Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych albo podatkiem liniowym czeka ważna zmiana. Wchodzi w życie nowy wzór księgi przychodów i rozchodów, czyli KPiR. Zmiana nie wywraca księgowości do góry nogami, ale dokłada kilka nowych obowiązków, głównie związanych z KSeF. Warto to dobrze zrozumieć, bo nowa KPiR będzie stosowana na co dzień, a błędy w ewidencji potrafią później kosztować sporo nerwów.
Nowa KPiR to bezpośrednia konsekwencja uruchomienia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Skoro faktury sprzedaży i zakupu funkcjonują w jednym państwowym systemie, to fiskus chce, aby również księga przychodów i rozchodów „rozumiała” numer KSeF. Zmiany zostały przygotowane przez Ministerstwo Finansów i opublikowane w rozporządzeniu określającym nowy wzór księgi.
Najważniejsza zmiana to dodanie dwóch nowych kolumn. Pierwsza dotyczy numeru identyfikującego fakturę w KSeF, druga pozwala powiązać zapis w KPiR z dokumentem ustrukturyzowanym. Co istotne, w KPiR wpisuje się sam numer KSeF, bez daty jego nadania. Data ta nadal nie jest wymagana ani w księdze, ani w strukturze JPK_PKPIR.
Reszta księgi pozostaje bez większych zmian. Układ kolumn, zasady ujmowania kosztów i przychodów oraz sposób prowadzenia ewidencji są w dużej mierze takie same jak dotychczas. Jeśli ktoś prowadził KPiR rzetelnie, nie musi uczyć się wszystkiego od nowa.
Nowy wzór obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku. Oznacza to, że zapisy dotyczące stycznia 2026 powinny być już prowadzone według nowej KPiR. Grudzień 2025 rozlicza się jeszcze na starym wzorze, nawet jeśli księga za ten miesiąc jest sporządzana w styczniu.
W praktyce wielu przedsiębiorców zamknie księgę za 2025 rok na starym formularzu, a od pierwszego zapisu w 2026 roku przejdzie na nowy wzór. To najbezpieczniejsze i najczytelniejsze rozwiązanie.
Załóżmy, że przedsiębiorca wystawił fakturę sprzedaży 5 stycznia 2026 roku. Faktura została wysłana do Krajowy System e-Faktur i otrzymała numer KSeF. W KPiR wpis wygląda następująco:
Jeżeli korzystasz z nowoczesnego programu do faktur, zmiana nie powinna być dla Ciebie uciążliwa. Dobre systemy księgowe i fakturowe są już przygotowane na nowy wzór KPiR i automatycznie zapisują numer KSeF w odpowiedniej kolumnie. W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko pomyłek.
Nie. To raczej ewolucja niż rewolucja. Najważniejsze to pamiętać, że od 2026 roku numer KSeF staje się elementem codziennej ewidencji księgowej. Jeśli zadbasz o poprawne wystawianie i odbieranie faktur w KSeF, nowa KPiR będzie po prostu kolejnym krokiem w stronę bardziej uporządkowanej księgowości.
Na koniec dobra wiadomość. Fakturowo.pl jest już w pełni dostosowane do nowej KPiR obowiązującej od 2026 roku i automatycznie obsługuje numery KSeF w ewidencji. Dzięki temu możesz skupić się na prowadzeniu firmy, a nie na śledzeniu każdej zmiany w przepisach.
Co dokładnie zmienia się w nowej KPiR
Najważniejsza zmiana to dodanie dwóch nowych kolumn. Pierwsza dotyczy numeru identyfikującego fakturę w KSeF, druga pozwala powiązać zapis w KPiR z dokumentem ustrukturyzowanym. Co istotne, w KPiR wpisuje się sam numer KSeF, bez daty jego nadania. Data ta nadal nie jest wymagana ani w księdze, ani w strukturze JPK_PKPIR.
Reszta księgi pozostaje bez większych zmian. Układ kolumn, zasady ujmowania kosztów i przychodów oraz sposób prowadzenia ewidencji są w dużej mierze takie same jak dotychczas. Jeśli ktoś prowadził KPiR rzetelnie, nie musi uczyć się wszystkiego od nowa.
Od kiedy stosować nowy wzór KPiR
Nowy wzór obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku. Oznacza to, że zapisy dotyczące stycznia 2026 powinny być już prowadzone według nowej KPiR. Grudzień 2025 rozlicza się jeszcze na starym wzorze, nawet jeśli księga za ten miesiąc jest sporządzana w styczniu.
W praktyce wielu przedsiębiorców zamknie księgę za 2025 rok na starym formularzu, a od pierwszego zapisu w 2026 roku przejdzie na nowy wzór. To najbezpieczniejsze i najczytelniejsze rozwiązanie.
Przykład wpisu w nowej KPiR
Załóżmy, że przedsiębiorca wystawił fakturę sprzedaży 5 stycznia 2026 roku. Faktura została wysłana do Krajowy System e-Faktur i otrzymała numer KSeF. W KPiR wpis wygląda następująco:
- w kolumnie daty zdarzenia gospodarczo-podatkowego pojawia się data wystawienia lub sprzedaży,
- w kolumnie numer dowodu księgowego wpisuje się numer faktury,
- w nowej kolumnie KSeF wpisuje się nadany numer KSeF,
- w kolumnie przychodu ujmuje się kwotę netto zgodnie z zasadami KPiR.
Nowa KPiR a program do fakturowania
Jeżeli korzystasz z nowoczesnego programu do faktur, zmiana nie powinna być dla Ciebie uciążliwa. Dobre systemy księgowe i fakturowe są już przygotowane na nowy wzór KPiR i automatycznie zapisują numer KSeF w odpowiedniej kolumnie. W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko pomyłek.
Czy trzeba się bać nowej KPiR
Nie. To raczej ewolucja niż rewolucja. Najważniejsze to pamiętać, że od 2026 roku numer KSeF staje się elementem codziennej ewidencji księgowej. Jeśli zadbasz o poprawne wystawianie i odbieranie faktur w KSeF, nowa KPiR będzie po prostu kolejnym krokiem w stronę bardziej uporządkowanej księgowości.
Na koniec dobra wiadomość. Fakturowo.pl jest już w pełni dostosowane do nowej KPiR obowiązującej od 2026 roku i automatycznie obsługuje numery KSeF w ewidencji. Dzięki temu możesz skupić się na prowadzeniu firmy, a nie na śledzeniu każdej zmiany w przepisach.
