Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje nowa wersja pliku Jednolitego Pliku Kontrolnego – JPK_V7(3). Zmiana dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT i wprowadza nowe zasady raportowania dokumentów w ewidencji VAT. Najważniejszą nowością jest powiązanie JPK z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz pojawienie się nowych oznaczeń dokumentów. W praktyce oznacza to, że sposób raportowania faktur w JPK musi być zgodny z tym, jak dokument funkcjonuje w KSeF. Jeśli faktura ma nadany numer KSeF, trafia on do pliku JPK. Jeśli numeru nie ma – trzeba wskazać powód jego braku przy pomocy nowych oznaczeń. W tym artykule wyjaśniamy, co oznaczają kody OFF, BFK i DI, kiedy należy ich używać oraz jakie inne zmiany wprowadza JPK_V7(3).
Dlaczego zmieniono strukturę JPK?
Nowa wersja pliku JPK jest bezpośrednio powiązana z wdrażaniem KSeF. Ministerstwo Finansów chce w ten sposób ujednolicić raportowanie faktur i powiązać dane z ewidencji VAT z dokumentami znajdującymi się w systemie e-Faktur.
W praktyce oznacza to, że każda faktura raportowana w JPK powinna mieć numer KSeF, jeśli została wystawiona lub odebrana w systemie albo specjalne oznaczenie, które wyjaśnia, dlaczego numeru KSeF nie ma. Brak jednego z tych elementów może spowodować, że plik JPK nie przejdzie walidacji technicznej i zostanie odrzucony przez system Ministerstwa Finansów.
Nowe oznaczenia w JPK_V7(3)
W nowej strukturze pojawiły się trzy oznaczenia stosowane wtedy, gdy dokument nie posiada numeru KSeF. Ważna zasada jest prosta – jeśli dokument ma numer KSeF, żadnego z tych kodów nie wpisujemy.
OFF – faktura wystawiona podczas awarii KSeF
Kod OFF stosuje się w sytuacji, gdy faktura została wystawiona w czasie oficjalnej awarii KSeF i w momencie składania JPK nie ma jeszcze nadanego numeru w systemie. Po przywróceniu działania systemu podatnik ma określony czas na przesłanie takiej faktury do KSeF. Jednak w pliku JPK za okres, w którym dokument został wystawiony, pojawia się właśnie oznaczenie OFF.
BFK – faktura poza KSeF
Oznaczenie BFK dotyczy faktur, które zgodnie z przepisami mogą być wystawiane poza systemem KSeF.
Najczęściej chodzi o sytuacje takie jak:
- faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- dokumenty generowane przez kasy fiskalne,
- przypadki, w których przepisy pozwalają wystawić fakturę poza KSeF.
DI – dokument inny niż faktura
Kod DI ma dość szerokie zastosowanie. Stosuje się go dla dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu KSeF.
Dotyczy to między innymi:
- dokumentów wewnętrznych,
- raportów z kasy fiskalnej,
- dokumentów celnych,
- innych zapisów ewidencyjnych w rejestrze VAT.
Nowe pole dotyczące systemu kaucyjnego
W JPK_V7(3) pojawiło się także nowe pole związane z wprowadzanym systemem kaucyjnym dla opakowań na napoje. W części deklaracyjnej pliku znajduje się pole P_360, w którym wykazuje się wysokość podatku należnego od niezwróconej kaucji. Dotyczy to sytuacji, gdy pobrana kaucja nie została zwrócona i zgodnie z przepisami powinna zostać opodatkowana. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy objęci systemem kaucyjnym będą musieli uwzględniać te dane w ewidencji VAT oraz w strukturze JPK.
Zmiana w terminie zwrotu VAT
Nowelizacja przepisów wprowadziła również zmianę dotyczącą zwrotu podatku VAT. Standardowy termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni.
W związku z tym w nowej strukturze JPK usunięto pole związane ze zwrotem w terminie 60 dni, które występowało w poprzednich wersjach pliku.
Jak przygotować firmę do JPK_V7(3)?
Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem nie jest sama struktura pliku, lecz prawidłowe oznaczanie dokumentów. Warto więc zadbać o kilka podstawowych kwestii.
Przede wszystkim dobrze jest korzystać z programu do fakturowania lub księgowości, który obsługuje integrację z KSeF i automatycznie zapisuje numer KSeF przy dokumentach. Dzięki temu dane trafiają do ewidencji VAT bez konieczności ręcznego uzupełniania.
Dobrym rozwiązaniem jest także regularna kontrola rejestru VAT przed wygenerowaniem JPK. Wtedy łatwo sprawdzić, czy wszystkie dokumenty mają poprawne oznaczenia i czy żaden z nich nie wymaga uzupełnienia numeru KSeF lub jednego z kodów.
Systemy do fakturowania online, takie jak Fakturowo.pl, pozwalają dodatkowo zintegrować wystawianie faktur z KSeF oraz uporządkować ewidencję dokumentów jeszcze przed generowaniem pliku JPK.
Podsumowanie
Nowa struktura JPK_V7(3) to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Najważniejszą zmianą jest powiązanie pliku JPK z KSeF oraz wprowadzenie nowych oznaczeń dokumentów: OFF, BFK i DI. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładniejszego prowadzenia ewidencji VAT i pilnowania, aby każdy dokument był poprawnie opisany w systemie księgowym. Choć zmiany mogą wydawać się skomplikowane, w praktyce większość nowoczesnych programów księgowych i systemów do fakturowania automatyzuje znaczną część tych procesów. Dzięki temu przygotowanie poprawnego pliku JPK staje się znacznie prostsze.
