Rozliczenie VAT w e-commerce

Dynamiczny rozwój handlu internetowego sprawia, że rozliczanie VAT w e-commerce staje się coraz bardziej złożone. Od krajowych przepisów po unijne regulacje – sprzedawcy online muszą dokładnie wiedzieć, jak uniknąć błędów i kar finansowych. W tym przewodniku krok po kroku pokazujemy, jak prawidłowo rozliczać VAT w sprzedaży internetowej, zarówno w Polsce, jak i w handlu zagranicznym.
Rozliczenie VAT w e-commerce

Kto musi rozliczać VAT w e-commerce?


Obowiązek rozliczania VAT dotyczy:
  • przedsiębiorców prowadzących sprzedaż online (zarówno B2B, jak i B2C),
  • podmiotów działających na platformach typu Allegro, Amazon, eBay, Shopify,
  • firm prowadzących dropshipping,
  • detalistów oraz hurtowników oferujących produkty w sieci.
Wyjątki:
  • przedsiębiorcy na ryczałcie – tylko jeśli nie sprzedają towarów objętych VAT,
  • działalność nierejestrowana – do limitu 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego nie wymaga rejestracji do VAT.

Stawki VAT w e-commerce w 2024 roku


W Polsce w e-commerce stosuje się stawki:
  • 23% – stawka podstawowa (większość towarów i usług),
  • 8% – np. e-booki (do końca 2024 roku),
  • 5% – podstawowe artykuły spożywcze, książki drukowane,
  • 0% – eksport towarów poza Unię Europejską.
  • Uwaga: Od 1 stycznia 2025 r. e-booki będą objęte stawką 23%.

VAT w handlu międzynarodowym – UE i poza UE


  • Sprzedaż B2C w UE - Od 1 lipca 2021 r. obowiązują ujednolicone przepisy:
    • Do 10 000 euro sprzedaży rocznie – możesz stosować polską stawkę VAT.
    • Powyżej tego limitu – musisz naliczać VAT według stawki kraju konsumenta i rozliczać się przez OSS (One Stop Shop).
    • Przykład: Jeśli sprzedajesz do Niemiec i przekroczysz 10 000 euro rocznie – musisz stosować stawkę 19% VAT i rozliczać to w OSS.
  • Sprzedaż B2B w UE:
    • Możesz stosować 0% VAT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, WDT),
    • Wymagane jest posiadanie ważnego numeru VAT UE kontrahenta oraz dowód dostawy.
  • Eksport poza UE
    • Towary wysyłane poza Unię Europejską objęte są stawką 0% VAT.
    • Konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz (listy przewozowe, potwierdzenia odpraw celnych).

VAT a platformy typu Allegro, Amazon, Shopify


Od 2021 r. obowiązują zmienione przepisy - Platformy są odpowiedzialne za pobór VAT przy transakcjach B2C, jeśli:
  • produkt jest sprzedawany przez zewnętrznego sprzedawcę,
  • towar znajduje się w magazynie platformy (np. Amazon FBA),
  • przesyłka ma wartość do 150 euro i podlega procedurze IOSS.
Co to oznacza dla sprzedawcy?
  • Platforma pobiera i odprowadza VAT w imieniu sprzedawcy,
  • Należy prawidłowo klasyfikować takie transakcje w księgowości,
  • Sprzedawca nadal musi prowadzić ewidencję sprzedaży i archiwizować dowody.

Jak rozliczać VAT w e-commerce?


  • Zarejestruj się jako podatnik VAT, jeśli nie jesteś zwolniony.
  • Wystawiaj faktury zgodnie z przepisami (zawierające m.in. stawkę VAT, NIP, opis towaru).
  • Ewidencjonuj sprzedaż w strukturze JPK_V7.
  • Składaj deklaracje:
    • VAT-7 lub VAT-7K – dla sprzedaży krajowej,
    • VAT-UE – przy sprzedaży B2B do krajów UE,
    • OSS – jeśli korzystasz z procedury uproszczonej.
  • Gromadź dokumentację – faktury, listy przewozowe, dowody dostawy.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu VAT

  • Brak faktury przy transakcji B2B, nawet na drobne kwoty,
  • Stosowanie niewłaściwej stawki VAT,
  • Brak rejestracji do VAT-UE lub IOSS,
  • Nieprawidłowa ewidencja sprzedaży międzynarodowej,
  • Nieuwzględnienie obowiązku OSS po przekroczeniu progu 10 000 euro.

Jak zoptymalizować rozliczanie VAT w sklepie internetowym?


  • Korzystaj z OSS i IOSS – uproszczone procedury podatkowe dla e-commerce,
  • Automatyzuj fakturowanie – np. przez integrację z Fakturowo.pl i Shopify,
  • Śledź zmiany prawne – np. nowe stawki i obowiązki od 2025 r.,
  • Konsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie przy sprzedaży międzynarodowej.

Podsumowanie


Rozliczanie VAT w e-commerce to obowiązek, który wymaga wiedzy, dokładności i dobrej organizacji. Dla sprzedawców internetowych – zarówno tych działających lokalnie, jak i międzynarodowo – kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach oraz prawidłowe dokumentowanie i ewidencjonowanie sprzedaży. Skorzystanie z procedur OSS, automatyzacja faktur oraz korzystanie z zaufanych narzędzi, takich jak Fakturowo.pl, może znacznie ułatwić codzienne obowiązki i zminimalizować ryzyko błędów.