Wraz z upowszechnieniem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz więcej przedsiębiorców działających w Polsce przez zagraniczne spółki zadaje sobie pytanie, jak prawidłowo wykazać polski oddział na fakturze ustrukturyzowanej. Problem dotyczy zarówno firm wystawiających faktury, jak i tych, które otrzymują dokumenty od zagranicznych podmiotów posiadających oddziały w Polsce. Kluczowe znaczenie ma tutaj zrozumienie, że oddział zagranicznej spółki nie jest odrębnym podatnikiem VAT. W konsekwencji dane oddziału nie powinny zastępować danych spółki macierzystej w podstawowych polach identyfikacyjnych faktury.
Polski oddział a podatnik VAT
Zagraniczna firma prowadząca działalność gospodarczą w Polsce poprzez oddział pozostaje jednym podatnikiem. Sam oddział posiada jedynie wyodrębnienie organizacyjne i nie działa we własnym imieniu jako niezależny podmiot gospodarczy.
Oznacza to, że nawet jeśli działalność operacyjna jest prowadzona przez oddział znajdujący się w Polsce, podatnikiem VAT nadal pozostaje zagraniczna spółka. Rejestracja oddziału nie powoduje powstania nowego podatnika ani odrębnego numeru identyfikacji podatkowej dla celów VAT.
Jakie dane należy wskazać w Podmiot1 i Podmiot2?
W strukturze FA(3), obowiązującej w KSeF, podstawowe dane stron transakcji umieszcza się w polach:
- Podmiot1 – sprzedawca,
- Podmiot2 – nabywca.
Podobnie w przypadku faktury wystawianej dla polskiego oddziału zagranicznej firmy. W polu Podmiot2 powinny znaleźć się dane zagranicznej spółki będącej podatnikiem, a nie wyłącznie dane oddziału.
Dane oddziału mogą pełnić funkcję informacyjną, jednak nie zastępują danych podmiotu będącego stroną transakcji.
Czym jest identyfikator wewnętrzny oddziału?
KSeF umożliwia wskazanie jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa poprzez specjalny identyfikator wewnętrzny oznaczany jako IDWew.
Jest to unikalny identyfikator składający się z:
- numeru NIP podatnika,
- dodatkowego ciągu cyfr przypisanego konkretnej jednostce.
Dzięki temu możliwe jest jednoznaczne wskazanie konkretnego oddziału, zakładu lub innej jednostki organizacyjnej funkcjonującej w ramach przedsiębiorstwa.
Gdzie w strukturze FA(3) wpisać dane oddziału?
Dane polskiego oddziału należy umieszczać w fakultatywnym elemencie Podmiot3. To pole zostało przewidziane dla dodatkowych podmiotów powiązanych z fakturą, które nie występują bezpośrednio jako sprzedawca lub nabywca.
W części Podmiot3 można wskazać między innymi:
- nazwę oddziału,
- adres oddziału,
- identyfikator wewnętrzny IDWew,
- rolę pełnioną przez daną jednostkę.
Dlaczego identyfikator IDWew jest tak ważny?
Samo wpisanie nazwy oddziału nie wystarczy. Aby KSeF prawidłowo rozpoznawał jednostkę organizacyjną, konieczne jest przypisanie jej identyfikatora IDWew.
Bez tego mechanizmu system nie będzie w stanie poprawnie obsłużyć modelu uprawnień dla oddziałów oraz przypisać dokumentów do właściwych jednostek organizacyjnych.
Dlatego przedsiębiorstwa posiadające oddziały powinny wcześniej:
- utworzyć identyfikatory wewnętrzne dla swoich jednostek,
- skonfigurować strukturę organizacyjną w KSeF,
- wyznaczyć administratorów odpowiedzialnych za obsługę oddziałów.
Praktyczny przykład
Załóżmy, że niemiecka spółka posiada oddział w Warszawie i wystawia fakturę sprzedaży.
W takiej sytuacji:
- w polu Podmiot1 należy wskazać dane niemieckiej spółki,
- w polu Podmiot3 można umieścić dane warszawskiego oddziału wraz z identyfikatorem IDWew.
Podsumowanie
W strukturze KSeF FA(3) polski oddział zagranicznej spółki nie zastępuje danych podatnika. Zarówno w polu Podmiot1, jak i Podmiot2 należy wskazywać dane spółki macierzystej będącej podatnikiem VAT. Dane oddziału można natomiast umieścić w fakultatywnym elemencie Podmiot3. Warunkiem prawidłowego wykorzystania tego rozwiązania jest wcześniejsze wygenerowanie identyfikatora wewnętrznego IDWew dla oddziału. Dzięki temu dokumenty mogą być poprawnie identyfikowane i przypisywane do właściwych jednostek organizacyjnych w KSeF.
