Za półtora roku wchodzi w życie zmiana, która wpłynie na codzienną pracę tysięcy polskich firm. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, a w praktyce dotknie także mniejszych podmiotów współpracujących z tymi firmami. Brak przygotowania może oznaczać chaos w dokumentach, opóźnienia w płatnościach i nerwową atmosferę w biurze. Sprawdź, co zrobić, żeby Twoja firma przeszła przez tę rewolucję bez strat.
Nowe przepisy od lutego 2026 roku
Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wchodzą w życie przepisy, które zmienią sposób wystawiania faktur w wielu firmach. Duże przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania wyłącznie z Krajowego Systemu e-Faktur. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że mniejsze firmy mogą spać spokojnie, bo ten obowiązek dotyczy tylko „dużych graczy”. W praktyce jednak każda firma, która współpracuje z większymi podmiotami, będzie musiała odbierać faktury właśnie przez KSeF. Brak przygotowania może oznaczać nie tylko opóźnienia, ale wręcz paraliż w obsłudze dokumentów.
Dlaczego drukowanie faktur to zły pomysł
Wielu przedsiębiorców sądzi, że wystarczy pobierać faktury z KSeF, wydrukować je i działać jak dotychczas. To złudne poczucie bezpieczeństwa. Praca na papierze i w systemie jednocześnie prowadzi do bałaganu – łatwo o duplikaty, pomyłki w księgowaniu czy zgubione dokumenty. Pojawiają się też problemy z płatnościami i przypisywaniem faktur do konkretnych projektów. Zespół zaczyna tracić orientację, gdzie znajduje się dana faktura, kto ją zatwierdził i na jakim jest etapie. To prosta droga do opóźnień i kosztownych pomyłek.
KSeF to nie wszystko – potrzebny jest obieg dokumentów
KSeF sam w sobie nie rozwiąże problemu obiegu dokumentów w firmie. Jest jedynie narzędziem do wystawiania i odbierania faktur w formacie XML. Dlatego kluczowe jest wprowadzenie wewnętrznego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwoli odejść od papieru i w pełni zdigitalizować proces. Taki system powinien uwzględniać wszystkie etapy – od odebrania faktury, przez jej akceptację, aż po zaksięgowanie i archiwizację. Wdrożenie technologii to jedno, ale równie ważne jest zaangażowanie ludzi. Jeśli pracownicy nie będą wiedzieć, jak i po co korzystać z nowych narzędzi, nawet najlepsze rozwiązanie techniczne się nie sprawdzi.
Szansa na modernizację firmy
Odpowiednie przygotowanie to nie tylko uniknięcie problemów w lutym 2026 roku. To także szansa na uporządkowanie procesów w firmie, oszczędność czasu i poprawę efektywności. Firmy, które zainwestują w cyfrowy obieg dokumentów już teraz, zyskają przewagę nad konkurencją i będą mogły wejść w nowy system bez stresu i zbędnych przestojów. Warto potraktować te zmiany jako impuls do modernizacji, a nie przykry obowiązek.
Podsumowanie
Czas do lutego 2026 roku może wydawać się odległy, ale w rzeczywistości jest go niewiele, jeśli myślimy o wdrożeniu nowych procedur, przeszkoleniu zespołu i przetestowaniu systemów. KSeF to nie tylko zmiana wymagana przez przepisy – to okazja, by poprawić organizację pracy i zwiększyć kontrolę nad dokumentami. Im wcześniej zaczniesz przygotowania, tym mniej odczujesz zmianę, a Twoja firma zyska płynność działania w nowej rzeczywistości.
