Odliczenie VAT od faktury wystawionej poza KSeF

Kiedy faktury w KSeF staną się obowiązkowe

Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT, KSeF stanie się obowiązkowy w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których sprzedaż (łącznie z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników.

Z obowiązku będą zwolnione niektóre podmioty, m.in. firmy zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Warto przypomnieć, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy sprzedawcy, a nie nabywcy. Kupujący nie ma obowiązku sprawdzania, czy wystawca powinien już korzystać z systemu.

Stanowisko fiskusa – czy faktura poza KSeF daje prawo do odliczenia VAT?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że sama forma techniczna faktury nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT. Oznacza to, że faktura wystawiona poza KSeF może stanowić podstawę odliczenia, jeśli spełnione są warunki materialne:

• nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
• zakup jest związany z działalnością opodatkowaną,
• faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Organ dodał, że ważne jest, aby transakcja faktycznie podlegała opodatkowaniu, a nie była zwolniona z VAT. Odliczenie jest też możliwe, jeśli zakup dotyczy działalności prowadzonej poza granicami Polski – pod warunkiem, że podatnik potrafi wykazać związek między wydatkiem a czynnościami opodatkowanymi.

Co to oznacza w praktyce

W praktyce interpretacja ta przynosi przedsiębiorcom istotne ułatwienie.

• Brak KSeF nie przekreśla prawa do odliczenia VAT – o ile faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję.
• Odpowiedzialność za brak użycia KSeF spoczywa na sprzedawcy, nie na nabywcy.
• Kupujący nie musi weryfikować, czy wystawca był już objęty obowiązkiem korzystania z KSeF – szczególnie w przypadku podmiotów zagranicznych.

Podsumowanie

Mimo że KSeF stanie się wkrótce centralnym narzędziem do wystawiania faktur, organy podatkowe potwierdzają, że prawo do odliczenia VAT zależy przede wszystkim od treści i wiarygodności transakcji, a nie od samego sposobu wystawienia dokumentu.
Warto jednak pamiętać, że wystawienie faktury poza KSeF, gdy system już obowiązuje, może oznaczać naruszenie przepisów po stronie sprzedawcy – i to on poniesie ewentualne konsekwencje, nie nabywca.