Przedsiębiorcy, którzy nadal mają we wpisie kody PKD 2007, powinni dostosować je do PKD 2025. Ogólny okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2026 r., ale obowiązek zastosowania nowej klasyfikacji może pojawić się wcześniej przy zmianie wpisu. Wyjaśniamy, jak sprawdzić kody, czym różnią się aktualizacje w CEIDG i KRS oraz dlaczego nie warto polegać wyłącznie na automatycznym przeklasyfikowaniu.
Kogo dotyczy przejście na PKD 2025?
Nowa Polska Klasyfikacja Działalności obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. Firmy rozpoczynające działalność od tego dnia posługują się PKD 2025. Dla działalności oznaczonej wcześniej kodami PKD 2007 przewidziano okres przejściowy: zasadniczo stare oznaczenia można stosować nie dłużej niż do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, jak i podmiotów ujawniających przedmiot działalności w KRS.
Stan prawny opisany w artykule to 4 listopada 2026 r. Praktyczne zadanie dla działającej firmy polega na sprawdzeniu, według której klasyfikacji sporządzono jej wpis, i dobraniu aktualnych kodów do rzeczywiście wykonywanych czynności. Nie każda firma musi ponownie składać wniosek: jeżeli wpis został już prawidłowo dostosowany do PKD 2025, kolejna aktualizacja wyłącznie z powodu końca okresu przejściowego nie jest potrzebna.
Podstawą zmiany jest rozporządzenie Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności. Nie jest to projekt ani zapowiedź nowego obowiązku. Trzeba jednak odróżnić obowiązującą klasyfikację i zasady przejściowe od technicznego sposobu, w jaki rejestr ma później przeklasyfikować niezmienione wpisy.
Czy można czekać ze zmianą do 31 grudnia 2026 r.?
Data 31 grudnia 2026 r. oznacza ogólny koniec okresu stosowania poprzedniej klasyfikacji, a nie termin liczony jako określona liczba dni od otrzymania zawiadomienia. Nie trzeba więc czekać na indywidualny list z urzędu, aby sprawdzić wpis i przygotować aktualizację. Warto też pamiętać, że możliwość korzystania ze starych kodów może skończyć się wcześniej w związku ze składanym wnioskiem.
W CEIDG przedsiębiorca składający wniosek o zmianę wpisu powinien dostosować kody do PKD 2025 także wtedy, gdy bezpośrednim powodem wniosku jest inna zmiana, na przykład nowy adres. Aktualizację należy potraktować jako uporządkowanie oznaczeń całej działalności, a nie tylko dopisanie jednego nowego kodu do dotychczasowej listy.
W KRS znaczenie ma wniosek o zmianę wpisu dotyczący przedmiotu działalności. Nie należy przenosić na ten rejestr zasady, że każda dowolna zmiana danych spółki automatycznie wymaga aktualizacji PKD. Zmiana adresu czy składu zarządu i zmiana przedmiotu działalności to różne zakresy wniosku.
Złożenie poprawnego wniosku przed końcem okresu przejściowego jest rozsądniejszym rozwiązaniem niż odkładanie sprawy na ostatni dzień. Zwłaszcza w KRS trzeba uwzględnić przygotowanie dokumentów oraz możliwość wezwania do uzupełnienia braków. Samo rozpoczęcie wypełniania formularza nie oznacza jeszcze złożenia wniosku.
Jak ustalić właściwy odpowiednik starego kodu?
Najpierw pobierz aktualne dane z właściwego rejestru. Sprawdź kod działalności przeważającej oraz pozostałe kody, a następnie zestaw je z czynnościami, które firma faktycznie wykonuje. Nie wystarczy założyć, że podobny numer albo zbliżona nazwa oznaczają dokładnie ten sam zakres działalności.
