Dynamiczny rozwój handlu internetowego sprawia, że rozliczanie VAT w e-commerce staje się coraz bardziej złożone. Od krajowych przepisów po unijne regulacje – sprzedawcy online muszą dokładnie wiedzieć, jak uniknąć błędów i kar finansowych. W tym przewodniku krok po kroku pokazujemy, jak prawidłowo rozliczać VAT w sprzedaży internetowej, zarówno w Polsce, jak i w handlu zagranicznym.

Kto musi rozliczać VAT w e-commerce?
Obowiązek rozliczania VAT dotyczy:
- przedsiębiorców prowadzących sprzedaż online (zarówno B2B, jak i B2C),
- podmiotów działających na platformach typu Allegro, Amazon, eBay, Shopify,
- firm prowadzących dropshipping,
- detalistów oraz hurtowników oferujących produkty w sieci.
- przedsiębiorcy na ryczałcie – tylko jeśli nie sprzedają towarów objętych VAT,
- działalność nierejestrowana – do limitu 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego nie wymaga rejestracji do VAT.
Stawki VAT w e-commerce w 2024 roku
W Polsce w e-commerce stosuje się stawki:
- 23% – stawka podstawowa (większość towarów i usług),
- 8% – np. e-booki (do końca 2024 roku),
- 5% – podstawowe artykuły spożywcze, książki drukowane,
- 0% – eksport towarów poza Unię Europejską.
- Uwaga: Od 1 stycznia 2025 r. e-booki będą objęte stawką 23%.
VAT w handlu międzynarodowym – UE i poza UE
- Sprzedaż B2C w UE - Od 1 lipca 2021 r. obowiązują ujednolicone przepisy:
- Do 10 000 euro sprzedaży rocznie – możesz stosować polską stawkę VAT.
- Powyżej tego limitu – musisz naliczać VAT według stawki kraju konsumenta i rozliczać się przez OSS (One Stop Shop).
- Przykład: Jeśli sprzedajesz do Niemiec i przekroczysz 10 000 euro rocznie – musisz stosować stawkę 19% VAT i rozliczać to w OSS.
- Sprzedaż B2B w UE:
- Możesz stosować 0% VAT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, WDT),
- Wymagane jest posiadanie ważnego numeru VAT UE kontrahenta oraz dowód dostawy.
- Eksport poza UE
- Towary wysyłane poza Unię Europejską objęte są stawką 0% VAT.
- Konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz (listy przewozowe, potwierdzenia odpraw celnych).
VAT a platformy typu Allegro, Amazon, Shopify
Od 2021 r. obowiązują zmienione przepisy - Platformy są odpowiedzialne za pobór VAT przy transakcjach B2C, jeśli:
- produkt jest sprzedawany przez zewnętrznego sprzedawcę,
- towar znajduje się w magazynie platformy (np. Amazon FBA),
- przesyłka ma wartość do 150 euro i podlega procedurze IOSS.
- Platforma pobiera i odprowadza VAT w imieniu sprzedawcy,
- Należy prawidłowo klasyfikować takie transakcje w księgowości,
- Sprzedawca nadal musi prowadzić ewidencję sprzedaży i archiwizować dowody.
Jak rozliczać VAT w e-commerce?
- Zarejestruj się jako podatnik VAT, jeśli nie jesteś zwolniony.
- Wystawiaj faktury zgodnie z przepisami (zawierające m.in. stawkę VAT, NIP, opis towaru).
- Ewidencjonuj sprzedaż w strukturze JPK_V7.
- Składaj deklaracje:
- VAT-7 lub VAT-7K – dla sprzedaży krajowej,
- VAT-UE – przy sprzedaży B2B do krajów UE,
- OSS – jeśli korzystasz z procedury uproszczonej.
- Gromadź dokumentację – faktury, listy przewozowe, dowody dostawy.
Najczęstsze błędy w rozliczaniu VAT
- Brak faktury przy transakcji B2B, nawet na drobne kwoty,
- Stosowanie niewłaściwej stawki VAT,
- Brak rejestracji do VAT-UE lub IOSS,
- Nieprawidłowa ewidencja sprzedaży międzynarodowej,
- Nieuwzględnienie obowiązku OSS po przekroczeniu progu 10 000 euro.
Jak zoptymalizować rozliczanie VAT w sklepie internetowym?
- Korzystaj z OSS i IOSS – uproszczone procedury podatkowe dla e-commerce,
- Automatyzuj fakturowanie – np. przez integrację z Fakturowo.pl i Shopify,
- Śledź zmiany prawne – np. nowe stawki i obowiązki od 2025 r.,
- Konsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie przy sprzedaży międzynarodowej.
Podsumowanie
Rozliczanie VAT w e-commerce to obowiązek, który wymaga wiedzy, dokładności i dobrej organizacji. Dla sprzedawców internetowych – zarówno tych działających lokalnie, jak i międzynarodowo – kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach oraz prawidłowe dokumentowanie i ewidencjonowanie sprzedaży. Skorzystanie z procedur OSS, automatyzacja faktur oraz korzystanie z zaufanych narzędzi, takich jak Fakturowo.pl, może znacznie ułatwić codzienne obowiązki i zminimalizować ryzyko błędów.