykonywanie jednej płatności obejmującej kilka faktur. Od 1 stycznia 2027 r. podatnik VAT czynny dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego podatnika VAT czynnego będzie, w przypadkach określonych przepisami, zobowiązany do podania odpowiedniego oznaczenia KSeF w płatności.
W praktyce:
- płatność za jedną fakturę – podawany będzie numer KSeF tej faktury,
- płatność za kilka faktur – będzie można podać jeden identyfikator zbiorczy obejmujący opłacane faktury.
Identyfikator zbiorczy a podzielona płatność (MPP)
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania oznaczeń KSeF będzie dotyczył również płatności wykonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
- W przypadku zapłaty za pojedynczą e-Fakturę w komunikacie przelewu MPP będzie podawany numer KSeF faktury.
- Jeżeli jedna płatność będzie obejmowała kilka wybranych e-Faktur, możliwe będzie wykorzystanie identyfikatora zbiorczego wygenerowanego przez KSeF.
- Dzięki temu jeden identyfikator może jednoznacznie wskazywać wszystkie faktury objęte daną płatnością.
Identyfikator zbiorczy nie zastępuje numerów KSeF poszczególnych faktur. Jest dodatkowym identyfikatorem utworzonym dla określonego zestawu dokumentów.
Sam identyfikator jest generowany przez Krajowy System e-Faktur, natomiast Fakturowo.pl umożliwia przygotowanie odpowiedniego zestawu faktur, przekazanie danych do KSeF oraz zapisanie otrzymanego identyfikatora zbiorczego.
Funkcja jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy jednym przelewem regulowanych jest kilka faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę.
