Wirtualna kasa fiskalna
Wirtualna kasa fiskalna
Z wirtualnymi kasami fiskalnymi mamy styczność niemal na każdym kroku. I choć na przestrzeni lat zmieniły swój wygląd, rozmiar i formę, to wciąż ich rola jest istotna. Kasy fiskalne, bo im poświęcony jest ten artykuł, w coraz większym stopniu działają wirtualnie. Niezależnie od trybu, w jakim funkcjonują, kasy fiskalne służą ewidencji sprzedaży. W razie potrzeby integrują się z różnymi urządzeniami (drukarką fiskalną czy terminalem płatniczym).

Czym są wirtualne kasy fiskalne?
Wirtualne kasy mają postać oprogramowania. To projekt, który (obok JPK VAT i kas online) ma działać na rzecz uszczelniania systemu podatku VAT. Przepisy dotyczące wirtualnych kas weszły w życie 1 czerwca 2020 roku. Co ważne, ich używanie nie jest obowiązkowe. Stanowi jedynie alternatywę dla wskazanych branż, korzystających z kas rejestrujących. Wirtualne kasy fiskalne może stosować branża transportowa oraz inne - m.in. gastronomia czy hotelarstwo. Każda taka mobilna kasa musi przejść proces certyfikacji, realizowany przez Główny Urząd Miar (urząd ten brał udział w projektowaniu rozporządzenia technicznego dotyczącego kas wirtualnych). Certyfikat, który zostaje wydany dla danej kasy wirtualnej, jest potwierdzeniem zgodności jej działania z wymogami (w szczególności w zakresie bezpieczeństwa).

Wirtualne kasy fiskalne - zalety, czyli czemu ma służyć to rozwiązanie
Celem tego rozwiązania jest obniżka kosztów wywiązywania się z obowiązku rejestracji sprzedaży dla wybranych grup przedsiębiorców. Na dłuższą metę ma to także pomóc w ograniczaniu szarej strefy. Jedną z największych zalet wirtualnych kas są niskie koszty ich funkcjonowania (w porównaniu z działaniem tradycyjnych urządzeń fiskalnych). W tym przypadku koszty obejmują bowiem oprogramowanie, a nie samo urządzenie, które co jakiś czas trzeba wymienić. To także oznacza, że przedsiębiorcy mogą wykorzystać urządzenia, które już posiadają (o ile spełniają one niezbędne wymogi). Co ważne, wirtualne kasy fiskalne charakteryzuje mobilność i prostota użytkowania. Dane o transakcjach są dostarczane w czasie rzeczywistym, a kupujący mają możliwość ich weryfikacji. Przykładowo, dla branży gastronomicznej może to być ułatwienie w postaci kas działających na tabletach czy smartfonach, gwarantujących dodatkowe funkcjonalności (mobilną kasę można zainstalować na urządzeniach z system Android lub iOS). Wirtualne kasy wpisują się w trend odchodzenia od papierowych dokumentów. Nowoczesna technologia może zaś być gwarancją lepszego zabezpieczenia danych (odpowiednie szyfrowanie oraz tworzenie automatycznej kopii zapasowej to gwarancja tego, że np. wyblakły paragon nie będzie już problemem). Z kolei w przypadku rynku transportowego, ma się to przyczynić do zwalczania nierównej konkurencji, wynikającej na przykład z tego, że niektóre podmioty budują swój biznes i przewagę konkurencyjną na działaniu niezgodnym z przepisami prawa (uchylając się od płacenia podatków).