PKD 2025 nie sprowadza się do zmiany daty w nazwie klasyfikacji. Część dawnych grupowań została podzielona, część połączona, a opisy poszczególnych rodzajów działalności uległy zmianie. Dlatego pomocne są klucze przejścia między PKD 2007 i PKD 2025, ale ostateczny wybór trzeba sprawdzić w opisach nowych grupowań, wraz z ich wyłączeniami.
Jeżeli jeden stary kod prowadzi do kilku nowych, nie oznacza to, że przedsiębiorca powinien wpisać je wszystkie. Należy wybrać oznaczenia odpowiadające jego działalności. Przy okazji warto usunąć kody dotyczące usług, których firma już nie świadczy, oraz sprawdzić, czy działalność wskazana jako przeważająca nadal nią jest.
Najlepszym materiałem do takiego przeglądu są konkretne opisy usług i produktów: co firma sprzedaje, co wytwarza, komu świadczy usługi oraz na czym polega jej udział w transakcji. Samo określenie „handel internetowy” lub „usługi dla firm” może być zbyt ogólne, aby prawidłowo dobrać kod.
Jak przeprowadzić aktualizację w CEIDG?
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG dokonuje aktualizacji przez wniosek o zmianę wpisu. Może skorzystać z elektronicznej obsługi rejestru albo złożyć wniosek za pośrednictwem urzędu gminy. Zmiana wpisu w CEIDG jest bezpłatna. Nie trzeba korzystać z komercyjnych ofert pośredników tylko dlatego, że zbliża się koniec okresu przejściowego.
Przed wysłaniem wniosku przygotuj pełną listę kodów według PKD 2025 i wskaż działalność przeważającą. Jeżeli dotychczasowe oznaczenie rozdzielono na kilka nowych pozycji, wybierz właściwe na podstawie rzeczywistego zakresu usług. Nie pozostawiaj sprawy do rozstrzygnięcia wyłącznie na podstawie podobieństwa nazw.
Po złożeniu wniosku zachowaj potwierdzenie, a następnie sprawdź dane widoczne we wpisie. Chodzi o weryfikację rezultatu: czy wykaz obejmuje właściwe czynności i czy prawidłowo oznaczono działalność przeważającą. Błąd zauważony po aktualizacji należy poprawić kolejnym wnioskiem, zamiast zakładać, że rejestr sam odtworzy intencję przedsiębiorcy.
Co dodatkowo trzeba sprawdzić przy zmianie w KRS?
W spółce wpisanej do KRS aktualizacja wymaga sprawdzenia nie tylko samego wykazu kodów, ale także treści umowy albo statutu. Trzeba rozróżnić techniczne dostosowanie oznaczenia istniejącej działalności od rzeczywistego rozszerzenia jej zakresu. Zmiana klasyfikacji nie jest sama w sobie decyzją o rozpoczęciu nowego rodzaju działalności.
Jeżeli dokumenty spółki opisują działalność słownie, zmiana numeracji może nie oznaczać potrzeby zmiany tego opisu. Jeżeli posługują się starymi kodami albo planowana aktualizacja obejmuje czynności wykraczające poza dotychczasowy przedmiot działalności, trzeba ustalić, czy konieczna jest zmiana umowy lub statutu. Od tego zależą wymagane uchwały, forma dokumentów i dalsze czynności rejestrowe.
Wniosek dotyczący podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS składa się elektronicznie, we właściwym systemie obsługującym daną sprawę. Nie jest to procedura CEIDG, a jej kosztów nie można utożsamiać z bezpłatną aktualizacją wpisu jednoosobowej firmy. Przed wysłaniem należy sprawdzić wymagane załączniki i opłaty dla konkretnego wniosku.
W KRS ujawnia się nie więcej niż dziesięć pozycji przedmiotu działalności, w tym jedną działalność przeważającą na poziomie podklasy. Jeżeli rozdzielenie starych kodów daje więcej nowych oznaczeń, nie można bezrefleksyjnie przepisać całej listy do rejestru. Trzeba wybrać pozycje mieszczące się w limicie i odpowiadające działalności podmiotu.
