Jeżeli kontrahent spóźnia się z płatnością, nie jesteś bezradny. Prawo daje Ci konkretne narzędzie – odsetki ustawowe za opóźnienie. W praktyce oznacza to, że możesz doliczyć dodatkową kwotę za każdy dzień zwłoki. Warto wiedzieć, kiedy masz do tego prawo i jak poprawnie to wyliczyć.
Co to są odsetki ustawowe za opóźnienie?
Odsetki ustawowe za opóźnienie to rekompensata za to, że nie otrzymałeś pieniędzy w terminie. Nie musisz mieć w umowie specjalnego zapisu. Wystarczy, że minął termin płatności, a zapłata nie wpłynęła. Podstawą prawną jest Kodeks cywilny, który reguluje zasady naliczania odsetek, gdy strony nie ustaliły ich wysokości samodzielnie.
Aktualna wysokość odsetek od 4 grudnia 2025 roku
Od 4 grudnia 2025 r. obowiązują nowe stawki ogłoszone w obwieszczeniach Ministra Sprawiedliwości.
- Na podstawie art. 359 § 4 Kodeksu cywilnego ogłoszono, że od 4 grudnia 2025 r. wysokość odsetek ustawowych wynosi: 7,50% w stosunku rocznym.
- Z kolei na podstawie art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego ogłoszono, że od tej samej daty wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie wynosi: 9,50% w stosunku rocznym. To właśnie ta druga stawka, czyli 9,50%, ma zastosowanie przy opóźnieniach w zapłacie faktur, jeżeli strony nie ustaliły innych warunków.
Od kiedy można naliczać odsetki?
Odsetki nalicza się od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie.
Przykład:
- Termin płatności: 10 marca
- Zapłata: 20 marca
- Odsetki liczymy od 11 do 20 marca włącznie.
Jak obliczyć odsetki za opóźnienie?
Wzór jest prosty: kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × 9,50% / 365 dni
Przykład:
- Kwota faktury: 10 000 zł
- Opóźnienie: 30 dni
- Stawka odsetek: 9,50% rocznie
- 10 000 × 30 × 9,50% / 365 = 78,08 zł
Odsetki w transakcjach między firmami
W relacjach B2B często mają zastosowanie wyższe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, wynikające z odrębnych przepisów. Jeżeli prowadzisz działalność i wystawiasz faktury innym firmom, w wielu przypadkach możesz naliczyć właśnie tę wyższą stawkę oraz dodatkowo żądać rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Czy trzeba wystawiać notę odsetkową?
Tak. Odsetek nie dopisuje się do faktury pierwotnej. Wystawia się osobny dokument – notę odsetkową. Nie podlega ona VAT, ponieważ odsetki nie są wynagrodzeniem za towar czy usługę, lecz rekompensatą za opóźnienie.
W nocie powinny znaleźć się:
- dane stron,
- kwota zaległości,
- okres opóźnienia,
- stawka odsetek,
- wyliczona kwota odsetek.
Czy zawsze warto naliczać odsetki?
To decyzja biznesowa. Przy stałych klientach czasem wystarczy rozmowa. Przy większych kwotach lub długim opóźnieniu naliczenie odsetek pokazuje, że pilnujesz swoich należności. Samo poinformowanie kontrahenta o naliczaniu odsetek często przyspiesza przelew.
Odsetki w praktyce
Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania, możesz łatwo kontrolować terminy płatności i szybko obliczyć należne odsetki. W Fakturowo.pl w kilku krokach wystawisz notę odsetkową i zachowasz pełną historię rozliczeń z kontrahentem. Pilnowanie płatności to realny wpływ na płynność finansową firmy. Nawet krótkie, ale częste opóźnienia potrafią mocno zaburzyć przepływy pieniężne.
