Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Wybór odpowiedniego programu do fakturowania nie sprowadza się już tylko do wygody czy ceny – chodzi o pełną zgodność z KSeF i bezpieczeństwo pracy. Sprawdź, jakie funkcje powinien mieć dobry system, jak wygląda obsługa faktur w KSeF i dlaczego Fakturowo.pl może być rozwiązaniem, które pozwoli przejść przez tę zmianę bez stresu.
KSeF to platforma Ministerstwa Finansów, w której faktury ustrukturyzowane są wystawiane, przechowywane i weryfikowane. W praktyce oznacza to, że dokument nie trafia już tylko do kontrahenta, ale w pierwszej kolejności przechodzi przez system państwowy. Dzięki temu faktury nie giną, nie ma wątpliwości, czy odbiorca je otrzymał, a urzędy skarbowe mają wgląd w bieżące transakcje.
Korzystanie z KSeF niesie też konkretne korzyści:
Platforma Fakturowo.pl już dziś obsługuje integrację z KSeF 1.0 i strukturą FA(2), a wkrótce będzie gotowa także na KSeF 2.0 i nowy schemat FA(3).
Najważniejsze atuty:
Firmy, które zaczną korzystać z KSeF wcześniej, mogą spokojnie przetestować procesy i nauczyć się obsługi systemu w bezpiecznych warunkach. Dzięki temu nie będą musiały improwizować w lutym 2026 roku. To też szansa, by krok po kroku wdrożyć pracowników i sprawdzić integracje np. ze sklepem internetowym czy magazynem.
Korzystanie z KSeF niesie też konkretne korzyści:
- krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT,
- brak obowiązku samodzielnego przechowywania faktur przez przedsiębiorcę,
- większe bezpieczeństwo i porządek w dokumentach,
- możliwość automatycznego importu faktur zakupowych do programu księgowego.
Jak wybrać program do fakturowania zgodny z KSeF?
- Pełna integracja z KSeF - Najważniejsze, by program sam wysyłał faktury do KSeF i odbierał statusy – bez konieczności ręcznego eksportu plików XML. Dobrze, jeśli od razu zapisuje UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru).
- Obsługa obu struktur faktur – FA(2) i FA(3) - Obecnie działa jeszcze FA(2), ale w 2026 roku obowiązkowa będzie nowa wersja FA(3). System musi być do niej dostosowany.
- Import faktur kosztowych - Dużym ułatwieniem jest automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF. Dzięki temu użytkownik nie musi ich ręcznie wprowadzać ani odbierać od kontrahenta mailem.
- Prosta obsługa i przejrzyste statusy - Program powinien pokazywać wprost, czy faktura została zaakceptowana, odrzucona czy oczekuje na przetworzenie.
- Możliwość współpracy z biurem rachunkowym - Ważne, aby system dawał możliwość przyznania dostępu księgowemu w wybranym zakresie – np. tylko do odczytu faktur lub także do ich zatwierdzania.
- Dodatkowe funkcje - Integracja z Allegro i sklepami internetowymi, generowanie JPK_V7, faktury w różnych językach czy obsługa wielu firm na jednym koncie.
Fakturowo.pl – kompleksowe rozwiązanie dla firm
Platforma Fakturowo.pl już dziś obsługuje integrację z KSeF 1.0 i strukturą FA(2), a wkrótce będzie gotowa także na KSeF 2.0 i nowy schemat FA(3).
Najważniejsze atuty:
- Jedno kliknięcie do KSeF – wystawiasz fakturę, wybierasz „Wyślij do KSeF”, a program zajmuje się resztą.
- Status i numer KSeF w panelu – od razu widać, czy dokument został przyjęty.
- Integracje e-commerce – łatwe połączenie z Allegro czy własnym sklepem internetowym.
- Automatyczne raporty i pliki JPK – zgodne z wymaganiami urzędów.
- Wielojęzyczne faktury – przydatne w sprzedaży zagranicznej.
- Przygotowanie do nowej struktury FA(3) – system będzie na bieżąco aktualizowany.
Jak wygląda obsługa faktury w systemie zintegrowanym z KSeF?
- Wystawiasz dokument w panelu.
- Klikasz opcję wysyłki do KSeF.
- Program generuje plik XML i przesyła go do systemu Ministerstwa Finansów.
- KSeF nadaje numer i status.
- Program pobiera UPO i zapisuje je w dokumentacji.
- Faktura jest widoczna dla kontrahenta w KSeF, a jeśli to faktura kosztowa – może się automatycznie zaimportować do Twojego systemu.
Dlaczego warto wybrać system już teraz?
Firmy, które zaczną korzystać z KSeF wcześniej, mogą spokojnie przetestować procesy i nauczyć się obsługi systemu w bezpiecznych warunkach. Dzięki temu nie będą musiały improwizować w lutym 2026 roku. To też szansa, by krok po kroku wdrożyć pracowników i sprawdzić integracje np. ze sklepem internetowym czy magazynem.
