Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorców czekają kolejne zmiany związane z obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Tym razem dotyczą one mechanizmu podzielonej płatności (MPP), czyli tzw. split payment. Sam mechanizm pozostaje bez zmian i nadal będzie działał na tych samych zasadach. Zmieni się jednak sposób identyfikowania faktur podczas wykonywania przelewów. W przypadku faktur wystawionych w KSeF zamiast tradycyjnego numeru faktury konieczne będzie podanie numeru identyfikacyjnego nadanego przez KSeF. Dzięki temu płatności będą mogły zostać jednoznacznie powiązane z konkretnymi dokumentami znajdującymi się w systemie.
Czym jest mechanizm podzielonej płatności?
Mechanizm podzielonej płatności funkcjonuje w Polsce od kilku lat jako sposób rozliczania podatku VAT. W określonych przypadkach jego stosowanie jest obowiązkowe, zwłaszcza przy transakcjach przekraczających 15 000 zł brutto obejmujących towary lub usługi znajdujące się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Podczas wykonywania przelewu MPP bank automatycznie rozdziela płatność na dwie części. Kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, natomiast kwota podatku VAT zostaje przekazana na specjalny rachunek VAT. Do tej pory, wykonując taki przelew, należało wskazać:
- numer faktury,
- kwotę brutto,
- kwotę podatku VAT,
- numer NIP sprzedawcy.
Numer faktury zastąpi numer KSeF
Najważniejszą zmianą będzie zastąpienie numeru faktury numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system Ministerstwa Finansów. To właśnie ten numer będzie od 1 stycznia 2027 roku wykorzystywany podczas wykonywania przelewów w mechanizmie podzielonej płatności. Pozostałe dane pozostaną bez zmian. Nadal będzie trzeba podać:
- kwotę VAT,
- kwotę brutto,
- NIP sprzedawcy.
Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?
Nowe zasady będą stosowane do płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nadal będą wykonywali przelewy MPP według obecnych zasad, wpisując numer faktury. Oznacza to, że firmy mają jeszcze czas na dostosowanie swoich procedur oraz wykorzystywanego oprogramowania do nowych wymagań.
Zmiany również przy przelewach zbiorczych
Nowelizacja obejmuje także przelewy zbiorcze, które pozwalają opłacić wiele faktur jednym przelewem. Obecnie podczas wykonywania takiej płatności zamiast numeru faktury wpisuje się okres, którego dotyczy przelew. Od 2027 roku rozwiązanie to zostanie zastąpione nowym mechanizmem przygotowanym specjalnie dla KSeF. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorca będzie korzystał z tzw. identyfikatora zbiorczego, który zostanie wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur.
Czym jest identyfikator zbiorczy?
Identyfikator zbiorczy będzie specjalnym numerem przypisanym do grupy faktur przeznaczonych do wspólnego rozliczenia. Aby go utworzyć, nabywca wskaże w KSeF faktury, które chce objąć jednym przelewem. Następnie system wygeneruje jeden identyfikator, który zostanie wpisany w komunikacie przelewu MPP. Rozwiązanie to ma uprościć rozliczenia oraz wyeliminować problemy związane z identyfikacją wielu dokumentów w ramach jednej płatności.
Ile faktur będzie można objąć jednym identyfikatorem?
Przepisy określają konkretne limity. Jeden identyfikator zbiorczy będzie można wygenerować dla:
- minimum 2 faktur,
- maksymalnie 10 000 faktur.
Możliwość płatności częściowych
Jedną z praktycznych zalet nowych przepisów będzie możliwość wykorzystania tej samej faktury w więcej niż jednym identyfikatorze zbiorczym. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą mogli wygodniej realizować płatności częściowe. Jeżeli należność za daną fakturę zostanie uregulowana w kilku przelewach, nie będzie potrzeby tworzenia dodatkowych dokumentów ani rezygnowania z mechanizmu podzielonej płatności. Rozwiązanie to daje znacznie większą swobodę niż obecne przepisy.
Większa elastyczność przy płatnościach zbiorczych
Nowe regulacje zmienią również sposób grupowania faktur. Dotychczas przelew zbiorczy obejmował wszystkie faktury z określonego okresu rozliczeniowego. Po zmianach przedsiębiorca będzie mógł sam zdecydować, które faktury chce opłacić jednym przelewem. Nie będzie już konieczności obejmowania płatnością wszystkich dokumentów z danego miesiąca. Warunkiem pozostanie jedynie to, aby:
- faktury pochodziły od jednego sprzedawcy,
- obejmowały okres od jednego dnia do jednego miesiąca.
Jak będzie wyglądał przelew MPP po zmianach?
Schemat rozliczenia będzie stosunkowo prosty. Najpierw sprzedawca wystawi fakturę w KSeF. System automatycznie nada jej unikalny numer identyfikacyjny. Jeżeli nabywca będzie opłacał pojedynczą fakturę, podczas wykonywania przelewu wpisze właśnie numer KSeF zamiast numeru faktury. Jeżeli natomiast będzie regulował jednocześnie kilka faktur od tego samego sprzedawcy, wygeneruje w KSeF identyfikator zbiorczy i to on zostanie wpisany w komunikacie przelewu. Pozostałe elementy przelewu pozostaną niezmienione.
Co oznaczają zmiany dla przedsiębiorców?
Dla większości przedsiębiorców nowe przepisy nie będą oznaczały zmiany samego sposobu wykonywania przelewów. Konieczne będzie jednak korzystanie z numerów nadawanych przez KSeF oraz obsługa identyfikatorów zbiorczych. Największe znaczenie będą miały one dla producentów systemów finansowo-księgowych, banków oraz przedsiębiorstw realizujących dużą liczbę płatności każdego dnia. Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy używane oprogramowanie będzie umożliwiało pobieranie numerów KSeF, generowanie identyfikatorów zbiorczych oraz ich automatyczne przekazywanie do komunikatów przelewów MPP.
Podsumowanie
Zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2027 roku są kolejnym etapem integracji mechanizmu podzielonej płatności z Krajowym Systemem e-Faktur. Zamiast numeru faktury przedsiębiorcy będą posługiwać się numerem identyfikacyjnym KSeF, a przy płatnościach obejmujących wiele dokumentów wykorzystają nowe identyfikatory zbiorcze. Choć z perspektywy użytkownika zmiany wydają się niewielkie, w praktyce pozwolą na jednoznaczne powiązanie przelewów z fakturami znajdującymi się w KSeF oraz usprawnią obsługę płatności zbiorczych i częściowych. Dla firm oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania systemów księgowych i finansowych jeszcze przed początkiem 2027 roku.
