Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ten wymóg obejmie także noty księgowe – czyli dokumenty używane przy naliczaniu kar umownych, odsetek czy zwrotów kosztów. Odpowiedź brzmi jasno: nie, noty księgowe nie będą objęte KSeF. Warto jednak wiedzieć, dlaczego tak jest i co zmieni się w praktyce.
Nota księgowa a nota korygująca – nie mylmy pojęć
Najpierw kluczowa sprawa: nota księgowa to nie to samo co nota korygująca.
- Nota księgowa (inaczej nota obciążeniowa lub uznaniowa) jest wystawiana, gdy dana operacja nie podlega VAT – np. przy naliczaniu kary umownej za uszkodzony sprzęt, obciążeniu kontrahenta kosztami przesyłki czy odsetkami.
- Nota korygująca natomiast dotyczy faktury VAT i służy do poprawy danych formalnych, np. nazwy nabywcy, adresu czy numeru NIP – ale nie wartości towarów, stawek VAT czy kwot.
Czy noty księgowe będą w KSeF?
Nie. Jak potwierdza Ministerstwo Finansów i interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 29 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA), obowiązek korzystania z KSeF od 2026 r. dotyczy wyłącznie faktur VAT, czyli dokumentów określonych w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT.
W przypadku not księgowych – które dokumentują czynności niepodlegające VAT – przepisy nie przewidują ani obowiązku, ani nawet możliwości wystawiania ich przez KSeF.
Oznacza to, że przedsiębiorcy nadal będą mogli:
- wystawiać noty księgowe poza KSeF,
- przechowywać je zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości (papierowo lub elektronicznie),
- korzystać z dotychczasowych narzędzi – np. Fakturowo.pl – bez żadnych zmian.
Co z notami korygującymi?
Tutaj sytuacja wygląda inaczej. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostanie uchylony art. 106k ustawy o VAT, który do tej pory pozwalał nabywcy wystawić notę korygującą.
Oznacza to, że nie będzie już w ogóle możliwości wystawiania not korygujących – cała odpowiedzialność za korekty przechodzi na sprzedawcę, który będzie musiał wystawić fakturę korygującą przez KSeF.
To ważna zmiana, bo do tej pory noty korygujące często służyły do prostych poprawek formalnych (np. literówki w nazwie firmy). Od 2026 r. takie błędy również trzeba będzie poprawiać w systemie KSeF, w formie korekty wystawionej przez sprzedawcę.
Przykład z praktyki
Firma wypożyczająca sprzęt obciąża klienta karą umowną za niewłaściwe użytkowanie urządzenia. Ponieważ kara umowna nie stanowi czynności opodatkowanej VAT, firma wystawia notę księgową, a nie fakturę. Od 2026 r. nadal będzie mogła to zrobić poza KSeF – np. w formie PDF lub w programie do fakturowania, tak jak dotychczas. Natomiast jeśli klient zauważy błąd w fakturze za wypożyczenie, to już nie wyśle noty korygującej. Zgłosi to do sprzedawcy, a ten wystawi fakturę korygującą przez KSeF.
Podsumowanie
Od lutego 2026 r.:
- noty księgowe (obciążeniowe, uznaniowe, odsetkowe) nie będą objęte obowiązkiem KSeF,
- noty korygujące znikną z obrotu prawnego – zastąpią je faktury korygujące,
- faktury VAT będą obowiązkowo wystawiane i przesyłane przez KSeF.
