Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) należy połączyć konto użytkownika Fakturowo.pl z systemem KSeF, w tym celu należy autoryzować połączenie z systemem KSeF. Autoryzacji połączenia z KSeF poprzez token KSeF to jedna z trzech metod autoryzacji połączenia z systemem KSeF w naszym serwisie (autoryzacja z KSeF poprzez token to zalecana metoda autoryzacji w naszym serwisie).

Token KSeF to specjalny kod autoryzacyjny umożliwiający dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wykonywanie różnego rodzaju operacji w tym systemie (np. wysyłanie i pobieranie faktur). Aby wygenerować token KSeF należy zalogować się na stronie Krajowego Systemu e-Faktur - strona logowania jest inna w zależności od tego czy chcemy uzyskać dostęp do środowiska przedprodukcyjnego (inaczej środowiska DEMO) czy do środowiska produkcyjnego.

• Środowisko PRODUKCYJNE służy do rejestracji faktur w celach podatkowych, należy pamiętać, że wysłanie pierwszego dokumentu na środowisko produkcyjne KSeF obliguje podatnika do rejestracji wszystkich kolejnych dokumentów na tej platformie. W przypadku środowiska produkcyjnego, po wysłanie dokumentu do KseF nie ma możliwości usunięcia czy anulowania dokumentu (zmiany wysłanych faktur są możliwe tylko poprzez wystawienie faktur korygujących). Logowanie do środowiska produkcyjnego odbywa się poprzez stronę - https://ksef.mf.gov.pl/web/login (należy zalogować się na tej stronie aby wygenerować token do środowiska produkcyjnego).

• Środowisko DEMO (przedprodukcyjne - testowe) służy do testowego wysyłania faktur, testowe wysyłanie faktur nie ma żadnych konsekwencji księgowych, dlatego na początku warto skorzystać ze środowiska DEMO w celu zapoznania się z działaniem systemu KSeF oraz obługą systemu poprzez nasz serwis (oczywiście możliwa jest późniejsza zmiana środowiska pracy na środowisko produkcyjne - opis poniżej). Logowanie do środowiska DEMO odbywa się poprzez stronę - https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login (należy zalogować się na tej stronie aby wygenerować token do środowiska DEMO).

Po zalogowaniu się do wybranego środowiska (logowanie do środowiska DEMO, logowanie do środowiska produkcyjnego) Krajowego Systemu e-Faktu należy wygenerować token KSeF, w tym celu należy wykonać poniższe czynności (opisane czynności są przedstawione na poniższych zrzutach ekranu):

• Z menu po lewej stronie wybierz Tokeny, następnie Generuj token (pierwszy zrzut ekranu);
• Wybierz role/uprawnienia, którą chcesz przypisać do tokena, ważne aby zaznaczyć wystawianie faktur oraz dostęp do faktur (jeśli chcemy również pobierać faktury kosztowe), w przypadku braku możliwości nadania uprawnień do wystawiania faktur (zdarza się to w przypadku spółek), należy skorzystać z autoryzacji Profilem Zaufanym lub podpisem elektronicznym;
• Następnie naciśnij przycisk Generuj token (pierwszy zrzut ekranu);
• Wygenerowany token zostanie wyświetlony na ekranie - skopiuj wygenerowany token do schowka (drugi zrzut ekranu);
• Następnie wklej token i zapisz na stronie w naszym serwisie - KSeF > Autoryzacja KSeF (trzeci zrzut ekranu);

Połączenie i korzystanie z KSeF
Po zapisaniu tokena KSeF na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF (jest to przedstawione na poniższym zrzucie ekranu) - nasz serwis zweryfikuje status połączenia z Krajowym Systemie e-Faktur (trwa to przeważnie minutę - maksymalnie kilka minut). Po poprawnej weryfikacji połączenia (aktualny status połączenia jest widoczny stronie) możliwe będzie wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych z KSeF, korzystanie z systemu KSeF jest opisanie w dziale pomocy - Korzystanie z KSeF.



Zmiana środowiska KSeF
W przypadku poźniejszej zmiany środowiska (ze środowiska przedprodukcyjnego / DEMO na środowisko produkcyjne) wystarczy na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - usunąć token wygenerowany dla środowiska DEMO, zalogować się na stronie KSeF - https://ksef.mf.gov.pl/web/login i wygenerować nowy token dla środowiska produkcyjnego, a następnie zapisać nowy token na naszej stronie. Po usunięciu tokena dla środowiska DEMO możliwe będzie wysyłanie dokumentów do środowiska produkcyjnego (nawet w przypadku gdy te same dokumenty były wysłane wcześniej do środowiska DEMO).

Zasady bezpieczeństwa
Token KSeF jest bezterminowy i nieograniczony. Nie ma możliwości ograniczenia ważności tokena, ani przepisania go do konkretnej aplikacji, dlatego udostępniaj token jedynie zaufanym aplikacjom. Token może zostać unieważniony poprzez stronę Krajowego Systemu e-Faktur, ale unieważnienie tokenu KSeF nie unieważnia wystawionych przy jego pomocy dokumentów!