Jak wygląda aktualizacja na konkretnym przykładzie?
Anna prowadzi jednoosobową firmę usługową. 12 listopada 2026 r. zamierza złożyć w CEIDG wniosek o zmianę adresu. Jej wpis nadal zawiera kody PKD 2007. Nie powinna ograniczać wniosku do nowego adresu i odkładać przeklasyfikowania na grudzień: przy tej zmianie dostosowuje również wykaz działalności do PKD 2025.
Przed złożeniem wniosku Anna porównuje stare oznaczenia z nową klasyfikacją. Jeden z dotychczasowych kodów ma kilka możliwych odpowiedników. Z ich opisów wynika, że tylko dwa odnoszą się do faktycznie świadczonych przez nią usług. Wybiera te dwa, usuwa kod dotyczący porzuconej działalności i sprawdza oznaczenie działalności przeważającej. Po wysłaniu wniosku kontroluje opublikowane dane.
Gdyby natomiast spółka wpisana do KRS zgłaszała tego samego dnia wyłącznie zmianę członka zarządu, nie należałoby z tego powodu automatycznie stosować reguły właściwej dla zmiany wpisu w CEIDG. Spółka nadal powinna zaplanować dostosowanie przedmiotu działalności przed końcem okresu przejściowego, ale zakres składanego wniosku ma znaczenie.
Co grozi firmie, która nie zaktualizuje kodów?
W informacjach urzędowych wskazano możliwość automatycznego dostosowania niezmienionych kodów w CEIDG. Nie należy jednak traktować tego jako gwarancji prawidłowego opisania każdej firmy. Mechanizm oparty na powiązaniach między klasyfikacjami nie zawsze rozstrzygnie, którą z kilku działalności przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje.
Najbardziej praktycznym ryzykiem jest więc pozostawienie we wpisie oznaczeń niedopasowanych do działalności. Może to utrudnić wykazanie spełnienia warunków w procedurze administracyjnej, statystycznej lub przy ubieganiu się o wsparcie, jeżeli dana procedura odwołuje się do określonych kodów PKD. W takim przypadku liczy się jej konkretny regulamin albo przepis, a nie samo przekonanie przedsiębiorcy, że dawny kod był wystarczający.
Nie ma natomiast podstaw, aby przedstawiać brak samodzielnego przeklasyfikowania jako równoznaczny z automatycznym wykreśleniem każdej firmy z CEIDG. Wykreślenie wpisu wymaga odrębnej podstawy prawnej. Informacji o możliwym wykreśleniu w szczególnych przypadkach nie wolno zamieniać w ogólną sankcję za pozostawienie starego kodu.
Czy zmiana PKD wpływa na podatki i uprawnienia firmy?
Samo zastąpienie starego oznaczenia nowym nie jest wyborem formy opodatkowania ani zgłoszeniem do VAT. Nie przesądza też samodzielnie o stawce podatku dla konkretnej usługi. W przepisach podatkowych znaczenie może mieć rzeczywisty charakter czynności lub inna klasyfikacja, w szczególności PKWiU. PKD i PKWiU nie są zamiennymi oznaczeniami.
Aktualizacja kodu nie zastępuje również zezwolenia, koncesji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli są one wymagane. Jeśli przy przeglądzie PKD przedsiębiorca stwierdzi, że faktycznie rozszerzył działalność, powinien osobno sprawdzić warunki wykonywania tych nowych czynności.
Pomoc księgowego jest szczególnie przydatna wtedy, gdy przegląd ujawnia rozbieżność między opisem usług na fakturach, sposobem ich rozliczania a działalnością ujawnioną w rejestrze. W spółce dodatkowym zadaniem może być sprawdzenie dokumentów korporacyjnych. Przed końcem 2026 r. warto mieć nie tylko wysłany wniosek, ale również zachowane potwierdzenie i sprawdzony rezultat aktualizacji.
