W codziennej sprzedaży nie sposób uniknąć pomyłek – raz zawyżona cena, innym razem źle naliczony rabat czy literówka w danych nabywcy. Na szczęście prawo pozwala na wprowadzenie poprawek poprzez wystawienie faktury korygującej. Ale co w sytuacji, gdy podobne błędy lub zmiany dotyczą kilku dokumentów naraz? Wtedy najlepszym rozwiązaniem może być właśnie zbiorcza faktura korygująca.
Co to jest zbiorcza faktura korygująca
To dokument, który zastępuje kilka pojedynczych korekt. Można ją wystawić, jeśli poprawki odnoszą się do więcej niż jednej faktury wystawionej temu samemu kontrahentowi. W praktyce przedsiębiorcy sięgają po nią najczęściej, gdy udzielają rabatu za cały okres współpracy, rozliczają premie sprzedażowe lub wprowadzają zmianę cen dla kilku wcześniejszych transakcji.
Zbiorcza korekta nie jest osobnym typem faktury w przepisach, ale formą uproszczenia dopuszczoną przez ustawę o VAT (art. 106j). Dokumentuje zmianę podstawy opodatkowania lub innych danych z wielu wcześniejszych faktur w jednym miejscu.
Kiedy można ją wystawić
Zbiorczą fakturę korygującą wystawia się najczęściej w sytuacjach, gdy:
- przyznano kontrahentowi rabat lub bonus od obrotu z danego miesiąca, kwartału czy roku,
- zmieniono ceny towarów lub usług, których dotyczyła większa liczba faktur,
- dokonano zbiorczej korekty błędów formalnych, np. w numerze NIP, adresie lub oznaczeniu towaru,
- trzeba skorygować podatek VAT z tytułu zwrotu części należności.
Jakie dane musi zawierać
Pod względem formalnym zbiorcza faktura korygująca zawiera te same elementy co zwykła faktura korygująca, czyli:
- numer i datę wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- powód korekty,
- numer identyfikujący w KSeF (jeśli faktura pierwotna była ustrukturyzowana),
- wykaz faktur, których dotyczy korekta – lub okres sprzedaży, jeśli rabat obejmuje dany przedział czasu,
- łączną wartość korekty netto, VAT i brutto.
Korekta w systemie KSeF
Od 2026 roku wszystkie faktury – w tym korekty – będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że zbiorcza faktura korygująca również trafi do systemu i uzyska swój unikalny numer identyfikacyjny.
W praktyce warto pamiętać, że korekta zbiorcza w KSeF będzie powiązana z wieloma numerami faktur pierwotnych lub z okresem sprzedaży. System pozwala na powiązanie dokumentów, ale to sprzedawca musi zadbać o prawidłowe wypełnienie pól identyfikujących każdą korygowaną fakturę.
Jak rozliczyć zbiorczą korektę
Po stronie sprzedawcy faktura korygująca obniżająca podstawę opodatkowania powinna być ujęta w ewidencji w miesiącu, w którym wystąpiła przyczyna korekty (np. przyznano rabat). Nabywca natomiast może zmniejszyć VAT naliczony po otrzymaniu korekty, jeśli zna jej treść i spełnione są warunki do ujęcia w deklaracji.
Dlaczego warto z niej korzystać
Zbiorcza faktura korygująca to przede wszystkim:
- oszczędność czasu – zamiast kilkunastu dokumentów wystarczy jeden,
- mniejsza szansa na pomyłkę przy wystawianiu,
- porządek w ewidencji – łatwiej rozliczyć jeden dokument obejmujący całość rabatu,
- czytelność dla kontrahenta – szczególnie przy współpracy długoterminowej.
Przykład z praktyki
Firma informatyczna świadczy w danym kwartale 20 drobnych usług dla jednego klienta, wystawiając 20 faktur. Na koniec kwartału przyznaje 10% rabatu za terminowe płatności. Zamiast wystawiać 20 osobnych korekt, wystawia jedną zbiorczą fakturę korygującą, która obniża łączną wartość sprzedaży o 10%.
Podsumowanie
Zbiorcza faktura korygująca to prosty sposób na uporządkowanie rozliczeń i skrócenie pracy administracyjnej. Pozwala poprawić lub zaktualizować dane z wielu faktur jednocześnie, a jej wystawienie jest całkowicie zgodne z przepisami. Wraz z wejściem KSeF nabiera jeszcze większego znaczenia – wszystkie korekty, nawet zbiorcze, będą miały swój elektroniczny ślad i numer systemowy, co ułatwi kontrolę i archiwizację.
