Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro faktura trafia do KSeF, to odbiorca od razu dostaje powiadomienie — tak jak w przypadku wiadomości e-mail czy systemów bankowych. Niestety, rzeczywistość wygląda inaczej. Sprawdź, jak faktycznie działa obieg informacji w KSeF i co musisz zrobić, aby Twój kontrahent nie przegapił faktury.
KSeF – archiwum, nie listonosz
Krajowy System e-Faktur to centralne repozytorium faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że pełni rolę „magazynu” dokumentów, a nie aktywnego systemu powiadamiania. Gdy wystawiasz fakturę w KSeF, trafia ona na konto NIP-u odbiorcy i otrzymuje unikalny numer KSeF. To potwierdza, że dokument istnieje w systemie, ale nie oznacza, że odbiorca dowie się o nim automatycznie.
Brak automatycznych powiadomień
KSeF nie wysyła e-maili, SMS-ów ani powiadomień push o nowych dokumentach. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje, że system działa pasywnie — udostępnia faktury tym, którzy mają do nich uprawniony dostęp, ale nie informuje o ich pojawieniu się.
W praktyce oznacza to, że odbiorca dowie się o fakturze tylko wtedy, gdy:
- sam zaloguje się do KSeF,
- skorzysta z programu księgowego zintegrowanego z KSeF, który pobierze dokument,
- otrzyma informację od wystawcy.
Jak poinformować kontrahenta o fakturze
Ponieważ KSeF nie powiadamia sam, odpowiedzialność przechodzi na wystawcę lub na używane oprogramowanie. Najczęściej stosowane rozwiązania to:
- Wiadomość e-mail z numerem KSeF lub linkiem – pozwala odbiorcy łatwo znaleźć dokument w systemie.
- Powiadomienia w programach do fakturowania – niektóre systemy umożliwiają automatyczne wysyłanie informacji po wystawieniu faktury.
- Faktura w PDF – choć w KSeF i tak przechowywana jest wersja ustrukturyzowana, wielu przedsiębiorców wysyła PDF dla wygody kontrahenta.
Dlaczego warto zadbać o informowanie
Wielu odbiorców nadal nie ma wyrobionego nawyku regularnego logowania się do KSeF. Jeśli nie powiadomisz ich o nowej fakturze, może to opóźnić płatność, szczególnie w przypadku nowych kontrahentów lub firm, które dopiero wdrażają procedury pracy z systemem.
Wskazówka praktyczna
Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania, sprawdź w ustawieniach, czy istnieje opcja automatycznego powiadamiania kontrahenta o wystawionej fakturze w KSeF. Dzięki temu oszczędzisz czas i unikniesz niepotrzebnych telefonów czy opóźnień w płatnościach.
Podsumowanie
KSeF nie jest systemem powiadamiania — to cyfrowe archiwum faktur. Odbiorca dowie się o dokumencie tylko wtedy, gdy sam go wyszuka lub gdy Ty mu o tym powiesz. Dlatego, aby uniknąć problemów z rozliczeniami i terminami płatności, warto od razu wdrożyć mechanizm informowania kontrahentów, czy to ręczny, czy w pełni zautomatyzowany.
