Od 2026 roku każda firma będzie musiała wystawiać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). To oznacza nie tylko zmianę sposobu wystawiania dokumentów, ale też nowe zasady ich identyfikacji i rozliczania. Jednym z tematów, o których coraz częściej mówi się w kontekście wdrożenia KSeF, jest umieszczanie numeru KSeF w tytule przelewu.
Co to jest numer KSeF
Każda faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur otrzymuje automatycznie unikalny numer identyfikacyjny KSeF. To właśnie ten numer jednoznacznie identyfikuje dokument w systemie Ministerstwa Finansów. W przeciwieństwie do dotychczasowych numerów faktur (np. FV/12/11/2025), numer KSeF jest nadawany przez system centralny i nie można go zmienić. Dzięki temu system księgowy lub administracja skarbowa mogą błyskawicznie powiązać konkretną płatność z odpowiednią fakturą.
Czy numer KSeF trzeba wpisywać w przelewie
Na dziś (listopad 2025) nie ma jeszcze obowiązku wpisywania numeru KSeF w tytule przelewu, ale Ministerstwo Finansów zapowiada wprowadzenie takiego wymogu po pełnym uruchomieniu systemu – czyli w 2026 roku. Celem tego rozwiązania jest automatyczne powiązanie płatności z fakturą oraz uproszczenie rozliczeń między firmami.
W praktyce oznacza to, że:
- przy przelewach za pojedynczą fakturę – w tytule pojawi się jej numer KSeF,
- przy przelewach zbiorczych – planowane jest wprowadzenie tzw. identyfikatora zbiorczego, który będzie reprezentował kilka faktur w jednym kodzie.
Jak może wyglądać taki tytuł przelewu
Przykład prostego tytułu: „Zapłata za fakturę KSeF:FA1/2026/0001234567”. Jeżeli system bankowy zostanie zintegrowany z KSeF, to numer ten może być uzupełniany automatycznie na podstawie przesyłanej e-faktury. Część banków (np. PKO BP, mBank, Pekao) już testuje takie rozwiązania.
Numer KSeF a mechanizm podzielonej płatności (MPP)
W przypadku płatności objętych mechanizmem podzielonej płatności, numer KSeF również będzie odgrywał istotną rolę. MF planuje, by przy MPP numer KSeF był elementem obowiązkowym tytułu przelewu – co pozwoli jeszcze dokładniej dopasować przelewy do faktur w systemach finansowych.
Co grozi za brak numeru KSeF w tytule przelewu
Na razie brak numeru KSeF nie skutkuje żadną sankcją. Jednak w przyszłości jego pominięcie może powodować:
- problemy z automatycznym rozliczeniem płatności przez kontrahenta,
- opóźnienia w księgowaniu,
- niejasności przy kontrolach podatkowych.
Jak przygotować się w firmie
- Zaktualizuj szablony przelewów w systemie finansowym, by umożliwiały dodanie numeru KSeF w polu tytułu.
- Ustal wewnętrzny schemat opisu płatności, np. „Zapłata za fakturę KSeF: [numer]”.
- Zadbaj o integrację – Fakturowo.pl już obsługuje numery KSeF, dzięki czemu łatwo można je skopiować z faktury przy realizacji przelewu.
- Śledź zmiany przepisów, bo obowiązek wpisywania numeru KSeF w tytule przelewu prawdopodobnie zostanie wprowadzony rozporządzeniem MF w drugiej połowie 2026 r.
Podsumowanie
Numer KSeF w tytule przelewu nie jest jeszcze obowiązkowy, ale z dużym prawdopodobieństwem stanie się nim po wejściu w życie pełnego systemu e-faktur. Dla przedsiębiorców to dobry moment, by już teraz przygotować swoje systemy księgowe i przyzwyczaić się do nowego sposobu opisywania płatności.
Warto też pamiętać, że automatyzacja tego procesu — np. poprzez integrację banków z KSeF — będzie kolejnym krokiem w stronę uproszczenia rozliczeń i pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów.
